Una factura electrónica es un documento que soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios de un negocio, y se maneja por medio de sistemas computacionales que cumplen las condiciones establecidas por el Decreto 2242 de 2015 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en cuanto a expedición, recibo, aceptación o rechazo y conservación de las mismas.
Dicha norma obliga a todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas a hacerlo con el fin de modernizar y agilizar los procesos tributarios, combatir la evasión fiscal y promover la transparencia en las transacciones comerciales.
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Pese a que ya tiene un tiempo en vigencia, aún persisten las dudas sobre los documentos que deben presentar quienes necesiten una factura electrónica. Ante esto, el director de la Dian, Luis Carlos Reyes, en un video en TikTok, enumeró los documentos que no le deben pedir para expedirla, así como los que sí deben.
Él mismo hizo las preguntas y respuestas empezando con “¿Qué es lo único que me pueden pedir para expedirle la factura electrónica a mi empresa?”
Descartó los siguientes documentos:
- Registro en Cámara de Comercio: “No se lo pueden pedir”.
- RUT (Registro Único Tributario) actualizado “No, porque entre otras cosas, no se desactualiza, a menos que la información de su empresa cambie de alguna manera”.
- RUT desactualizado: “No, porque no se desactualiza”.
- Cualquier tipo de RUT: “No, es un truco”.
- Nombre del representante legal: “No se lo pueden pedir”.
- Cédula el representante legal: “Ni aumentada al 150%, ni al 200%, ni al 1%”.
- Dirección: “No se lo pueden pedir”.
- Teléfono: “No se lo pueden pedir”.
- Fecha de constitución de la empresa: “No se lo pueden pedir”.
- Cumpleaños del representante legal: “Ni para mandarle un regalo”.
- Que se envíe una solicitud por correo electrónico: “No lo pueden pedir, lo tienen que expedir ahí mismo”.
- Que espere una semana para expedir la factura electrónica a nombre de la empresa: “No, porque va en contra de la norma”.
- Que espere un día: “Tampoco, tiene que ser inmediata”.
- Que espere la llamada del contador: “No, que se la expidan ya”.
- Una encuesta satisfacción: “No se la pueden pedir. Si se lo piden, póngale cero”.
- Crear usuario: “No, que se lo expidan ya”.
En cuanto a los documentos que sí le pueden pedir, dijo que son los siguientes:
- Razón social, o sea, el nombre de la empresa: “Sí. La norma dice que le pidan esto”.
- El Número de Identificación Tributaria de la empresa: “Claro”.
- Correo electrónico: “También, a algún lugar lo tienen que mandar la factura”.
Finalizó al decir que estas son las únicas tres cosas que le pueden pedir: razón social, NIT y correo electrónico, ya que todo lo demás es superfluo: “No lo necesitan, no se lo pueden pedir. Si se lo llegan a pedir cuéntenos en https://www.dian.gov.co/denuncias ”, concluyó.
Quiénes deben facturar electrónicamente
La Dian informó que la obligación de facturar la establece el Artículo 615 del Estatuto Tributario, desarrollado por el artículo 1.6.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Las personas o empresas que venden bienes o prestan servicios deberán expedir factura, a excepción de las que por expresa disposición legal no están obligados a expedir factura.
Así las cosas, son responsables de facturar:
- Personas jurídicas que enajenen bienes y/o presten servicios.
- Contribuyentes del RST
- Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
- O personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT, pero:
- En más de un establecimiento de comercio.
- Exploten Intangibles bajo franquicia, concesión o regalía.
- Sean usuarios aduaneros.
- Tengan consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
- Tipógrafos y litógrafos por el servicio de factura de papel.
Sanciones por no facturar como se debe
Si no se cumple con la obligación de facturar electrónicamente, se podrá ser sancionado con multas equivalentes al 1% de las operaciones registradas. También, el establecimiento puede ser cerrado por tres días.
Para prevenir este tipo de sanción, las empresas pueden elegir un software que les permita expedir facturas electrónicas. Según lo establece la ley, existen tres opciones. Son las siguientes:
- Desarrollar un software propio
- Utilizar el software gratuito de la Dian.
- Utilizar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la Dian.
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