Cómo se comunican los exitosos: 4 frases para sonar como un profesional, según una experta de Harvard

El profesional recibe en promedio 121 correos electrónicos al día. Claramente, cuando se trata de la comunicación con jefes y colegas, la elección de palabras y el tono son muy importantes.

La autenticidad en el lenguaje puede ayudar a fortalecer las conexiones y el respeto mutuo. El uso de palabras y frases que parezcan poco sinceras, a pesar de sus mejores intenciones, puede no solo causar que su correo electrónico quede sin respuesta, sino también presentar una oportunidad perdida para construir una relación positiva.

Rebecca Zucker, coach ejecutiva y socia fundadora de Next Step Partners, una firma de desarrollo de liderazgo, quien además es columnista de Harvard Business Review y ha trabajado con empresas como Amazon, Clorox, DocuSign y Dropbox, elaboró cuatro frases molestas que pueden hacer parecer agresivo, falso y poco profesional a las personas.

1. “No estoy seguro si viste mi último correo electrónico...”

Según una encuesta de Adobe Consumer Email, el 25% de los encuestados mencionaron esta frase como la más molesta que la gente usa en los correos electrónicos de trabajo.

Hacer un seguimiento de los correos electrónicos no respondidos puede ser complicado. Si bien es posible que la otra persona haya perdido su correo electrónico (es decir, se envió a spam o se enterró), es más frecuente que lo haya visto. Sin embargo, es posible que realmente lo hayan olvidado, o que era una prioridad tan baja que lo ignoraron por completo.

Está bien decir que estás siguiendo. “Pero haga su correo electrónico breve e incluya una pregunta clara que le permita al receptor guardar las apariencias. Puede sonar como “¿Puedo presentarles a este cliente?” o “¿Tiene algún comentario sobre este texto del anuncio? Si no tengo noticias tuyas para el viernes, asumiré que todo se ve bien”, dice la experta.

2. “Según nuestra conversación”

Esta frase (y de manera similar, “como se discutió”) suena demasiado formal y roza lo litigioso. A menos que esté documentando algo con fines legales, evite usar esta frase. Se presenta como severo, frío, distante e inauténtico. “En su lugar, podría decir: Adjunto el artículo que mencioné durante nuestra llamada...” o “Fue genial hablar con usted antes. Aquí está la descripción del trabajo para el puesto vacante en mi equipo en caso de que conozca a alguien”.

3. “Espero que este correo electrónico te encuentre bien...”

Esta es una forma extrañamente indirecta de decir “Espero que te vaya bien”, que, dependiendo de la relación, puede ser sincera. Se usa mejor con alguien con quien tienes una relación establecida y con quien no has estado en contacto recientemente. Es mucho menos sincero con las personas que acabas de conocer o que no conoces en absoluto.

“Una vez recibí un correo electrónico de un conocido con el que no había hablado en mucho tiempo. Era finales de 2020 y el mundo se había puesto patas arriba debido al COVID. No sería auténtico no reconocer la ansiedad y el miedo con los que todos estábamos lidiando. Ella abrió su mensaje con: “Espero que usted y su familia estén bien durante este tiempo absolutamente loco”.

4. “Con gusto, ...” (o cualquier saludo de cierre generado automáticamente)

Si bien está destinado a ahorrarle tiempo al remitente, la mayoría de los saludos de cierre generados automáticamente (“Afectuosamente”, “Mejor”, “Saludos”, “Muchas gracias”, “Cálidos deseos”, “Sinceramente”) generalmente hacen que su correo electrónico suene impersonal.

Su aprobación debe coincidir tanto con la relación que tiene con el receptor como con la naturaleza de su correo electrónico. Por ejemplo, no usaría “Calurosamente” si estuviera preguntando al equipo de finanzas sobre el estado de su pago. Tampoco usaría “Gracias” si está brindando a sus colegas una actualización. ¿Por qué está agradecido?

Personalice el saludo de cierre según el contexto del mensaje. Solo tomará uno o dos segundos. Por supuesto, si está haciendo una solicitud, está bien cerrar la sesión con “Gracias”. Pero si está enviando una actualización a un colega, elija algo que refleje la conversación, como “Hablar pronto” o “¡Nos vemos en la reunión de mañana!”

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