La forma de facturas de los autónomos que desaparecerá el año que viene

Adiós a las facturas tradicionales. A partir del próximo 2025, los autónomos no podrán emitir facturas en formato PDF o elaboradas con aplicaciones como Excel o Word. En su lugar estarán obligadas a expedir facturas en formato electrónico. Así se extrae de la Ley Crea y Crece (técnicamente conocida como Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas) del pasado año 2022, que amplía “la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales”.

Esta Ley, que todavía está ultimando el Ministerio de Economía, forma parte del plan de digitalización empresarial y está en línea con la iniciativa europea “VAT in the Digital Age” (ViDA), con el principal objetivo de reducir la morosidad en el sector público y en las transacciones comerciales entre empresas.

Obligación de emitir facturas electrónicas

Concretamente el artículo 12 de la Ley especifica que “Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales”. Esta norma comenzará a aplicarse gradualmente. Primero serán las empresas que facturan más de ocho millones de euros, las que, en el plazo de un año, deben intentar cumplirlo, mientras que as empresas que facturen menos (lo que incluye a las pymes) tendrán dos años para comenzar a implementarlo.

Además, la mayoría de las empresas deberán expedir y remitir facturas electrónicas también en sus relaciones con particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente (salvo las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos). Además, durante un plazo de cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas, los destinatarios podrán solicitar copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales.

El mismo artículo especifica que “las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica”, es decir, que las facturas deben realizarse y enviarse mediante aplicaciones autorizadas, y siempre cumpliendo con la normativa, lo que excluye los recibos emitidos en formatos como Excel, Word, PDF o en papel (aunque las facturas a particulares estarán excluidas de esta restricción, por el momento), ya que no cumplen con los requisitos de la Ley Antifraude, mientras que sí se aceptarán otros formatos como: XML CII (CEFACT de la ONU), UBL (Universal Business Language), EDIFACT (norma ISO 9735) o Facturae, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT)

Por ello, el gobierno está elaborando una guía para ayudar a los afectados a adaptarse a esta nueva normativa. Se requerirá el uso de un programa homologado o de una plataforma de facturación pública.

Sanciones económicas por incumplimiento

La ley también aclara que “Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros”.