Cómo implementar con éxito un sistema de gestión de recursos humanos

El proceso de implementación de un sistema de recursos humanos se fundamenta, en general, en un proceso metodológico que ordena el proyecto conceptualmente a través de la ejecución de fases. Este se inicia en una etapa temprana previo a su venta hasta entregar al cliente el producto funcionando y habilitar su pase al equipo de soporte.

En este primer momento es clave determinar el alcance de lo que se va a implementar. En tal sentido, hay que realizar un relevamiento con el cliente para definir cuál es la necesidad específica respecto del módulo que busca instalar. Es fundamental, también, ir documentando toda esta información. “La construcción del alcance es ese documento que nos va a dar el hilo conductor de todo el proceso de implementación”, explica Leonardo Corbo, gerente de operaciones de Workia, empresa dedicada a transformar la gestión del mundo digital de recursos humanos en Latinoamérica.

El paso siguiente es la construcción del plan de trabajo, es decir, definir las tareas que se tienen que ir cumpliendo y que, normalmente, dependen unas de las otras. Este paso se desarrolla en equipo, algunos puntos del plan los arma el cliente y otros el proveedor quien los va validando con el cliente. Aquí se definen hitos entregables y tiempos de ejecución.

Por otra parte y para que el proyecto resulte exitoso, el equipo de trabajo deberá comprometerse con el cumplimiento de los tiempos, un calendario de metas que debe consensuarse con el cliente. De esta forma, el sistema estará efectivamente funcionando al término del plan de trabajo.

Aquí es crucial la tarea del project manager. Esta persona es la garante del proyecto y es quien debe asegurar la gobernabilidad del mismo.

En línea con lo anterior, hay que considerar algunos factores de éxito, como por ejemplo, la participación activa del cliente durante todo el proceso. Otro elemento es respetar el alcance acordado. En tal sentido, si es necesario realizar modificaciones, estas deberán ser sometidas al proceso de control de cambios que corresponde con el fin de evaluar si impactan en los tiempos y, consecuentemente, en los costos.

Otro aspecto sustancial es que el cliente realice las pruebas de validación según los tiempos definidos en el plan de trabajo integral. Sin esto completado no será posible avanzar a la etapa clave de la salida en producción del módulo que se está implementando.

Si bien la “salida en productivo” se considera uno de los hitos más importantes y de mayor impacto para la organización, la etapa posterior que se denomina “estabilización” tiene especial relevancia. “Ella es una especie de garantía donde habrá que estar a disposición para toda consulta que pueda aparecer”, manifiesta el gerente de operaciones de Workia.

Ya finalizada esta instancia se da por finalizada la implementación y el cliente pasará a ser atendido por el equipo de soporte. Esta es otra área central que forma parte del equipo de proyectos.

Por su parte, la empresa Workia tiene el objetivo de transformar la forma de gestionar el mundo digital de recursos humanos con productos de clase mundial a costos competitivos gracias a tecnología innovadora. La compañía desarrolló HCWork, un sistema integral para la toma de decisiones en tiempo real sobre la gestión del capital humano y para resolver todas las necesidades del área en un solo lugar.

Asimismo, la compañía creó HCPay para la gestión de payroll y brinda un servicio diferencial de outsourcing. Actualmente, Workia liquida más de 7.500 capitas en más de 25 empresas de distintos rubros, tamaños y con variados convenios colectivos. Para más información se puede ingresar aquí.