El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia proyectó hasta $240.352.000.000 para asegurar la elaboración, personalización y entrega de pasaportes y otros documentos de viaje durante un plazo de hasta 15 meses. La minuta del contrato 959-2026 fija el 17 de diciembre de 2027 como fecha máxima para su ejecución y prevé entre 160.000 y 170.000 libretas mensuales.
El proceso quedó en manos de la Unión Temporal Documentos de Viaje 2027, integrada por Thomas Greg & Sons de Colombia S. A., Thomas Greg & Sons Limited, con sede en Guernsey, isla ubicada en el canal de la Mancha, y la empresa de seguridad digital Thales Colombia S. A. La documentación contractual establece que el acuerdo puede finalizar antes de ese plazo si entra en funcionamiento el proveedor que resulte seleccionado en un nuevo proceso o si cambian las condiciones judiciales que motivaron la contratación.
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El contrato prevé ese monto sin obligación de ejecutarlos por completo
La cuantía máxima del contrato asciende a $240.352.447.851, suma que incluye el Impuesto al Valor Agregado (IVA), tributos, tasas, contribuciones y demás costos aplicables. No obstante, el anexo de precios unitarios calcula un valor de $239.285.399.375, también con IVA.
La diferencia responde a que el valor definitivo estará sujeto a los bienes que se entreguen y a los servicios que el Fondo Rotatorio reciba a satisfacción. La entidad no se compromete a ejecutar todo el cupo presupuestal ni garantiza cantidades mínimas de productos o servicios. Por ello, el monto fijado opera como límite económico del acuerdo y no como una suma asegurada para el contratista.
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El suministro de pasaportes ordinarios electrónicos concentra la mayor parte de los recursos. La minuta estima $145.357.516.350 para 2.142.810 unidades. Las tareas de personalización, custodia, preparación y distribución tienen una proyección de $91.753.825.116.
El reconocimiento económico dependerá de los productos entregados y de los servicios que valide la supervisión del contrato. Las libretas y los documentos en blanco se pagarán después de su entrega, aceptación e ingreso al inventario del Fondo Rotatorio.
Las actividades de personalización, custodia, preparación y distribución tendrán pagos mensuales, una vez que el supervisor certifique su ejecución. En el caso de las etiquetas de visa, la remuneración corresponderá al número de unidades entregadas.
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La minuta establece un plazo de 30 días calendario para el pago desde la aceptación de la factura y la presentación de la certificación de supervisión y los soportes de aportes a seguridad social y parafiscales de los integrantes de la unión temporal. Los desembolsos estarán sujetos, además, al Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) y al Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF Nación).
Thomas Greg y Thales integran la unión temporal contratada
Thomas Greg & Sons de Colombia S. A. posee el 68% de participación en la unión temporal. Thomas Greg & Sons Limited representa el 3,1%, mientras que Thales Colombia S. A. (aliado del Gobierno en materia de ciberseguridad) participa con el 28,9% restante.
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La minuta identifica a esta unión temporal como responsable del suministro de las libretas y del conjunto de actividades necesarias para que los documentos lleguen a los solicitantes. La contratación, por tanto, no recayó de manera exclusiva sobre Thomas Greg & Sons.
El objeto incluye la elaboración de pasaportes electrónicos ordinarios, ejecutivos, diplomáticos, oficiales, fronterizos, de emergencia y exentos. También abarca documentos de viaje, libretas para tripulantes terrestres y etiquetas de visa colombiana con zona de lectura mecánica.
La producción incluye custodia y entrega de documentos y etiquetas de visa
Además de fabricar las libretas, el contrato cubre la personalización, custodia, preparación y distribución de los documentos. Entre las obligaciones figura la impresión, almacenamiento y entrega de las etiquetas de visa.
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Los precios unitarios quedaron definidos sin una cláusula de reajuste, conforme a la minuta. El documento indica que los valores se conservan en los niveles de períodos anteriores y que no se contemplan incrementos ni cobros adicionales durante la vigencia contractual.
También señala que el valor de la libreta personalizada coincide con el utilizado en contrataciones de urgencia anteriores. Según la información incluida en el expediente, esa tarifa es menor a la que la imprenta cobra a la Cancillería.
La urgencia manifiesta permitió acudir a contratación directa
La Resolución 12973 del 17 de septiembre de 2026 declaró la urgencia manifiesta que sirve de fundamento para el contrato. En los antecedentes, la Cancillería, liderada por Omar Bula, alude a la suspensión provisional de instrumentos para prestar el servicio de expedición de pasaportes, ordenada por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca.
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El texto puntualiza la necesidad de evitar interrupciones en la expedición de documentos de viaje y la falta de tiempo para adelantar un proceso ordinario de selección llevaron a utilizar la modalidad de contratación directa. El acuerdo contempla una terminación anticipada si empieza a operar el nuevo proveedor o si se restablecen las condiciones ligadas a la decisión judicial.
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