No responder correos electrónicos no habla bien de ti ni de tu productividad

Adam Grant es psicólogo organizacional y profesor en la Escuela de Negocios Wharton, de la Universidad de Pensilvania, así como autor de "Originals" y anfitrión del podcast de TED "WorkLife".

Siento mucho no haberte saludado ni haberte visto a los ojos ni haber reaccionado a tu presencia cuando me saludaste en el pasillo el otro día. No es nada personal. Es que últimamente demasiadas personas intentan saludarme, así que no puedo responderles a todas.

¿A poco no suena ridículo? No te atreverías a desairar por completo a algún colega que te hace la plática. Pero es justo lo que haces cuando ignoras un correo electrónico personal: desdén digital.

Nadie niega que todos estamos abrumados por la cantidad de correos que recibimos. Según una encuesta reciente, el buzón de entrada del estadounidense promedio tiene 199 mensajes sin leer. Pero no podemos escudarnos detrás de la excusa de que recibimos demasiados correos como para no responder. Ignorar los correos es una descortesía total.

Decir: "Estoy muy ocupado para responder tu correo" en realidad significa: "Tu correo no es una prioridad para mí por ahora". Es una justificación popular para olvidarte de tu buzón: está lleno de las prioridades de otros. No obstante, cada vez hay más evidencia de que, si te interesa hacer bien tu trabajo, tu buzón debería ser una de tus prioridades.

Investigadores que recopilaron una base de datos sobre los hábitos digitales de los equipos de Microsoft descubrieron que la señal más clara sobre la ineficiencia de un gerente era su tardanza para responder correos electrónicos. Responder con rapidez demuestra que eres meticuloso (organizado, confiable y trabajador), y claro que eso es importante. En un análisis de personas en cientos de ocupaciones, la diligencia fue identificada como el rasgo de la personalidad más útil para predecir el desempeño laboral (resulta que quienes son descorteses en línea por lo regular también lo son en persona).

Tampoco quiero decir que debas responder todos los correos que recibas. Tu cerebro no está ahí solo para provecho del resto de los mortales. Si quienes envían correos no tienen la consideración de hacer su tarea y en el correo te hacen preguntas que ni siquiera te competen, tú no debes hacer la tarea por ellos.

¿Cómo puedes saber si un correo que recibiste (o lo que es más importante, uno que piensas escribir) no merece respuesta? Enviar un correo inapropiado demuestra la misma descortesía que ignorar un correo respetuoso.

Yo aplico unas cuantas reglas generales. No hay ninguna obligación de responderles a desconocidos que te piden compartir su contenido en las redes sociales, ponerlos en contacto con tus colegas más famosos, pasar horas dándoles consejos sobre alguna de sus creaciones o "hablar por teléfono en la tarde". Si alguien que apenas conoces te envía diez correos al mes, siempre para pedirte algo, puedes ignorar esos correos sin ningún cargo de conciencia.

De hecho, la última vez que cometí el error de admitir en este periódico que mi filosofía es siempre responder los correos electrónicos, me bombardearon con mensajes. Un lector incluso escribió: "Solo quería ponerte a prueba, para ver si es verdad". Así que, en esta ocasión, debo aclarar: este artículo no es una especie de comentario personal enviado a sus buzones, así que no necesito una respuesta personal en el mío.

Todos necesitamos establecer límites. Nadie debe sentirse obligado a responder listas interminables de correos fuera de su horario de trabajo (por eso algunas empresas establecen políticas según las cuales nadie debe revisar correos por las noches ni durante los fines de semana). La estrategia de algunos de mis conocidos es informarles a sus colegas que solo están disponibles por correo entre nueve y diez de la mañana o entre dos y tres de la tarde. Si no se trata de una emergencia, nadie debe esperar que respondas de inmediato.

Una respuesta, por más breve que sea, muestra más cortesía y profesionalismo que el silencio.

Invertir varias horas al día en responder correos puede impedirte terminar otros asuntos pendientes. Un estudio reciente muestra que durante los días que los gerentes reciben muchas solicitudes por correo, avanzan menos en sus metas y son menos proactivos para comunicar su visión y establecer expectativas.

Sin embargo, el mismo estudio revela que la carga de correos tiene ese efecto solo si contestarlos no es una parte central del trabajo. Y hay que reconocerlo: en nuestra era el correo electrónico es un elemento central en la mayoría de los empleos. En realidad, lo que debemos hacer es pensar muy bien un correo electrónico antes de enviarlo dado que de ese modo sí nos sentiremos mal si ignoramos los que recibimos.

Independientemente de los límites que establezcas, tampoco ignores por completo tu buzón. Si te niegas a responder todos tus correos hoy en día eres como alguien que no contestaba el teléfono en los años noventa o que no leía cartas en los cincuenta. Los correos electrónicos no son objetos acumulados por toda tu casa y tú no eres Marie Kondo. ¡Solo digo!

Tu buzón no es tan solo una lista de las tareas que otros deben realizar. Es un medio para que otros te ayuden a hacer tu trabajo. Te permite hacer preguntas con solo teclear unas palabras en vez de pasar todo el día pegado al teléfono, y es vital para conseguir información que no puedes encontrar con facilidad en una búsqueda de Google.

"En mi buzón están las prioridades de otros" es una frase molesta para mí como científico social, pero también como ser humano. Tus prioridades deberían incluir a otras personas y sus prioridades. Dedicar algún tiempo a las personas que tienen la atención de comunicarse contigo es cortesía básica.

No se trata solo de hacer a los demás lo que quieres que hagan contigo. Despejar tu correo puede mejorar tu propia productividad. Gracias a una serie de experimentos, se demostró que cuando nos retrasamos en alguna tarea, la terminamos más rápido si estamos ocupados en general, porque tenemos claro que necesitamos aprovechar el tiempo de manera eficaz. En mi caso, por ser escritor, me gusta comenzar la mañana respondiendo algunos correos porque me ayuda a entrar en un ritmo productivo de trabajo serio. Si crees que tienes demasiados correos electrónicos, quizá en realidad no tengas suficientes.

Todos hemos olvidado en alguna ocasión responder un correo. Pero si siempre estás "demasiado ocupado" para responder los correos legítimos, entonces tus procesos son problemáticos: les estás diciendo a los demás que eres desorganizado o que nada más no te importa.

Si no tienes ninguna esperanza de ponerte al día con tu buzón, por lo menos configura una respuesta automática para ofrecer otro medio de contacto. No importa si es un canal de Slack, Twitter, un número telefónico, notas autoadhesivas o una paloma mensajera.

Recuerda que una respuesta, por más breve que sea, muestra más cortesía y profesionalismo que el silencio. Si tienes demasiadas cosas que hacer, dilo con franqueza: "No puedo atender este pendiente por el momento". Si no es tu especialidad, dilo: "Lo siento, pero no domino el tema". Sobre todo, si quieres decir no, por lo menos di "No".

Todos podemos aprender algo del escritor E. B. White, quien, en respuesta a una carta de 1956 en la que le pedían integrarse a un comité, respondió con dos oraciones breves. La primera: gracias por la invitación. La segunda: "No puedo aceptarla por motivos secretos".

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