Asambleas de copropietarios 2026: si no se presenta este documento pueden despedir y demandar al administrador

En Colombia comenzó la temporada de asambleas ordinarias en edificios y conjuntos residenciales, un momento clave para definir presupuestos, cuotas de administración y obras prioritarias. Sin embargo, más allá de la discusión sobre gastos o reparaciones, hay una obligación que no admite excusas.

La propiedad horizontal en el país se rige por la Ley 675 de 2001, norma que establece que el administrador no es únicamente un gestor operativo, sino el representante legal de la copropiedad. En esa condición, debe rendir cuentas formales ante el máximo órgano de decisión: la Asamblea General de copropietarios.

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El documento es el informe de gestión, y no es un simple trámite protocolario. Es el principal mecanismo de transparencia y control dentro de la copropiedad. La ley le asigna al administrador funciones de ejecución, conservación de bienes comunes, representación judicial y extrajudicial, y recaudo de cuotas. En consecuencia, debe explicar detalladamente cómo cumplió esas tareas durante el periodo anterior.

Para los propietarios, este documento es la base sobre la cual pueden evaluar si el dinero de las expensas comunes fue correctamente ejecutado, si se atendieron daños estructurales, si existen procesos jurídicos en curso o si hay riesgos financieros que deban ser asumidos en el nuevo presupuesto.

Sin esa información, la Asamblea no puede tomar decisiones informadas sobre la aprobación de estados financieros, el presupuesto del año siguiente o la continuidad del propio administrador en el cargo.

¿Qué pasa si no presenta el informe?

La omisión no es menor. La Asamblea tiene la facultad de remover al administrador en cualquier momento. No presentar el informe suele interpretarse como una pérdida de confianza suficiente para terminar el contrato de manera inmediata.

Pero las consecuencias pueden ir más allá del despido. El artículo 50 de la Ley 675 establece que el administrador responderá por los perjuicios que, por dolo o culpa leve, cause a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Si la ausencia del informe encubre una mala gestión, un uso indebido de recursos o la imposición de multas a la copropiedad, el administrador podría ser demandado y responder con su propio patrimonio.

Además, la norma presume la culpa del administrador cuando incumple sus funciones legales,

A esto se suman posibles sanciones policivas. Con ajustes normativos recientes, como los contemplados en el Decreto 768 de 2025, las autoridades locales pueden imponer multas cuando no se entregan documentos obligatorios o no se cumplen deberes formales relacionados con actas y soportes administrativos.

Otras obligaciones clave en la asamblea

El informe de gestión no es la única responsabilidad del administrador durante la reunión ordinaria anual.

Primero, debe realizar la convocatoria con al menos 15 días calendario de anticipación. Si no cumple ese plazo o lo hace de forma irregular, las decisiones adoptadas podrían ser impugnadas y eventualmente anuladas.

Segundo, está obligado a presentar los estados financieros del ejercicio anterior: balance general, estado de resultados y detalle de cuentas. En copropiedades que cuentan con revisor fiscal, estos documentos deben ir acompañados de su dictamen.

Tercero, debe someter a consideración el proyecto de presupuesto para el nuevo periodo. Allí se define el valor de la cuota de administración y el fondo de imprevistos, que por ley no puede ser inferior al 1% del presupuesto anual.

También debe presentar el listado de propietarios en mora, especificando montos adeudados, ya que esta información incide directamente en la planeación financiera del conjunto o edificio.

Finalmente, tiene la responsabilidad de garantizar que se levante el acta de la sesión y que esta sea puesta a disposición de los copropietarios dentro de los 20 días hábiles siguientes.