Firma de documentos por WhatsApp: cómo evitar fraudes con esta práctica tan común

Firmar documentos por WhatsApp se convirtió en una realidad para millones de colombianos. Aunque la validez de estos acuerdos no radica en la aplicación, sino en que se pueda identificar de manera verídica a la persona que firma, que el consentimiento quede registrado y el documento se mantenga íntegro.

De acuerdo con la compañía tecnológica Auco, que desarrolla sistemas de firma electrónica y prevención del fraude apoyados en inteligencia artificial, la creciente preferencia por esta vía digital responde tanto al ahorro de tiempo como a la practicidad, aunque implica riesgos importantes de suplantación, lo que preocupa a aquellos que utilizan las herramientas digitales para realizar trámites de este tipo.

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Cada vez más procesos de créditos de bajo monto, contratos laborales y arriendos se están cerrando directamente desde WhatsApp. Sin embargo, el verdadero reto es garantizar que la persona que da consentimiento sea, efectivamente, quien dice ser, y que pueda probar en el futuro lo pactado en el chat.

Para aquellos que realizan esta práctica deben saber que no toda transacción digital tiene validez automática. En términos jurídicos, un documento digital adquiere el mismo peso que uno físico si es posible identificar a quien lo firma, salvaguardar su contenido y demostrar el consentimiento. Por ello, lo importante no es la aplicación empleada (WhatsApp, correo electrónico, entre otras), sino que el proceso deje una trazabilidad comprobable y proteja a los usuarios contra fraudes y manipulaciones.

Aunque la firma electrónica es válida en la mayoría de los acuerdos entre particulares y empresas, como contratos laborales, pagarés, arriendos y acuerdos comerciales, hay excepciones claves, como es el caso de los actos que exigen autenticación notarial o escritura pública, como la compraventa de inmuebles, pues estos no pueden formalizarse por WhatsApp.

Requisitos para un acuerdo seguro

• Identificación confirmada: una foto de la cédula no es suficiente y para evitar suplantaciones, se recomienda utilizar mecanismos como validaciones biométricas, prueba de vida a través de una selfie en tiempo real, preguntas de seguridad o verificación en dos pasos, sobre todo en trámites de alto riesgo.
• Integridad del documento: el archivo firmado debe estar técnicamente “cerrado” para impedir que sea modificado después de aceptado. La recomendación clave de Auco indica que nunca se debe aceptar un PDF “borrador” que luego pueda ser sustituido por otro sin aclaraciones.
• Evidencia descargable y comprobable: el usuario debe tener la opción de descargar el documento final y el registro del proceso con fecha y hora. Esta trazabilidad es la principal garantía ante cualquier reclamo futuro.

Cabe mencionar que, cuando la empresa solicita imágenes de la cédula o selfies, también se involucran datos personales. La entidad debe informar al usuario para qué usará esa información, cómo la custodiará y cuáles son sus derechos como titular, de acuerdo con las leyes de protección de datos.

Pasos clave para evitar fraudes digitales

La recomendación de Auco y expertos en seguridad digital es no dar por sentado que todo trámite por WhatsApp es seguro o válido. Estos son los cinco pasos esenciales para blindarse:

1. Verificar los canales de comunicación: asegúrese de que el número y el asesor corresponden a canales oficiales, como el sitio web, líneas de atención o correos corporativos. Desconfíe de cualquier presión por acelerar el proceso.
2. Exigir claridad en los métodos de validación: no basta el archivo, debe solicitar información detallada sobre cómo se valida la identidad y qué evidencias quedarán registradas.
3. Identificar señales de estafa: jamás comparta códigos ni claves. No entregue anticipos de dinero para supuestamente “activar” o “desembolsar”, y evite enlaces poco fiables o acortados, sobre todo si lo presionan con urgencia.
4. Guardar toda la evidencia: conserve el PDF final, la constancia del proceso y tome capturas de pantalla de toda la conversación, incluyendo instrucciones y envíos, en caso de que los enlaces expiren.
5. Actuar rápido ante una sospecha de fraude: detenga la conversación, contacte a la empresa por un canal oficial, cambie sus contraseñas si reveló datos sensibles, informe al banco si afecta productos financieros y reúna todas las pruebas para reportar el incidente.

Ante el panorama de uso frecuente de la app para firmar documentos, el CEO de Auco, Santiago Montoya, destacó que la digitalización de los contratos puede ser incluso más segura que la firma presencial, siempre que existan controles adecuados: “Un proceso digital bien hecho puede ser incluso más seguro que uno presencial, porque deja trazabilidad y ayuda a detectar señales de suplantación”. Aunque el verdadero reto está en que los ciudadanos exijan esos controles y no asuman que cualquier consentimiento dado digitalmente tiene respaldo legal.