El Consejo de la Magistratura avanza con expedientes digitales para reforzar la trazabilidad y la transparencia

La Comisión de Administración y Financiera del Consejo de la Magistratura de la Nación autorizó la implementación del Expediente Digital Administrativo (EDA), una herramienta que apunta a tramitar de manera electrónica las actuaciones internas y a registrar sus movimientos, responsables y decisiones. El nuevo esquema promete reducir progresivamente el uso del papel y mejorar el seguimiento y control de los expedientes del organismo, que interviene en la selección de magistrados, ejerce facultades disciplinarias y participa en los procesos de remoción de jueces federales y nacionales.

El proyecto fue impulsado por la Dirección General de Tecnología (DGT). Según la resolución a la que tuvo acceso Infobae, la iniciativa se inscribe en el proceso de “modernización y transformación digital” del Consejo y está orientada a incorporar herramientas que permitan “optimizar la gestión administrativa, fortalecer la trazabilidad de las actuaciones y consolidar mecanismos más eficientes de acceso, seguimiento y control de la información”.

La Comisión dio luz verde al uso del EDA junto con el Plan de Implementación y el Protocolo de Actuación, que delimitan su alcance y establecen las reglas para tramitar los distintos expedientes. En esta primera etapa, su aplicación quedará circunscripta al Consejo de la Magistratura: la resolución prohíbe expresamente extenderla a los tribunales judiciales o a sus dependencias administrativas.

La iniciativa fue tratada este jueves por la Comisión que preside Santiago Viola, con la participación de los consejeros Diego Barroetaveña, Jimena de la Torre, Agustina Díaz Cordero, Anabel Fernández Sagasti, Alejandra Provítola, Rodolfo Tailhade y Eduardo Vischi. También asistieron el secretario del cuerpo, Fernando Álvarez, y el administrador general del Poder Judicial, Alexis Varady.

Durante el tratamiento, Viola, representante del Poder Ejecutivo en el Consejo, destacó la relevancia de la medida para continuar modernizando los procedimientos administrativos del organismo y fortalecer los principios de celeridad y transparencia.

La implementación tendrá además una instancia de seguimiento en el Comité de Innovación y Modernización, creado en 2024 dentro de la Comisión de Administración y Financiera para intervenir en iniciativas vinculadas con la incorporación de nuevas herramientas y la reorganización de procesos destinados a mejorar el servicio de Justicia.

La creación de ese espacio había sido impulsada por la consejera abogada Jimena de la Torre, quien actualmente lo coordina. Según comentó a Infobae, invitó a Viola, en su carácter de titular de la Comisión de Administración y Financiera, para que presente ante el Comité el plan aprobado. Su intención es avanzar con la puesta en marcha lo antes posible y priorizar su aplicación en las comisiones de Selección de Magistrados y Disciplina.

Ese seguimiento adquiere especial relevancia porque buena parte de la gestión administrativa del Consejo todavía depende de expedientes físicos. La puesta en marcha del EDA apunta a reducir los tiempos de tramitación, mejorar la trazabilidad de las actuaciones y disminuir progresivamente el uso del papel a medida que avance su aplicación.

Qué se aprobó y cómo funcionará

El nuevo sistema no supone la desaparición inmediata de los expedientes actuales hasta el momento. Quien inicie un procedimiento podrá optar entre hacerlo en soporte papel o digital, pero la modalidad elegida será excluyente durante toda su tramitación.

Si una actuación comienza mediante el EDA, no podrá conformarse en paralelo otro trámite en papel, excepto en aquellas etapas en las que el sistema todavía no se encuentre implementado. El número asignado por la plataforma será, además, único e irreemplazable.

La normativa define al expediente electrónico como el “conjunto de documentos electrónicos o actuaciones administrativas” ordenados cronológicamente, donde se acumulan informaciones, dictámenes y demás antecedentes necesarios para arribar a una resolución.

En términos concretos, la plataforma permitirá caratular actuaciones, incorporar documentación, efectuar pases entre dependencias, consultar expedientes y registrar actos administrativos dentro de un mismo sistema. Cada expediente electrónico, además, tendrá una numeración única, correlativa e irrepetible, generada automáticamente. El protocolo es taxativo en este punto: “Bajo ninguna circunstancia podrá modificarse, duplicarse o reutilizarse un número de actuación ya asignado”, una regla concebida para garantizar la unidad y trazabilidad de las actuaciones.

El sistema fue desarrollado íntegramente por la Dirección General de Tecnología y la información quedará almacenada en la infraestructura central del Data Center del Poder Judicial de la Nación.

El acceso se realizará mediante credenciales institucionales, con roles y permisos diferenciados de acuerdo con las funciones de cada usuario. A eso se sumará un módulo de auditoría destinado a registrar las operaciones efectuadas dentro de la plataforma.

La Dirección General de Seguridad Informática, que examinó el proyecto, no formuló objeciones técnicas para avanzar. Su informe señaló que la implementación se encuentra alineada con los objetivos de “modernización administrativa, digitalización, trazabilidad de las actuaciones, reducción progresiva del soporte papel y fortalecimiento de la gestión documental electrónica”.

El área técnica también remarcó que el almacenamiento centralizado, los permisos diferenciados y el módulo de auditoría resultan compatibles con criterios de “seguridad, trazabilidad, control de accesos, segregación de funciones y registración” exigibles para este tipo de sistemas.

