COT: cómo evitar multas en su operación logística con una solución eficiente y segura

El Código de Automatización de Transporte (COT) es una normativa a partir de la cual las empresas de transporte de bienes deben, para circular, registrarlos ante diversos entes gubernamentales. Actualmente tiene carácter obligatorio en Ciudad de Buenos Aires, Provincia de Buenos Aires, Santa Fe y Mendoza.

En términos operativos, el COT debe ser obtenido por el emisor del remito -previo al transporte de los bienes- y tiene que ser exhibido ante los distintos controles que realizan las distintas jurisdicciones. En caso de incumplimiento, la empresa que realiza el transporte será apercibida bajo las sanciones previstas en el Código Fiscal.

Para evitar multas y otros tipos de inconvenientes es clave, para las empresas transportistas estar en concordancia con la normativa y contar con procedimientos que se desarrollen de forma segura y ágil.

Algunas claves a considerar para garantizar una gestión eficiente del COT:

1. La carga manual de registración de remitos en páginas web de la respectiva entidad provincial (ARBA/ATM/Santa Fe) es viable, aunque en la práctica se va complicando a medida que aumenta la cantidad de remitos a declarar. A modo orientativo, podríamos decir que a partir de los 50 remitos diarios, este procedimiento demanda un tiempo considerable para realizar la registración. No solo nos referimos al proceso de tipeo, sino también al tiempo de respuesta de cada campo ingresado en la página web y la posibilidad de errores que esto conlleva.

2. La automatización de la carga se vuelve clave para las empresas, lograr que los datos de los remitos se exporten de los sistemas corporativos y se registren directamente en el ente regulador.

3. Este tipo de prestaciones se implementan a partir de un desarrollo interno de las empresas o la contratación de una solución especializada. La ecuación costo/beneficio implica ponderar no sólo la disponibilidad de recursos propios (que podrían dedicarse al core business), sino también muchas veces costos ocultos de mantenimiento, requerimientos a nivel hardware y la necesidad de constante actualización según los requerimientos normativos y gubernamentales.

4. Si se opta por un proveedor especializado, debe contar con una solución robusta y un equipo profesional que pueda brindar asesoramiento.

5. La solución elegida debe estar actualizada al 100%, constantemente, de acuerdo a los cambios normativos de cada distrito, o también por las nuevas jurisdicciones que se sumen a la modalidad.

6. El transporte de cargas no conoce de horarios de oficina. Por eso, otro requisito clave es contar con un sólido servicio de Mesa de Ayuda, que funcione los 7 días de la semana, las 24 horas, con sede en el país y en idioma local.

7. La solución elegida debe ser también flexible. Además de automatizar la operación, debe contar con la posibilidad de activar carga manual vía web para manejar contingencias en las integraciones.

En conclusión, hacer foco en el negocio y no distraer recursos del área de sistemas en cuestiones que pueden ser canalizadas de manera eficiente con soluciones probadas por expertos, será una decisión que sumará valor.

Por eso las empresas deben ser exigentes en la elección de la herramienta y tener como premisa que cuente con un implementación simple, eficaz y segura.

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