Por qué las reuniones laborales no deberían prolongarse más de 5 minutos

A todos nos ha sucedido alguna vez. Mientras atravesamos el peor día en la oficina con deadlines que no paran de acumularse, un alerta en la pantalla de la computadora nos hace recordar que llegó el momento de ir a la sala de conferencias para sumarnos a la que seguramente sea otra reunión que no llevará a nada concreto y sólo hará que nos retrasemos en terminar lo que realmente importa.

Al parecer, son las mismas firmas multinacionales las que han finalmente reconocido que las eternas reuniones de más de treinta minutos atentan contra la productividad dentro del ámbito laboral y han comenzado a tomar las medidas necesarias para terminar con un flagelo que se ha vuelto viral a nivel mundial.

Según consigna el periódico financiero The Wall Street Journal, son innumerables los ejemplos de compañías que ya han comenzado a limitar el uso de los espacios comunes a intervalos de sólo cinco minutos, para obligar de esta manera a quienes se reúnan, a ser breves e ir al punto.

La influencia de las start-ups de Silicon Valley sin lugar a dudas ha ido permeando hacia las firmas de mayor antigüedad, que todavía tienen grabadas a fuego en su cultura empresarial a las interminables, y en muchas ocasiones poco productivas, reuniones formales entre superiores y empleados de menor jerarquía.

El nuevo movimiento aparentemente busca erradicar por completo las vetustas presentaciones en PowerPoint y los monólogos usualmente llevados adelante por miembros del directorio. A la vez, el WSJ reporta que existe hoy menos tolerancia en el ambiente laboral a lo que se conoce como "conversación superficial" durante encuentros entre empleados o aquella que se centra en temas de la vida personal y que poco suma al asunto que se deberá tratar.

Los expertos recomiendan que las conversaciones centradas en la vida romántica, los hijos, suegras, mascotas o distintos problemas de la vida diaria sean llevadas adelante sólo en los recesos de almuerzo o en breves encuentros que tengan lugar en los espacios comunes durante los recesos de café.

Esto requerirá un aprendizaje de parte de los empleados para que logren priorizar los puntos a presentar y se limiten a lo que resulta fundamental y prioritario a resolver o conseguir aprobar por un superior, algo que también implicará dejar fuera el ego y las ganas de demostrar todo lo que uno puede aportar a la empresa para un momento y lugar fuera de la sala de reuniones.

Los más radicales proponen turnos para hablar de un máximo de treinta segundos, con la posibilidad de ser interrumpidos a medio camino si el ponente no está aprovechando su "momento de gloria" ante otros compañeros.

También existe otra corriente que se basa en el número de intercambios entre empleados durante una reunión. Si dos o mas empleados le dedican más de tres "ida y vuelta" a un determinado tema, entonces deberán seguir la conversación por su cuenta en una reunión más reducida fuera del espacio al que fueron convocados inicialmente junto a otros, no involucrados en dicha problemática.

Según el WSJ, los managers más osados están recurriendo a cortinas musicales al estilo de una entrega de premios como los Óscar, para darle a entender a quién se encuentra al mando de la reunión de que le ha llegado el momento de dejar, simbólicamente, su lugar en el escenario.

Al parecer las "reuniones relámpago" han llegado para quedarse y forman parte de un fenómeno que refleja la tendencia hacia la instantaneidad de las sociedades modernas, influenciadas de gran manera por la llegada de las redes sociales, contextos en los que todo debe resolverse rápido independientemente del resultado final obtenido.

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