¿Cuánto tiempo debes de guardar los documentos del SAT, según la ley?

En México, las obligaciones fiscales de las personas físicas en torno a la conservación de documentos otorgados por la autoridad fiscal (el SAT, generalmente) y registros se fundamentan en el Código Fiscal de la Federación (CFF), pieza central del marco tributario nacional.

Conservar la documentación apropiada, así como responder a los plazos y exigencias de las autoridades fiscales, es indispensable para quienes buscan actuar dentro de la legalidad.

El CFF, en sus artículos 30 y 30-A, establece claramente los tipos de documentos que deben guardarse, los plazos de conservación y las condiciones requeridas para quienes no están obligados formalmente a llevar una contabilidad como las personas morales o empresas.

De acuerdo con el artículo 30 del CFF, “las personas que no estén obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.”

Esto significa que, aunque muchas personas físicas no tengan que llevar contabilidad formal, sí deben mantener un archivo organizado de cualquier papel, recibo, factura, contrato o documento que compruebe el cumplimiento de sus obligaciones ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Según explica el CFF, esta documentación puede ser solicitada por las autoridades fiscales para verificar el cumplimiento de impuestos, deducciones o cualquier otra obligación legal relacionada con sus ingresos y egresos.

La ley precisa el periodo durante el cual deben guardarse estos documentos: “La documentación [...] y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.”

Este lapso de cinco años es esencial, pues durante ese tiempo, el SAT puede revisar, requerir o fiscalizar cualquier aspecto relacionado con las declaraciones presentadas o los movimientos económicos reportados por la persona física. También pueden servir, además, como argumento a favor del contribuyente en caso de alguna situación que le beneficie.

Existen otras situaciones donde el tiempo de resguardo de los documentos puede ser más largo. El propio artículo 30 señala que, “Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin.”

Es decir, cuando una persona física se ve involucrada en alguna controversia fiscal que requiera de recursos legales, el cómputo de los cinco años comienza cuando la autoridad resuelve de manera definitiva el proceso, no desde la presentación original de la declaración.

Asimismo, el CFF contempla la conservación de información tecnológica: “Los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, deberán conservarse de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria.”

Las personas físicas que utilizan medios electrónicos para administrar parte o toda su información deben estar preparadas para entregar esta información en caso de que el SAT lo requiera. El artículo 30-A indica de forma precisa:

“Los contribuyentes que lleven su contabilidad o parte de ella utilizando registros electrónicos, deberán proporcionar a las autoridades fiscales, cuando así se lo soliciten, en los medios procesables que utilicen, la información sobre sus clientes y proveedores, así como aquella relacionada con su contabilidad que tengan en dichos medios.”