Los pases entre dependencias deberán gestionarse mediante el EDA. Cuando se encuentre disponible la funcionalidad de aceptación, el expediente no se considerará radicado en la oficina de destino hasta que esa dependencia formalice su recepción dentro de la plataforma.

También habrá reglas específicas para los expedientes reservados. El protocolo dispone que “solo podrán marcar un expediente electrónico como ‘reservado’ aquellos usuarios que cuenten con el rol correspondiente”. Una vez aplicada esa condición, la plataforma restringirá su visualización, descarga y consulta a los agentes autorizados.

Firma digital y documentos en papel

El protocolo regula, a su vez, las resoluciones, dictámenes y demás actos administrativos que requieran firma, fecha y registración numérica consecutiva.

Esos documentos deberán cumplir con tales requisitos dentro del sistema y utilizar firma digital. Si la funcionalidad necesaria todavía no estuviera desarrollada o se encontrara transitoriamente fuera de servicio, podrán confeccionarse en papel.

En esas situaciones, el acto deberá ser firmado, fechado y protocolizado mediante el procedimiento habitual. Luego tendrá que ser escaneado e incorporado al expediente electrónico por un agente con rango de funcionario, quien deberá certificar que la versión cargada es copia fiel del original.

Las presentaciones que ingresen originalmente en papel también deberán ser digitalizadas. El área receptora tendrá que comprobar la reproducción íntegra del documento y el protocolo establece que “la versión digital del documento constituirá el soporte principal para su tratamiento”, que deberá gestionarse prioritariamente en formato electrónico.

El original físico permanecerá bajo guarda transitoria durante diez años, contados desde su recepción o digitalización. Vencido ese período, podrá ser archivado definitivamente, destruido conforme a las normas de seguridad o devuelto al presentante. La autoridad competente conservará la posibilidad de exigirlo cuando exista un requerimiento fundado para su verificación.

El sistema admitirá también archivos PDF externos, documentos escaneados y correos electrónicos institucionales. En este último caso deberá incorporarse la cadena completa de mensajes en un único archivo, incluidas las cabeceras donde consten el emisor, el receptor, la fecha y la hora.

El agente responsable de cargar esos documentos utilizará su firma electrónica para dar fe de la autenticidad e integridad del material incorporado.

Qué áreas y trámites estarán alcanzados

El Plan de Implementación contempla una incorporación progresiva del EDA y limita esta primera etapa al Consejo de la Magistratura.

Entre las áreas inicialmente comprendidas figuran la Administración General, la Dirección General de Recursos Humanos, la Dirección General de Administración Financiera, las subdirecciones de Contrataciones, Despacho y Coordinación de Delegaciones, y las direcciones generales de Tecnología, Seguridad Informática e Infraestructura Judicial.

También están alcanzadas la Presidencia, la Vicepresidencia, la Secretaría General y las comisiones del Consejo.

Como procedimientos prioritarios fueron definidos las adscripciones y sus prórrogas, las rendiciones de gastos de funcionamiento, automotores e intendencia, las rendiciones de haberes, las novedades del personal, los expedientes para pagos de servicios básicos y los procedimientos de baja de inventario.

La nómina podrá ampliarse. Las oficinas del organismo estarán habilitadas para incorporar otros procedimientos previa coordinación con la Dirección General de Tecnología.

Los expedientes que ya se encontraban bajo el régimen anterior, en cambio, deberán continuar por ese circuito hasta su finalización.

La Comisión instruyó además a la DGT para brindar capacitación, mesa de ayuda y soporte técnico a las áreas que adopten la plataforma. La dependencia tendrá que elevar un informe de avance dentro de los tres meses posteriores al comienzo efectivo de la implementación.

A su vez, la Dirección General de Tecnología y la Secretaría General deberán elaborar una propuesta para unificar o reducir los tipos y números de carátulas existentes en el Consejo.

El paso operativo de un sistema aprobado en 2024

El EDA había sido previsto dentro del Sistema de Gestión Electrónica Documental (SIGED), aprobado por el Consejo de la Magistratura en 2024.

Ese esquema fue concebido como un sistema integrado para la caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos y decisiones de expedientes administrativos o de superintendencia. Entre sus componentes incluyó un módulo destinado a caratular actuaciones, vincular documentos, efectuar pases y realizar consultas de expedientes electrónicos no judiciales.

La aprobación del proyecto formó parte de un temario más amplio, que incluyó el análisis del Anteproyecto de Presupuesto del Poder Judicial para 2027, en el marco del Presupuesto Plurianual 2027-2029. Los consejeros tomaron conocimiento de la propuesta sin formular observaciones sobre la composición ni el monto de las erogaciones previstas para el Poder Judicial.

Durante el encuentro se avanzó además con convocatorias a licitaciones públicas vinculadas con infraestructura y servicios, la contratación del servicio de seguridad del gateway de correo electrónico del organismo y distintas prórrogas de prestaciones de soporte técnico y cobertura de riesgos del trabajo.

La Comisión dio curso, a su vez, a la Memoria Anual 2025 y al Plan de Trabajo 2026 de la Unidad de Derechos Humanos y Género, designó representantes del Consejo en diversas causas judiciales y resolvió recursos jerárquicos vinculados con honorarios de peritos, subrogancias y contrataciones.