Varios motivos pueden marcar el final del vínculo entre un consorcio y su administración. Por la necesidad de renovación y la búsqueda de un mejor servicio por parte de los vecinos, por cuestiones de honorarios o mejora en la productividad por parte de las administraciones.
Es aconsejable tener en cuenta una serie de aspectos para que esta transición sea lo mejor posible; así lo sostienen expertos que informaron cuáles son las claves principales y las consideraciones legales para tener previsibilidad y evitar juicios a futuro que caigan sobre el consorcio que tendrían que hacerse cargo los propietarios de cada unidad que lo integran.
Qué debe entregar el administrador cuando se deja un consorcio
Según el artículo 2067 del Código Civil y Comercial (CCC) inciso j en caso de renuncia o remoción dentro de los 15 días hábiles se debe entregar al consejo de propietarios los activos existentes, libros y documentos del consorcio y rendir cuentas documentadas.
Esto significa que hay dos conceptos principales asociados a la situación, la rendición de cuentas y la documentación.
¿Cómo debe ser la rendición de cuentas?
Con respecto a la rendición de cuentas, la ley no dice el formato específico que debe tener. Diana Sevitz, especialista en Propiedad Horizontal, aclaró a Infobae que en el artículo 859 del Código Civil y Comercial se explica que la rendición de cuentas debe ser hecha de modo descriptivo y fundamentado, incluyendo las referencias y explicaciones razonablemente necesarias para su comprensión; acompañando los comprobantes de los ingresos y de los egresos, excepto que sea de uso no extenderlos y concordar con los libros que lleve quien las rinda.
“Por lo tanto es un error considerar que las liquidaciones de expensas son suficientes y avalan la gestión administrativa. La última liquidación de expensas no es la rendición de cuentas”, dijo Sevitz.
Y expertos agregaron que la rendición final va desde la última aprobada por la asamblea hasta la fecha de cierre de mandato. Esta rendición se debe entregar al dejar un consorcio.
Danilo Luján, gerente de ventas de Consorcio Abierto, comentó a Infobae que “cuando la administración de consorcios está digitalizada este proceso es mucho más sencillo; se simplifica la rendición de cuentas y el traspaso del consorcio”.
Además, hace que el proceso sea más simple para los vecinos, ya que al tener toda la información digitalizada no corren el riesgo de perderla.
Qué documentación debe entregar el administrador
El administrador al momento de su renuncia o remoción debe entregar lo siguiente:
● Activos existentes.
● Libros: actas de asambleas, administración, registro de propietarios, de sueldos (digital RG 3781/15) AFIL (token y clave para acceso digital) y órdenes.
● Documentos del consorcio.
● Y rendir cuentas documentadas.
Además, se debe entregar:
● Reglamento de Propiedad Horizontal (original si lo tenemos).
● Seguros: Seguro integral - pólizas, ART, seguro de vida obligatorio y demás pólizas.
● Documentación del personal del edificio: recibos de sueldos cobrados, firmados por el encargado.
● Planos originales del edificio.
● Información de expedientes de juicios.
● Retenciones a proveedores.
● Reglamentos internos.
● Informes técnicos obligatorios.
● Contrato con proveedores o de alquiler de espacios comunes.
● Convenios de pagos de expensas o convenios firmados en mediación.
Por último, no pueden faltar los activos existentes al momento de la desvinculación.
● Informe de cuentas bancarias y sus saldos.
● Cheques a depositar.
● Caja chica indicando quién la tiene.
● Fondo de reserva.
● Certificados de plazo fijo.
● Datos y llave de caja de seguridad.
● Listado de morosos.
● Informes sobre otros créditos (alquileres - contratos).
● Inventario de bienes de uso.
A quién entregar la documentación
La información o documentación esencial debe entregarse al consejo de propietarios o al nuevo administrador (en caso de que esté nombrado) dentro de los 15 días hábiles. Es de recordar que, excepto que se estipule lo contrario, las cuentas deben rendirse en el domicilio del mandatario (el administrador que deja el puesto) y los gastos que generan son a cargo del mandante (quien recibe la información, ya sea el nuevo administrador o el consejo de propietarios)
Qué hacer si el administrador saliente no los entrega en fecha
“En principio es necesario convocar a asamblea para informar al consorcio de la situación y solicitar instrucciones para el inicio de las acciones que por rendición de cuentas corresponden”, destacó Sevitz.
A partir de allí, se considerará si es necesario enviar una intimación para obtener la documentación requerida.
Qué pasa cuando un administrador renuncia o es removido
El administrador debe notificar al consorcio que se encuentra a su disposición la rendición de cuentas y la entrega de documentación en la sede de su administración.
“En este contexto la tecnología es de gran ayuda. Puede guardarse el historial de la administración pasada. De esta forma, independientemente de si conocen a la nueva administración o no, los vecinos cuentan con esa información y pueden entregársela a la firma entrante en cuanto ingrese al consorcio”, destacó Luján.
Cómo puede ayudar la tecnología en este proceso
En principio la tecnología simplifica la rendición de cuentas final y el traspaso de documentos.
Luján, dijo: “Las administraciones que están digitalizadas centralizan las operaciones en un único sistema. Esto implica que gran parte de los documentos del consorcio, como Reglamentos Internos están digitalizados y están accesibles tanto para la nueva administración como para los vecinos”.
La rendición de cuentas se puede realizar en dos clics y descargarse a una planilla de cálculo.
Por otra parte, tener una comunicación fluida con los vecinos es vital en estas situaciones y la tecnología es una gran aliada para simplificar ese proceso.
“Al poder enviar mensajes masivos al consorcio, la nueva administración puede ir compartiendo a los vecinos el estado de situación sin hacer un esfuerzo adicional. Así puede informar desde la fecha en la que se entregó la información hasta el listado con los temas pendientes para concluir el traspaso. Esto no solo aporta transparencia de gestión, sino que además colabora en la generación de lazos de confianza dentro del consorcio”, destacó.
Además, la tecnología agiliza la toma de decisiones. Hay cuestiones que requieren de la convocatoria de una asamblea ordinaria, pero también se puede hacer de forma virtual o mixta, hay otras que pueden solucionarse con una votación online.
Qué pasa si el administrador saliente deja una deuda
Es necesario convocar a una asamblea para decidir qué acción tomar; analizar cómo se llegó a esa deuda y consultar a un especialista. El consejo de propietarios tiene que controlar mensualmente los aspectos financieros y económicos del consorcio, según el Artículo 2064 inciso B.
¿Se puede remover un administrador sin tener otro contratado?
Si, se puede. Si hay vacancia o acefalía, hay que convocar asamblea para nombrar nuevo administrador, según el Artículo 2064, inciso D. Si hay consejo de propietarios, por 30 días puede asumir la administración del consorcio y llamar a una asamblea dentro del mes.
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