En el ámbito de la propiedad horizontal en Colombia, la gestión del recaudo de cuotas de administración ha experimentado una transformación significativa, impulsada por la necesidad de profesionalizar los procedimientos y evitar conflictos sociales derivados de la falta de claridad en los procesos.
La publicación de morosos en conjuntos residenciales, una práctica que genera debate, se encuentra en el centro de esta evolución normativa y operativa.
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La legislación vigente establece que las expensas comunes (gastos comunes de los conjuntos residenciales), tanto ordinarias como extraordinarias, son exigibles y que la mora genera intereses.
El administrador posee la facultad legal de cobrar y recaudar directamente o a través de apoderados, sin requerir autorización previa del consejo de administración.
Aunque los contratos de arrendamiento pueden estipular que el inquilino asuma el pago, la responsabilidad principal ante la copropiedad recae siempre en el propietario.
La diferencia entre una gestión eficiente y un proceso judicial fallido suele depender de la actualización del libro de propietarios, la disponibilidad del folio de matrícula y la precisión de los estados de cuenta, que deben reflejar la antigüedad de la cartera y el cálculo de intereses conforme a la tasa vigente.
El aspecto más delicado de la gestión de morosidad es la publicación de los deudores. Según Daniel Laverde, vocero de Properix Colombia, entrevistado por Portafolio, la normativa permite informar sobre el estado de mora, pero prohíbe cualquier forma de estigmatización.
Laverde afirmó que “publicar no es ‘poner a nadie en la picota’. La regulación no habilitó la humillación, habilitó la información pertinente en los canales correctos”.
Por ello, la información sobre morosos puede incluirse en convocatorias y actas, identificando la unidad y el monto adeudado, y debe ubicarse en zonas internas de acceso restringido, evitando carteles con símbolos denigrantes o mecanismos de escarnio público.
La convivencia dentro de la copropiedad depende tanto de la eficacia en el recaudo como de la forma en que se comunica la información.
En la práctica, los errores en la gestión pueden acarrear consecuencias graves. Una certificación incorrecta puede invalidarse en un proceso ejecutivo e incluso derivar en problemas penales si se demuestra falsedad.
Por este motivo, las copropiedades mejor gestionadas han adoptado un enfoque basado en tres pilares: contabilidad precisa, protocolos escalonados y comunicación documentada.
El primer pilar implica la elaboración de estados de cuenta detallados, con la antigüedad de la cartera segmentada y los intereses calculados según la tasa real del periodo, listos para un eventual proceso judicial.
El segundo pilar consiste en un protocolo de cobro que inicia con acciones persuasivas desde el primer día, continúa con gestiones prejurídicas conforme al reglamento (habitualmente a los 60 o 90 días) y culmina con el cobro judicial cuando corresponde, sin demoras innecesarias.
El tercer pilar se centra en la comunicación y los contratos: en conjuntos con alta rotación de arrendatarios, se recomienda incluir cláusulas que establezcan el cumplimiento del reglamento como causal de terminación y clarifiquen la responsabilidad sobre las expensas, además de informar a los propietarios para evitar malentendidos.
Entre las medidas permitidas para incentivar el pago, se encuentra la restricción de bienes comunes no esenciales, como piscinas, zonas de barbacoa o canchas, a quienes mantienen deudas, siempre que se actúe con proporcionalidad y se notifique adecuadamente.
No está permitido restringir servicios esenciales, accesos o adoptar medidas que vulneren la dignidad de las personas. La línea divisoria entre lo permitido y lo prohibido exige criterio y respeto por los derechos de los residentes.
Un aspecto frecuentemente ignorado es la asignación de los gastos asociados al cobro. En la práctica, se reconoce que los costos razonables y comprobables de la gestión recaen sobre el deudor, siempre que puedan acreditarse y no se confundan con los intereses. La trazabilidad de estos gastos resulta fundamental: si no se puede demostrar su existencia, no deben ser cobrados.
La incorporación de herramientas tecnológicas ha permitido a algunas administraciones reducir carteras morosas del 40% a cifras de un solo dígito en apenas doce meses, combinando estrategias persuasivas, reglas claras y sistemas de control en tiempo real.
Estas comunidades han transformado la cartelera informativa, pasando de exponer públicamente a los deudores a utilizar canales sobrios y respetuosos.
Según Laverde, “el recaudo bien hecho se siente poco y se nota mucho: proveedores pagos, mantenimiento al día, seguridad funcionando y asambleas que discuten futuro y no incendios”, y añadió que “la tecnología es de gran ayuda —notificaciones trazables, cálculo automático de intereses, actas digitales, registro de visitas—, pero ante todo se encuentra el respeto por el procedimiento”.
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