Correos que se autodestruyen, respuesta inteligente y otras herramientas de Gmail que te harán la vida más fácil

Gmail de Google ha apostado por hacer el servicio de envío de correos electrónicos cada vez más rápido y más eficiente para ahorrar cada segundo de nuestro valioso tiempo, y una de las razones de su éxito es el flujo constante de actualizaciones que brindan nuevas funciones.

Esta plataforma de emails es usada actualmente por 1.400 millones de personas cada día, y es que si se saben aprovechar estas funciones, puede darnos diversas ventajas, es por eso que te presentamos las actualizaciones más recientes y más útiles para sacarles el máximo provecho.

Modo Confidencial

Con esta función podrás hacer que los mensajes que envíes se borren automáticamente cuando los lea el destinatario, esto ahorrará que se llene tu buzón.

El sistema también permitirá evitar que los receptores puedan reenviar, copiar, descargar o imprimir los materiales incluidos en la correspondencia.

La herramienta de autodestrucción funciona con un enlace a una página donde puede verse el contenido sensible, en lugar de incluir el material en el mensaje original.

Para activarla, hay que seleccionar un ícono con forma de candado con un reloj, a la derecha del botón de enviar.

Dentro de esa pestaña hay dos opciones: proteger el correo con una contraseña y definir una fecha de caducidad (los intervalos van de un día a cinco años).

El correo desaparecerá en la bandeja de entrada del destinatario, pero no en nuestra carpeta de elementos enviados. Quien reciba el mensaje verá el correo con normalidad, pero un aviso le indicará la fecha de caducidad.

Después de esa fecha, el mensaje desaparecerá inmediatamente.

Respuesta inteligente

Comenzó a crearse en 2015 y aprovechó el poder del aprendizaje automático para mostrar reacciones relevantes.

Esta función sugiere hasta tres respuestas automáticas a los correos electrónicos basadas en los correos que recibe. Para esos mensajes que solo necesitan una respuesta rápida, puede hacerse cargo de la idea y ahorrar tiempo al escribir.

Para disfrutar de esta funcionalidad, es necesario tener activada la última actualización de Google. Para activarla solo hay que seguir los siguientes pasos:

-Abre Gmail pulsando en el ícono con forma de rueda dentada que hay debajo de tu foto en la parte superior derecha.

-Baja hasta que encuentres un apartado denominado Acceso, utiliza opción que ha aparecido denominada Respuestas inteligentes. Si no aparece es imposible activar las respuestas inteligentes en Gmail por el momento, y significa que no tienes la actualización correspondiente.

-Si ya la ubicaste, sólo habilita su uso. Ahora localiza en la parte baja Guardar cambios, y ya podrás utilizar las respuestas inteligentes en Gmail.

Ahora verás que según vas escribiendo aparece texto -en un gris claro- que se cree recomendable y que tiene que ver con lo que contestas, ya que se buscan cadenas de texto que encajan con lo que se está introduciendo.

Como sucede en las respuestas automáticas del celular, no a todos los usuarios les gusta usarlas y prefieren personalizar o encriptar sus mensajes, por lo que si se quiere deshabilitar sólo hay que seguir estos pasos.

Lo único que debemos hacer es, dentro de nuestra bandeja de entrada, entrar al menú de Configuración (recordamos, pulsando sobre el ícono del engranaje de la parte superior derecha de la pantalla) y, en la pestaña General, nos desplazamos más o menos hasta la mitad hasta encontrar la opción Respuesta Inteligente.

Desactivando esta opción, y guardando los cambios, las respuestas inteligentes dejarán de aparecen en nuestros correos electrónicos.

Aprovechando que estamos en este apartado de configuración también podemos buscar y desactivar otras funciones de Gmail que no necesitemos y no utilicemos para que la interfaz y el uso del cliente sean lo más simples posible.

Cómo recuperar el email enviado por error en Outlook o Gmail

A todos nos ha pasado enviar por accidente un mail incompleto o a un destinatario diferente. Es un error bastante habitual; sin embargo, no es para preocuparse ya que se puede solucionar si se es lo suficientemente rápido.

Haz clic en la ventana de Configuración" (arriba a la derecha). Dentro de la pestaña Labs, habilita la opción Deshacer el envío. Elige el período de cancelación que prefieras.

"Si tienes activada la opción Deshacer el envío, puedes cancelar el envío de un mensaje justo después de mandarlo", explica Google.

Gracias a una actualización, la aplicación te permite eliminarlo después de 30 segundos de haberlo enviado. Activarla podría ahorrarte algún disgusto innecesario.

Para el caso de Outlook, es necesario que tengas una cuenta de Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 o Exchange Server 2007, explica la compañía en su web.

Y, para que funcione, el destinatario del mensaje que deseas recuperar también debe tener Microsoft Exchange, es decir, una cuenta de correo para uso profesional o educativa, y no para uso personal.

Si el mensaje fue enviado a un usuario que tenga un proveedor diferente de servicios de correo electrónico, entonces no podrás recuperarlo, dice Microsoft.

Pero si no es ese el caso, entonces tienes opciones. Si ya enviaste el email y, por ejemplo, quieres adjuntar algún archivo que olvidaste mandar, no será necesario que envíes un nuevo correo electrónico; puedes modificar el que ya enviaste.

Para ello, deberás recuperar el mensaje original y, a continuación reenviarlo con los archivos que faltan o reemplazarlo.

El procedimiento es el siguiente: abre el panel de navegación del correo y haz clic en "elementos enviados". Abre el mensaje que quieres recuperar y reemplazar. Dentro de "acciones" haz clic en "otras opciones" y después en "recuperar este mensaje". Haz clic en "eliminar las copias no leídas" de ese mensaje.

Microsoft te da la opción de eliminar el mensaje o de eliminarlo y reemplazarlo. Y aconseja activar la casilla de verificación para que sepas si la recuperación fue efectiva.

Función nudging

La función nudging permite hacer seguimiento de las tareas y compromisos agendados. De esta forma le recordará de forma proactiva cuándo debe hacerle seguimiento o responder algún mensaje.

Notificaciones importantes

Llegó una nueva función (solo disponible para móviles) que notifica al usuario cuando hay un mensaje importante. Esta opción surge en función de la configuración que hace la persona.

El sistema también sugerirá cancelar suscripciones a newsletters u ofertas que considere que al usuario no le interesan en función de su actividad en Gmail.

MÁS SOBRE ES TEMA:

5 consejos para mejorar la seguridad de tu cuenta de Gmail 

Cómo es el sistema de Gmail para predecir el contenido de tus correos 

Cómo saber si alguien accedió a tu cuenta de Gmail 

Modo confidencial: ya se pueden enviar correos que se autodestruyen en Gmail