Oficios electrónicos, firma digital y mesas de entradas virtuales: el nuevo modelo de gestión judicial en tiempos de COVID-19

La noticia de que un número creciente de integrantes del Poder Judicial (empleados, funcionarios, jueces y sus contactos estrechos) se encuentran aislados por prevención o siendo analizados por posible contagio de COVID-19 o directamente contagiados, según información de fuentes judiciales, puso a prueba el sistema de trabajo remoto creado en 2007 por la Comisión Nacional de Gestión Judicial, durante la presidencia de Ricardo Lorenzetti.

Aunque en todos los casos de contagios o posibles contagios de COVID-19 funcionó de manera eficiente el Protocolo Sanitario elaborado por la Dirección de Medicina Preventiva de la Corte para los tribunales sobre los cuales ejerce superintendencia, la posibilidad de contar con herramientas de trabajo remoto facilitó los procesos de aislamiento social dispuestos.

Dejar de usar expedientes de papel en el Poder Judicial, una vieja deuda con la sociedad, es un proceso continuo que hoy lleva a que ministros de Corte, jueces y funcionarios utilicen firmas digitales o electrónicas, se libren oficios electrónicos, y se usen las llamadas mesas de entradas virtuales -consultas online de causas en trámite- o sorteos de causas vía web.

Aún con las limitaciones vinculadas a las conexiones de Internet que frustra algunas iniciativas, ya se han incorporado nuevas plataformas virtuales para la realización de juicios orales (Zoom Business, Jitsi Meet, Google Meet, entre otras) como está sucediendo en la Cámara Federal de Casación Penal, en la Cámara Criminal y Correccional Federal de la Capital y en numerosos tribunales orales federales.

Para llegar a este punto el recorrido ha sido legal por un lado e institucional por el otro y es conveniente repasar la normativa involucrada.

Primero, la progresiva reglamentación de la conformación del expediente electrónico, como así también del expediente digital -en el marco de lo dispuesto en la Ley 26.685 de Expediente Electrónico Judicial, de los arts. 5 y 6 de la Ley 25.506 de Firma Digital y de los arts. 286 y 288 del Código Civil y Comercial de la Nación-, a través de la incorporación de distintas funciones de tratamiento electrónico de la información en el Sistema de Gestión Judicial conforme a la acordada 31/2011 de Notificaciones Electrónicas.

Luego se dictaron la acordada 14/2013 -de aplicación obligatoria del Sistema de Gestión Judicial-; la acordada 38/2013 -de notificaciones electrónicas para todos los fueros e instancias del Poder Judicial-; la acordada 11/2014 -que dispone que se adjunte copia digital de los escritos presentados por las partes-; la acordada 3/2015 -de aplicación obligatoria de la notificación electrónica, copias de presentaciones, eximición de presentación de escritos de mero trámite en soporte papel, Libro de Notas digital, en todos los procesos judiciales- y la acordada 16/2016 -que aprobó el reglamento para el ingreso de causas por medios electrónicos, sorteo y asignación de expedientes, disponiéndose su puesta en vigencia en forma gradual, conforme acordadas 5/2017 y 28/2017.

También, a pedido del Colegio Público de la Capital Federal, se dispuso extender el horario para dejar nota remota digital, en los términos del artículo 133 del Código Procesal Civil y Comercial de la Nación hasta las 20.

Según un informe de la Comisión Nacional de Gestión integrada por jueces y funcionarios de todo el país, hasta mayo de este año se presentaron más de 36 millones de escritos; se cursaron más de 27 millones de notificaciones online a juzgados, se cursaron más de 5 millones de notificaciones a los abogados y se dejaron más de 38 millones de notas online. Es decir, todos trámites procesales que deberían haberse realizado en papel de no contar con un sistema online de trabajo.

Estos avances han sido apoyados con un Sistema Informático de Gestión Judicial, único e integrado, multifuero, multitarea y multiinstancia, desarrollado por el Consejo de la Magistratura y la Dirección de Sistemas de la Corte, supervisado por la Comisión Nacional de Gestión Judicial.

Respecto de la digitalización, se implementó en el fuero de la Seguridad Social el expediente en su totalidad digital para las causas del “Programa Nacional de Reparación Histórica para Jubilados y Pensionados”, de acuerdo a lo establecido por la Ley 27.260 y las acordadas 33/2016 y 38/2016, con un total de expedientes asignados que llegó al millón en mayo de este año.

También, por acordada 15/2019 se dispuso la tramitación en forma digital de las ejecuciones fiscales que inicie la AFIP en el marco de la Ley 11.683; previendo también aquí la firma digital.

Este proceso de digitalización fue apoyado con capacitación tanto para los Colegios de Abogados, especialmente los del interior del país, como para los agentes, para los cuales se dispuso que la capacitación informática sería obligatoria y un requisito para su ascenso (acordada 26/2015). Para esto, se implementó una plataforma de e-learning donde se capacitaron más de 16 mil trabajadores judiciales.

Respecto de los oficios electrónicos, se han emitido cerca de 40 mil con la incorporación de más de 30 organismos al sistema de Diligenciamiento Electrónico de Oficios a Organismos Externos (DEOX). Públicos como el Boletín Oficial, el BCRA, ANSES, el Registro Civil de CABA, el Registro Nacional de Reincidencia, Dirección Nacional de Derechos Humanos, ARBA y la Dirección General de Escuelas de la PBA, Banco Provincia, Nación y Ciudad o privados como el Banco Galicia, el COMAFI, el MACRO, el ICBC, el Banco Patagonia o Telecom, entre otros y la Comisión Nacional de Gestión Judicial está trabajando para que sea obligatorio su uso para gestionar comunicaciones y mandas en los procesos judiciales.

Además, todos los pagos, tanto del banco Nación y Ciudad, se realizan de manera electrónica. Desde septiembre de 2019 el pago de la tasa de justicia se puede efectuar de manera digital.

En el ámbito de la Corte Suprema de Justicia de la Nación desde el año 2016 se dispuso el empleo de la firma digital en el área de Administración, sin que fuera necesario en estos casos la utilización del papel (acordada 9/2016) y progresivamente se equipó a todas las secretarías y vocalías con scanners o con fotocopiadoras que permiten digitalizar documentos.

También, en este ámbito, con la acordada 11/2020 se dispuso aprobar el uso de la firma electrónica y digital sobre los diferentes actos jurisdiccionales y administrativos que suscriban jueces de la Corte y secretarios judiciales y se estableció que en los casos en que se aplique la firma electrónica o digital, no será necesaria la utilización del soporte papel.

Finalmente, luego de la acordada 4/2020, que incorpora la firma electrónica para ministerios públicos, abogados y otros sujetos en causas. Y la acordada 12/2020, que otorga la firma electrónica a jueces y funcionarios, se han encaminado todos los expedientes en trámite hacia el expediente digital.

La autora es periodista y abogada. Cocreadora del Centro de Información Judicial. Secretaria de Corte Suprema de Justicia de la nación.