En los últimos meses, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) intensificó los procesos de fiscalización tributaria en Colombia, asociado a la implementación de facturación electrónica, documento obligatorio para ciertos contribuyentes, con el objetivo de modernizar la gestión tributaria y combatir la evasión fiscal. El uso de inteligencia artificial (IA) y nuevas herramientas de analítica de datos permite un cruce masivo de información que detecta inconsistencias de manera automática, lo que hizo que los procesos de revisión sean más rápidos, efectivos y con mayor alcance.
De hecho, en el primer semestre de 2025, la entidad tributaria, que tiene como director encargado a Luis Eduardo Llinás, encontró inexactitudes en declaraciones de IVA por más de $71.000 millones, y visitará cerca de 2.000 contribuyentes, lo que implica que comenzó a vigilar en tiempo real a los comercios y empresas usando IA, según un comunicado de la entidad.
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Partiendo de esta situación, las pequeñas y medianas empresas (pymes) son las más vulnerables a recibir notificaciones por inconsistencias en sus declaraciones. Al respecto, el fundador de Grupo Soluciones Legales, Alexander Grajales, explicó que el riesgo está asociado a errores técnicos y de procedimientos en el cumplimiento tributario electrónico y no a casos de evasión fiscal.
“Hoy vemos sanciones que incluso paralizan operaciones por errores que pudieron haberse evitado con una revisión adecuada”, añadió el también especialista en consultoría jurídica corporativa, que, tras analizar cientos de casos de empresas de diversos sectores, identificó que una de las fallas que más afectan a las pymes colombianas al momento de declarar ante la Dian es presentar el documento sin cumplir requisitos formales.
Como ejemplo, dijo que se omiten campos obligatorios, se diligencia información en campos incorrectos, usan formatos incorrectos o no se hace la verificación de la información declarada versus la facturación electrónica.
Inconsistencias en fechas y valores
Asimismo, las empresas cometen errores en la transmisión de la nómina electrónica, con inconsistencias en las fechas y valores reportados, tienen gastos mal sustentados o sin los soportes exigidos por la normativa vigente, hacen uso indebido del régimen simple de tributación, o incluso, aplican beneficios sin cumplir los requisitos legales.
De igual manera, insistió en que los empresarios están firmando documentos electrónicos con plena validez legal, pero sin tener un respaldo técnico ni una revisión jurídica previa. “Eso los deja vulnerables a sanciones con multas de hasta 1% del valor de las operaciones reportadas con errores, con un límite de 7.500 unidad de valor tributario (UVT), o $373.492.500, de acuerdo al artículo 651 del Estatuto Tributario”, advirtió Grajales.
Cabe mencionar que la responsabilidad recae sobre el representante legal de la empresa, no de forma específica sobre el contador o el asesor externo.
Cómo se pueden evitar las sanciones
Para evitar sanciones costosas y proteger la estabilidad financiera de las pymes, el abogado de Soluciones Legales recomienda hacer una revisión jurídica periódica de todos los procesos tributarios electrónicos, en el que se incluyan nómina, facturación y declaraciones.
Además, establecer una relación contractual clara y documentada con los asesores contables y tributarios, que defina roles, responsabilidades y procedimientos de revisión.
Actualidad de cambios normativos
Por otro lado, es importante para las empresas mantenerse actualizadas frente a los cambios normativos emitidos por la Dian y el Ministerio de Hacienda y aplicar auditorías internas.
En línea con esta idea y con un calendario tributario más exigente en el segundo semestre de 2025, el experto también dijo que es necesario que las empresas cuenten con asesoría jurídica especializada para validar el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, de manera que sea consistente, con el fin de evitar errores costosos y asegurar el cumplimiento normativo.
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