El Registro Único Tributario (RUT) es el instrumento esencial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) para la identificación y control fiscal de personas naturales y jurídicas en Colombia.
A partir de este escenario la Dian advirtió que, para 2026, la cancelación unilateral del RUT se consolida como una medida de control clave, especialmente en un entorno de digitalización y fortalecimiento de la facturación electrónica. La acción puede ejecutarse tanto por solicitud del interesado como de oficio, pero en ningún caso elimina las obligaciones tributarias previamente adquiridas por el contribuyente.
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La cancelación de oficio se emplea como herramienta de depuración administrativa ante registros inactivos o inconsistentes, que según la Dian distorsionan el adecuado funcionamiento del sistema recaudatorio.
Antes de proceder, la entidad revisa cada caso en detalle y verifica la situación fiscal del contribuyente, conforme a lo dispuesto en el Decreto 1625 de 2016 y, para actividades empresariales, en la Ley 820. La verificación abarca la inexistencia de cuentas pendientes por impuesto de renta, IVA, retenciones y demás obligaciones administradas, requisito indispensable para que la medida sea aplicable.
Causales de cancelación de oficio del RUT
Entre las causales de cancelación de oficio del RUT figura el fallecimiento de la persona natural, siempre que la información sea suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil y el registro no contemple responsabilidades activas.
También procede la cancelación ante orden judicial o administrativa, ya sea por decisión de autoridad jurisdiccional o por control e inactividad tributaria detectada por la Dian. La entidad recalcó que la inactividad tributaria, reflejada en la ausencia de operaciones comerciales, financieras, tributarias, aduaneras o cambiarias, constituye uno de los motivos más frecuentes.
Además del fallecimiento, la suplantación en la inscripción, la duplicidad de Número de Identificación Tributaria (NIT) y la constatación de que la inscripción fue formalizada por una persona no autorizada, son causas que pueden motivar la cancelación automática del registro.
Igualmente, la disolución o liquidación de una entidad, la terminación de contratos de fiducia mercantil, la unificación de entidades públicas obligadas a declarar de forma consolidada y la cancelación de la personería jurídica por orden de autoridad, se consideran motivos válidos según la reglamentación vigente.
Cancelación a solicitud del contribuyente: escenarios y requisitos
En cuanto a la cancelación a solicitud de parte, el proceso se activa en escenarios como la liquidación, fusión o escisión de personas jurídicas o asimiladas, la liquidación de sucesiones, la finalización de contratos de consorcios o uniones temporales y la sustitución o cancelación definitiva de la inversión extranjera directa.
También procede por cambio de género, previa expedición de un nuevo documento de identidad, por cese definitivo de la inversión de portafolio del exterior o por cambio de sede efectiva de administración fuera del país, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en el Decreto 1625.
El trámite puede realizarse de manera virtual o presencial, siempre con cita previa. Una vez presentada la solicitud y verificados los requisitos, la Dian dispone de un plazo de hasta 30 días hábiles para decidir la cancelación mediante acto administrativo.
En el caso de las sucesiones, la entidad exige la presentación de documentación judicial o notarial que acredite la liquidación, así como la designación legal de representantes. Errores en la documentación o en la acreditación de poderes pueden suspender el trámite hasta su corrección.
La normativa establece que, ante la detección de dos o más NIT asignados a una misma persona natural o jurídica, la Dian podrá cancelar los registros duplicados para depurar la base de datos.
En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables de IVA, la cancelación se justifica por la cesación definitiva de la prestación de servicios gravados, la liquidación, fusión o escisión de la entidad extranjera, o la liquidación de la sucesión de la persona natural sin residencia en Colombia. Para entidades públicas, la unificación de registros se realiza cuando deben cumplir sus obligaciones tributarias de manera consolidada.
Consecuencias de la cancelación y opciones de reactivación
Es importante señalar que la cancelación del RUT no implica la extinción de deudas fiscales existentes. La Dian señaló que, aunque la persona o empresa desaparezca del registro como sujeto activo, los compromisos relacionados con renta, IVA y retenciones permanecen vigentes hasta su total cumplimiento. En los trámites de sucesión, la carencia de claridad documental puede llevar a suspensiones temporales del proceso, lo que requiere una gestión diligente por parte de los interesados.
La posibilidad de reactivar un RUT cancelado existe, pero se limita a situaciones excepcionales y requiere la intervención directa de las oficinas competentes de la Dian. La reactivación está sujeta a la presentación de la documentación que acredite la legitimidad y necesidad de restablecer el registro, así como a la verificación de la inexistencia de impedimentos legales.
Para 2026, el RUT sigue siendo la llave fiscal indispensable para operar legalmente en Colombia. Su vigencia es condición para presentar declaraciones, acceder a la facturación electrónica, formalizar contratos públicos y determinar el tratamiento tributario ante el IVA o el Régimen Simple. La Unidad de Valor Tributario (UVT) se fijó en $52.374 para el periodo, lo que obliga a actualizar el RUT de inmediato ante cualquier modificación relevante en la situación del contribuyente.
Finalmente, la Dian advirtió que un registro desactualizado puede acarrear bloqueos operativos y, en caso de cancelación sin el cumplimiento de todos los requisitos formales, derivar en sanciones administrativas.
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