Conoce los cambios en Google Sheets: más notificaciones y trabajo en equipo

Google Sheets agregó una función que puede resultar muy útil cuando se trabaja en grandes equipos: ahora los editores de una hoja de cálculo recibirán un correo electrónico cuando se modifique una celda con menú desplegable o con cualquier otro valor.

Esta nueva opción es ideal para menús despegables de Google Sheets dado que son celdas que regulan el flujo de trabajo de un equipo de estudio u organización empresarial.

¿Cómo es la nueva función de Google Sheets?

Ahora los editores de una hoja de cálculo recibirán una notificación vía correo electrónico cuando una modificación haya ocurrido en un menú desplegable.

Para activar este tipo de notificaciones basta con que las personas involucradas en el documento, sigan este paso a paso:

1. Ir a Formato.

2. Seleccionar Formato condicional y luego Añadir otra regla.

3. Seleccionar estado y agregar los correos electrónicos de las personas que deberían recibir la notificaciones.

¿Quiénes tienen acceso a esta nueva función de Sheets?

Disponible para estos planes de Google Workspace:

- Estándar empresarial

- Enterprise Starter, Estándar, Plus

- Educación

- Esenciales empresariales

¿Por qué es importante la nueva función?

Según Google, la nueva función de Sheets es fundamental para que:

- Las tareas han cambiado de estado o de propietario.

- Ciertos artículos alcanzan una determinada cantidad de existencias en un rastreador de inventario

- Un número cae por debajo de cierto valor.

¿Qué es y cómo hacer un menú despegable en Google Sheets?

Un menú desplegable en Google Sheets es una lista de opciones predefinidas que se puede seleccionar en una celda.

Si un equipo de trabajo de ventas de una marca de ropa comparte una hoja de cálculo de Google para llevar el inventario de una prenda, un ejemplo de menú desplegable sería la disponibilidad del producto, sus tallas, entre otras especificaciones.

Para crear un menú despegable, se deben considerar los siguientes pasos:

1. Ubicarse en la celda donde se desea el menú despegable.

2. Ir a Insertar y luego selección menú despegable.

3. Agregar las opciones del menú y si se desea, personalizar con colores.

4. Seleccionar Hecho.

¿En qué se diferencian Google Sheets y Excel?

Google Sheets y Microsoft Excel son programas de hojas de cálculo ampliamente utilizados, pero presentan diferencias significativas. Google Sheets es una herramienta basada en la web que permite el acceso desde cualquier dispositivo con internet y facilita la colaboración en tiempo real, permitiendo que varios usuarios editen simultáneamente.

En contraste, Excel es principalmente una aplicación de escritorio con colaboración en tiempo real limitada, requiriendo servicios como OneDrive o SharePoint para compartir archivos.

En cuanto a funcionalidades, Excel ofrece una gama más amplia de herramientas avanzadas para análisis de datos, como Power Query, macros VBA y Power Pivot. Google Sheets, aunque útil, tiene un conjunto de herramientas más limitado en comparación.

Además, Sheets se integra fácilmente con productos de Google como Google Drive y Google Forms, mientras que Excel se conecta profundamente con el ecosistema de Microsoft.

Una diferencia clave entre Google Sheets y Excel es la capacidad de procesamiento y tamaño de los archivos. Google Sheets tiene limitaciones en la cantidad de datos que puede manejar eficientemente, lo que puede reducir la velocidad en hojas de cálculo grandes

En contraste, Excel es más robusto, capaz de gestionar millones de filas y operaciones complejas con mayor eficiencia, ideal para análisis de datos intensivos.

En términos de costos, Google Sheets es gratuito con una cuenta de Google, aunque funciones adicionales están disponibles a través de Google Workspace. Excel, en cambio, requiere una suscripción a Microsoft 365 o una licencia de compra única. La elección entre ambos dependerá de las necesidades específicas en cuanto a colaboración, funcionalidad avanzada e integración con otros sistemas.