7 trucos para aprovechar al máximo Google Docs

Se trata de un servicio muy utilizado por los usuarios en la actualidad, sin embargo quizás no todos conozcan las funciones disponibles de esta herramienta. Aquí, un recorrido básico para quienes darán sus primeros pasos en esta plataforma o para quienes quieran sacarle mayor provecho al sistema.

1. Usar plantillas

A la hora de crear un documento en Google Docs se puede optar por elegir planillas que tiene precargados diferentes formatos.

Para utilizar esta opción, hay que estar dentro de Google Drive, elegir "Nuevo" como se hace cada vez que se quiere crear un archivo nuevo, luego ir hasta Google Docs o Documentos de Google y presionar donde dice "Desde la plantilla" y se desplegará una cantidad de opciones para elegir.

2. Añadir gráficos, dibujos e imágenes

Esto es muy sencillo, sólo hay que ir hasta la opción "insertar" y elegir la opción deseada. Como se verá, se pueden sumar gráficos, imágenes, dibujos, tablas y enlaces, entre otras opciones.

3. Editar imágenes desde el documento

Para editar una imagen añadida al documento hay que seleccionarla y luego ir hasta el texto que dice "Opciones de imagen" en la barra superior.

Al hacerlo aparecerá la imagen recuadrada en azul y en el margen derecho se verán opciones de ajustes para cambiar el color, el brillo, en nivel de transparencia y el contraste de los tonos.

4. Pasar el documento a PDF

Una vez que se terminó el texto, se puede optar por pasar el archivo a formato PDF antes de compartirlo con otros usuarios. Para esto hay que ir hasta el menú de Archivo y allí elegir "Descargar como PDF". Como se verá, en el menú hay muchas otras opciones también (formato de texto enriquecido, texto sin formato, página web, etc.)

5. Acceder offline a todos los documentos

Para escribir, editar y acceder a los documentos offline, hay que ir hasta Archivo/Activar archivo sin conexión. Una vez hecho esto aparecerá un mensaje diciendo que el archivo está disponible offline.

Al habilitar esta opción se podrá continuar trabajando en los archivos aún cuando uno esté sin conexión. Se irán guardando todos los cambios en el sistema y cuando se restituya la conexión, todas las modificaciones se sincronizarán y se verán online.

6. Recuperar otras versiones de los documentos

Para visualizar todos los cambios que se hicieron de un documento, y recuperar alguna de esas versiones previas hay que ir hasta Archivo/Historial de Versiones/Ver el historial de versiones.

Además de poder ver qué cambios se fueron haciendo es posible reestablecer alguna de las ediciones anteriores del archivo.

7. Dictado por voz

Google Docs tiene una opción de dictado que se puede utilizar para dictar textos, así como para transcribir archivos de audio. Está disponible en 100 idiomas.

Para utilizar esta función hay que ir hasta Herramientas/Dictado por voz y se abrirá una ventana donde solo hay que hacer click para empezar a hablar o reproducir un audio.

En esa ventana se debe elegir el idioma que se utilizará y luego hay que presionar sobre el ícono del micrófono y comenzar a hablar o reproducir el audio.

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