El servicio de la oficina que realmente mejora el trabajo en equipo

De HBR.org

¿Qué tipo de lugar de trabajo ayuda a los equipos a rendir al máximo?

Es una pregunta con la que las organizaciones han lidiado durante décadas y ha hecho que el lugar de trabajo se reinvente una y otra vez: oficinas privadas, cubículos, espacios abiertos, campus al estilo Silicon Valley y recientemente, las modalidades de trabajo híbridas.

Ningún modelo de trabajo tiene el monopolio del alto rendimiento. Los "superequipos" se distinguen por proteger el trabajo enfocado, sin importar dónde se lleve a cabo.

En conjunto, nuestros hallazgos sugieren tres formas en las que los líderes pueden crear mejores condiciones para el trabajo en equipo.

Considera el trabajo enfocado como una parte esencial de la colaboración. Las mejores colaboraciones rara vez surgen de la interacción constante. Los equipos necesitan oportunidades para pensar de manera independiente, refinar ideas, resolver problemas y poner en práctica las decisiones.

Las investigaciones sobre la lluvia de ideas ilustran este punto. Los grupos que hacen lluvia de ideas juntos suelen generar menos ideas y menos originales que en los grupos donde se anima a las personas a generar ideas por su cuenta antes de llevarlas al grupo para su discusión y perfeccionamiento --una práctica llamada "lluvia de ideas escrita".

La lluvia de ideas escrita ilustra un principio importante: la colaboración efectiva no consiste solo en reunir a las personas. También se trata de crear oportunidades para que estas piensen de manera independiente antes de contribuir al grupo. Los mejores líderes reconocen que el trabajo en equipo efectivo depende tanto de la contribución individual como de la mejora colectiva.

Experimenta con prácticas que protejan el tiempo para una concentración sostenida. Los superequipos son significativamente más propensos a establecer bloques de concentración y días sin reuniones que permiten a los empleados trabajar sin la expectativa de respuestas inmediatas. Esas prácticas reconocen una realidad importante: cada reunión y cada mensaje tienen un costo. Una sola interrupción puede parecer insignificante, pero docenas de pequeñas interrupciones a lo largo del día pueden fragmentar la atención y hacer que el progreso significativo en un trabajo complejo sea casi imposible.

En lugar de intentar una reforma radical de la forma en que trabaja tu equipo, empieza poco a poco. Designa un bloque de concentración de 60 minutos una o dos veces por semana en el que no se espere que los miembros del equipo respondan a mensajes ni asistan a reuniones. Luego, discutan la experiencia en equipo. ¿Lograron avanzar en tareas importantes? ¿Surgieron problemas? Usa esos conocimientos para perfeccionar el enfoque con el tiempo.

Los equipos de mayor rendimiento no descubren por casualidad mejores formas de trabajar; experimentan, aprenden y se adaptan continuamente.

Otorga a los empleados mayor control sobre dónde realizan los diferentes tipos de trabajo. Muchas organizaciones asumen que todos deben trabajar en el mismo entorno durante todo el día. Sin embargo, las diferentes tareas requieren condiciones distintas. La redacción, el análisis de información compleja y el pensamiento estratégico suelen beneficiarse de una concentración ininterrumpida. Por otro lado, alinear prioridades, recabar opiniones y perfeccionar decisiones suelen beneficiarse del diálogo con los demás.

Los líderes no necesitan rediseñar oficinas enteras para apoyar esta flexibilidad. Pueden reservar salas de reuniones para el trabajo en silencio durante ciertas horas, establecer zonas con pocas distracciones o alentar explícitamente a los empleados a elegir espacios de trabajo que se adapten a las exigencias de la tarea en cuestión.

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Los líderes más eficaces reconocen que el trabajo en equipo no consiste solo en aumentar la interacción. Se trata de crear las condiciones que ayuden a las personas a aportar las mejores ideas al grupo.