Reforma Laboral: así es el formato que deben llevar las empresas para hacer el pago de las horas extra

La recién aprobada Reforma Laboral en Colombia incorporó nuevas medidas obligatorias para la administración de las horas extra que los empleadores deben seguir. La ley sostiene que las empresas deben establecer un sistema de registro de trabajo suplementario que permita dejar constancia individual de las horas extra de cada trabajador.

Según esta disposición, “el empleador deberá llevar un registro del trabajo suplementario de cada trabajador en el que se especifique el nombre y actividad desarrollada”.

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Dentro del mismo documento, la empresa debe detallar cuántas horas extra se hacen e indicar con precisión si correspondieron a labor diurna o nocturna. La norma enfatiza que “este registro podrá realizarse de acuerdo a las necesidades y condiciones propias de su empresa”, lo que significa que cada empleador puede adaptar el formato a su realidad, siempre y cuando cumpla con los requisitos mínimos establecidos.

Una de las obligaciones añadidas por la reforma es que el informe debe estar disponible para el trabajador que así lo solicite. “El empleador está obligado a entregar al trabajador que lo solicite, una relación de las horas extras laboradas, con las mismas especificaciones anteriores”, resalta el texto de la norma.

Además, a la hora de hacer entrega del documento, el empleador debe adjuntar un soporte que demuestre el pago de esas horas adicionales.

Autoridades pueden solicitar registros

La ley también refuerza la obligación de entregar estos registros si son requeridos por autoridades. “De igual modo, de ser requerido, estará obligado a aportar ante las autoridades judiciales y administrativas el registro de horas extras; de no hacerlo la autoridad administrativa del trabajo podrá imponer las sanciones a las que haya lugar”, advierte.

En cuanto al trámite para autorizar el desarrollo de horas extra, la ley introduce un cambio relevante al señalar que ya no se requiere un permiso previo del Ministerio del Trabajo. Dicha modificación agiliza los procedimientos para que los empleados puedan hacer trabajos extraordinarios de manera legal.

Qué pasa si el empleador no demuestra que paga

No obstante, se advierte: “Sin embargo, cuando se demuestre que el empleador no remunera a sus trabajadores el tiempo suplementario, el Ministerio podrá imponer como sanción que a dicho empleador se le suspenda la facultad de autorizar que se trabaje tiempo suplementario por el término de seis meses, sin perjuicio de las otras sanciones que disponga la ley”.

Formato para registrar el pago de las horas extra

En la práctica, los empleadores deben implementar un formato específico a partir de la Ley 2466, que modificó el numeral 2 del artículo 162 del Código Sustantivo del Trabajo. De acuerdo con el portal Actualícese, que hizo un análisis de la ley, en este formato deben consignarse:

• Nombre.
• Edad.
• Sexo.
• Actividad desarrollada.
• Cantidad de horas extra (diferenciando entre diurnas y nocturna).
• Liquidación de los pagos respectivos.

La responsabilidad de elaborar este informe completo recae sobre la empresa, que debe adaptarlo a sus circunstancias operativas, pero siempre dentro de los márgenes que impone la nueva regulación.

Cuando el trabajador lo pida, el empleador debe entregarle copia junto con el comprobante del pago hecho por las horas extra. Además, estos reportes sirven como respaldo ante cualquier requerimiento judicial o administrativo, ya que la omisión de este deber puede generar multas y sanciones.

Claridad sobre lo que son las jornadas laborales

La reforma también establece con claridad conceptos básicos para el manejo de jornadas laborales. El formato debe puntualizar:

• Jornada ordinaria, que es la acordada en el contrato y que no rebasa los máximos legales.
• Jornada máxima legal, que indica el límite de horas permitido por semana.
• Jornada extraordinaria, es decir, las horas que se laboran más allá de la jornada ordinaria, constituyendo así las horas extra.

El propósito principal de la normativa es garantizar que los trabajadores reciban un pago correcto y oportuno por su tiempo adicional y que las empresas cuenten con documentación que permita demostrar el cumplimiento de sus obligaciones en caso de visitas oficiales o reclamaciones presentadas por empleados. La reforma busca dotar de mayor transparencia, control y trazabilidad a la gestión de las horas suplementarias en las organizaciones.