La importancia de conservar los documentos laborales para la defensa legal

En una reciente sentencia, la Corte Suprema de Justicia del Poder Judicial resolvió una demanda laboral de una trabajadora que solicitó el pago de la indemnización por períodos vacacionales no gozados oportunamente entre los años 1974 y 2017. Esto conlleva a pensar en la defensa legal ante los reclamos de derechos laborales referidos a períodos antiguos.

La defensa legal específica se diseña dependiendo de los pedidos concretos, los argumentos planteados, las pruebas presentadas y la oportunidad en que se interpuso la demanda; pero, un aspecto muy importante para dicha defensa serán los documentos con los que cuente el empleador. Normalmente, los reclamos sobre períodos antiguos son difíciles de gestionar para los gerentes y los líderes que no estuvieron en esa época o cuando no se conservan todos los documentos que acrediten los pagos.

Al respecto, la sentencia en mención recuerda la importancia de conservar los documentos laborales en la práctica procesal laboral. Solo de esta manera, el empleador podrá probar que ha cumplido con sus obligaciones legales, según lo indica la Corte Suprema. Por eso, para el caso específico, señala que el empleador debió probar que la trabajadora gozó de sus vacaciones de forma oportuna respecto de todos los períodos demandados; por ejemplo, a través del registro de asistencia, la planilla electrónica, las boletas de pago, las solicitudes de vacaciones, entre otros. En esta medida, la Corte señala que el hecho de que el empleador pruebe el goce oportuno de una parte de los períodos vacacionales demandados permite que no se consideren al momento de determinar el pago a favor de la demandante; sin embargo, no tiene relevancia respecto del resto de los períodos vacacionales.

Y, por otro lado, la Corte Suprema precisa que el empleador puede digitalizar las planillas de pago o remitirlas a la ONP, de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 del Decreto Legislativo N° 1310 y en el artículo 5 de la Ley N° 25988. Por tal motivo, el empleador puede presentar en el proceso las planillas digitalizadas u oponerse a la exhibición de las mismas de haberlas remitido a la ONP.

Sobre esto último, la demandada invocó al artículo 3 del Decreto Legislativo N° 1310, el cual se refiere a la simplificación en la emisión, la remisión y la conservación de documentos laborales. Este artículo contiene cuatro numerales con reglas interesantes sobre el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas. Específicamente, invocó el numeral 3.4, que está referido al tiempo límite de conservación de los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas.

Este numeral dispone que, para todo efecto legal, los empleadores están obligados a conservar dichos documentos hasta 5 años después de efectuado el pago; lo cual debe ser observado por las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales en sus actuaciones. Además, el mismo artículo indica que, para el caso de la ONP, el empleador podrá destruir la información de planillas de pagos de periodos anteriores a julio de 1999, previa digitalización con valor legal o entregarla físicamente a la mencionada entidad.

Como se puede apreciar, este numeral no puede ser interpretado aisladamente de los pronunciamientos judiciales ni de las reglas de la actividad probatoria que se encuentran en la Ley Procesal del Trabajo. De esta manera, se recomienda revisar la defensa legal conforme a los alcances de dicha sentencia y la gestión de los documentos laborales frente a eventuales reclamos que se presenten, para evaluar los riesgos que pueden existir de no ceñirse a las reglas procesales referidas a la actividad probatoria. En particular, es importante identificar los casos de períodos antiguos y los temas laborales contingentes y de mayor impacto en el personal; evaluar las mejoras en el manejo y la conservación de los documentos laborales; e, implementar el uso de las tecnologías, según está previsto en el artículo 3 del Decreto Legislativo N° 1310.