Facturación electrónica: conozca si debe implementar el sistema y todo lo que debe tener en cuenta

Después de varios años y aplazamientos este 2024 se implementará finalmente el sistema de facturación electrónica en Colombia. Los comerciantes que deberán empezar a expedir este tipo de documentos deberán tener en cuenta los tiempos establecidos por la Dian, las condiciones y requisitos para cumplir con la obligación.

Este año se dará la evolución de la factura tradicional, de papel, en la que se registraban las compras o ventas de productos o servicios, por el sistema electrónico para expedir, validar y soportar las transacciones comerciales. Este sistema deberá quedar implementado entre mayo y noviembre, según el régimen tributario.

Ahora puede seguirnos en nuestro WhatsApp Channel y en Facebook.

Este es el calendario de la Dian:

• 1° de mayo: grandes contribuyentes que sean facturadores electrónicos y expidan tiquetes de máquina con sistema POS como soportes de sus ventas.
• 1° de junio: declarantes del impuesto sobre la renta que no sean grandes contribuyentes.
• 1° de julio: los no declarantes del impuesto sobre la renta y que tampoco sean grandes contribuyentes.
• 1° de agosto – 1° de noviembre: todos los documentos que la Dian considera como facturas deberán migrar a versión electrónica.

Quienes están obligados a facturar electrónicamente son las personas jurídicas; es decir las empresas, los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), responsables del Impuesto Nacional al Consumo (INC), personas naturales que superen los ingresos brutos de 3.500 Unidades de Valor Tributario (UVT) ($164.727.500), los contribuyentes del régimen simple, comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos.

Inicialmente los documentos que harán del sistema serán:

• La factura electrónica de venta
• Reporte para validación de facturas de talonario o de papel expedidas por inconvenientes de tipo tecnológico del facturador
• Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
• Documento Soporte de Adquisiciones con no obligados

Mientras que una vez implementado, se incluirán también los documentos:

• Equivalentes a la factura de venta
• Soporte de importación

De acuerdo con los expertos y la Dian, la facturación electrónica traerá varios beneficios. Por ejemplo, hará más simple el almacenamiento y archivo de los soportes comerciales, al no tener que contar con espacios físicos para guardar los papeles. En ese sentido, también disminuye el uso de papel y los costos asociados a toda su logística, entre los que se encuentran la radicación.

También permitirá que recibir información en tiempo real de las transacciones. Aunque inicialmente se daría unos días para enviar el documento de factura al cliente, en el futuro cercano deberá ser automático. Así las cosas, se facilitarán los trámites ante la Dian y se tendrá acceso a servicios como declaraciones sugeridas y devoluciones automáticas.

“Al ser un sistema automatizado, el margen de error disminuye casi en un 80 % comparado con el método de facturación tradicional”, señala Jarbin Rodríguez, gerente de entrenamiento y excelencia de Siigo Latam, una empresa que ofrece sistemas contables para las compañías. “En tiempo real y desde cualquier parte puedes consultar la cantidad de productos que tienes disponibles para así llevar una gestión de inventario detallada”, sostuvo.

De acuerdo con la Dian, los comerciantes podrán factura electrónicamente a través de proveedores tecnológicos, con un software propio o a través del servicio gratuito que ofrece la entidad. Por tanto, quienes deban cumplir con esos documentos, deberán prepararse para implementarlo en sus respectivas actividades.

Estos sistemas, según sus condiciones, también les permitirán a los empresarios tener más información sobre sus negocios, como conocer los productos más vendidos, cruzar bases de datos con cierres contables, así como tener informes diarios del comportamiento de las ventas.

Una vez se implemente este sistema, los vendedores solo podrán expedir las facturas físicas en caso de contingencias del sistema que les impida realizar el proceso de manera electrónica, para lo cual se deberá contar con la respectiva autorización y numeración del talonario.