Dificultades en los consulados estarían retrasando la digitalización de los datos de las votaciones en el exterior: cuál es el problema

Funcionarios consulares de Colombia en distintos países habrían advertido graves dificultades para cumplir con los plazos de digitalización y transmisión de los formularios electorales E-14 correspondientes a la votación en el exterior.

Los problemas, atribuidos principalmente al funcionamiento de un chatbot implementado por la Registraduría Nacional del Estado Civil, habrían generado jornadas laborales que superarían las 12 horas, retrasos en el envío de resultados y cuestionamientos sobre la seguridad del proceso.

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Según testimonios internos citados por el medio Caracol Radio, varios consulados habrían señalado que el sistema diseñado para digitalizar las actas electorales presentaría fallas técnicas recurrentes y limitaciones operativas que harían prácticamente imposible cumplir con los tiempos oficiales establecidos para la transmisión de la información.

Uno de los principales obstáculos radicaría en el tiempo que tomaría procesar cada mesa de votación. Funcionarios estimarían que la digitalización completa de los formularios E-14 podría tardar cerca de dos horas por mesa, debido a que cada documento contendría múltiples páginas que tendrían que ser fotografiadas y enviadas una por una a través del chatbot.

En algunos consulados, donde un solo funcionario estaría encargado de múltiples mesas, la carga de trabajo se volvería especialmente crítica.

En el consulado de Melbourne, por ejemplo, un delegado responsable de 14 mesas habría calculado que el proceso podría implicar casi 30 horas continuas de trabajo para completar la transmisión total de los documentos.

Otros reportes hablarían de sedes consulares que tendrían hasta 81 mesas bajo su responsabilidad, con equipos administrativos reducidos.

Limitaciones tecnológicas complicarían el envío de los formularios

Las dificultades también estarían relacionadas con el diseño técnico del sistema de transmisión.

De acuerdo con los testimonios citados por el medio radial, el chatbot utilizado para cargar las imágenes solo aceptaría fotografías tomadas con modelos específicos de teléfonos, principalmente iPhone 16 o 17.

Esto implicaría que, si las imágenes fueran tomadas con dispositivos Android u otros modelos de teléfono, el sistema podría rechazarlas, obligando a repetir el proceso. Además, la aplicación no permitiría subir archivos de forma masiva, lo que obligaría a los funcionarios a cargar cada fotografía de manera individual.

A esta situación se sumarían fallas de funcionamiento del propio chatbot, que en algunos casos se bloquearía durante el proceso de carga.

Los funcionarios relatarían que, cuando ocurriría un error, el sistema podría borrar el progreso realizado, lo que obligaría a reiniciar la digitalización de las imágenes desde el comienzo.

Otro problema señalado sería la ausencia de un sistema de verificación claro que permitiera confirmar si todas las páginas habrían sido cargadas correctamente. Según los funcionarios, la única evidencia de que la transmisión se habría realizado sería el historial del chatbot, lo que generaría incertidumbre sobre la integridad del proceso.

Jornadas extensas y falta de apoyo administrativo

Las dificultades técnicas habrían derivado en largas jornadas de trabajo en los consulados, que en muchos casos se extenderían hasta la medianoche o incluso más allá.

Los funcionarios también señalarían que, por razones de custodia de los documentos electorales, no podrían delegar la digitalización a otros empleados, lo que los obligaría a asumir la totalidad del proceso. En varios consulados, además, el personal tendría que continuar atendiendo sus funciones diplomáticas habituales mientras realizaría la transmisión electoral.

Algunos trabajadores consulares habrían descrito el proceso como “inhumano”, argumentando que la carga operativa no habría sido dimensionada adecuadamente por las autoridades electorales.

Dudas sobre seguridad y custodia de los documentos

Otro de los cuestionamientos planteados por los funcionarios estaría relacionado con el uso de teléfonos personales para fotografiar los documentos electorales.

En los mensajes dirigidos a la mesa técnica de la Registraduría, varios delegados habrían preguntado cuál sería la base normativa que autorizaría la utilización de dispositivos privados para transmitir información sensible de los formularios E-14.

También habrían manifestado preocupación por la forma en que tendrían que explicar este procedimiento a jurados de votación y testigos electorales, considerando que la custodia de los documentos sería un elemento clave para garantizar la transparencia del proceso.

Falta de preparación previa

Los funcionarios también habrían criticado la escasa anticipación en la preparación del proceso electoral en el exterior.

Según habrían relatado algunos delegados, en elecciones anteriores —como las de 2018 y 2022— la capacitación y la planificación logística habrían comenzado varios meses antes de la jornada electoral.

En contraste, para el proceso actual las coordinaciones habrían iniciado apenas en febrero, lo que habría reducido el tiempo disponible para realizar pruebas técnicas y ajustes operativos.