Las copias de registros de nacimiento, matrimonio y defunción sirven para demostrar la identidad, filiación y estado civil de las personas, documentos que muchas veces son requeridos para llevar a cabo diversos trámites. Por eso, es importante tener en cuenta el paso a paso para solicitar una copia de estos documentos y los requisitos que debe cumplir para ello.
De acuerdo con la Registraduría Nacional del Estado Civil, las copias de los registros de nacimiento, matrimonio y defunción pueden ser solicitadas de dos maneras: presencialmente o por medio de los correos electrónicos habilitados para esta tarea por cada departamento.
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En caso de que la persona prefiera hacer una solicitud presencial, deberá acudir a la oficina en la que inscribió su registro civil. Sin embargo, si no reside en la misma ciudad en donde está ubicado el centro de atención, puede acercarse a cualquiera de las registradurías autorizadas a nivel nacional y presentarse en la más cercana para adelantar el trámite.
Para consultar cuál es la oficina de origen de su registro civil de nacimiento y matrimonio, puede ingresar al siguiente enlace: https://consultasrc.registraduria.gov.co:28080/ProyectoSCCRC/. Allí, debe suministrar datos como el tipo de registro civil que desea buscar, los nombres y apellidos, el número de identificación, el serial del registro civil, el sexo y la fecha de nacimiento.
Actualmente, la Registraduría cuenta con 22 sedes especiales en todo el país: Barranquilla, Bucaramanga, Cartagena, Cali, Cúcuta, Ibagué, Medellín, Mocoa, Pasto, Neiva, Pereira, San Andrés, Sincelejo, Tunja, Villavicencio, Valledupar, Montería, Santa Marta, Girardot, Quibdó, Soacha y Manizales.
Asimismo, tiene 24 registradurías auxiliares en Bogotá a las que los ciudadanos pueden acudir para solicitar la copia del registro que necesiten. Están ubicadas en los siguientes sectores y localidades de la ciudad: Usaquén, Chapinero, Santa Fe, San Cristóbal, Usme, Tunjuelito, Bosa, Kennedy Central, Kennedy Américas, Fontibón, Engativá Boyacá Real, Engativá Centro, Suba Niza, Suba Tibabuyes, Barrios Unidos, Teusaquillo, Los Mártires, Antonio Nariño, Puente Aranda, La Candelaria, Rafael Uribe Uribe, Ciudad Bolívar, Sumapaz, Oficina Opadi.
¿Cuáles son los requisitos para solicitar una copia del registro?
Para poder recibir una copia del documento que necesita, debe entregar la información:
- Suministrar nombres y apellidos de la persona que solicita la copia.
- Indicar el número del tomo, folio, serial y fecha de la inscripción del registro civil del que requiere un duplicado.
- Acreditar el pago de los derechos del trámite en cualquiera de las entidades bancarias asignadas.
- En caso de estar en el extranjero, se debe acreditar el consulado correspondiente. De igual forma, todos los trámites en la materia deben hacerse a través de los consulados si se vive fuera del país.
- Solo se puede estar exento del pago de derechos del trámite si se es víctima, para lo cual se debe presentar una constancia emitida por la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral. Esta excepción solo podrá hacerse una vez.
Para 2024, las tarifas para expedir copias del registro civil quedaron así: $9.800 en Colombia y USD 9,90 en el extranjero. Asimismo, para recibir un certificado de registro civil digital hay que pagar $17.000 en Colombia y USD 17,05, fuera del país. Estos pagos se pueden efectuar por medio de una consignación a través del Banco Popular o por operadores de servicios postales de pago como Matrix Giros y Servicios S.A.S., de acuerdo con la Registraduría.
Excepciones al solicitar la copia de registros civiles
- En caso de que se considere que alguno de los datos en el documento puede ser sensible o causar discriminación, la copia solo podrá ser entregada al titular del registro, a sus causahabientes, sus representantes legales, a las entidades públicas o administrativas (por orden judicial) o a terceros autorizados por el titular o por ley. Algunas de las personas a las que les aplica esta excepción son aquellas que hayan adelantado procesos de adopción o cambio de género o ciudadanos inscritos como personas intersexuales.
- Para el caso de los registros civiles inscritos en consulados, solo se podrá expedir copias de aquellos que estén digitalizados. Se recomienda no hacer el pago por el trámite hasta que se verifique si es posible su expedición.
- Los registros civiles de nacimiento inscritos antes de 1970, y los de matrimonio inscritos antes de 1981, solo pueden ser consultados en la oficina donde fueron registrados.
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