Guardar las nóminas puede evitar errores en tu pensión de jubilación: cuánto tiempo debes conservarlas

Una nómina puede resultar decisiva muchos años después de haber sido emitida. Guardar estos recibos permite acreditar las cotizaciones que la empresa debió ingresar y detectar errores que pueden afectar a la pensión de jubilación. El documento refleja el salario bruto, las bases de cotización y, cuando existe, la diferencia entre ambas cifras. Ese detalle no aparece con el mismo nivel de desglose en otros registros oficiales. Por ese motivo, conviene revisar las nóminas de forma periódica y compararlas con el informe de bases de cotización de la Seguridad Social.

El problema puede surgir al solicitar una prestación y descubrir que las cantidades declaradas no coinciden con lo que figura en los recibos salariales. Si la empresa cotizó por debajo del salario bruto, la nómina puede acreditar que el trabajador no fue el que se equivocó y servir de respaldo para exigir la corrección de esas bases.

Además de acreditar las cotizaciones, los recibos salariales permiten reconstruir periodos en los que el empleado considera que hubo irregularidades. Pueden servir para reclamar horas extras que no se abonaron, demostrar la antigüedad en una empresa ante una subida salarial prevista por convenio o exigir el reconocimiento de un grupo de cotización. Sin ese documento, resulta difícil demostrar esas circunstancias.

Cuánto tiempo debes conservar las nóminas

Los plazos para conservar estos documentos dependen del objetivo. El artículo 59.2 del Estatuto de los Trabajadores establece un año, desde el momento en que pudieron exigirse, para reclamar cantidades salariales adeudadas. Para las deudas con la Seguridad Social, el artículo 24.1 de la Ley General de la Seguridad Social fija un plazo máximo de cuatro años, aunque cualquier reclamación o acto administrativo interrumpe ese cómputo.

La situación cambia cuando se trata de la pensión de jubilación. El cálculo habitual toma en cuenta las cotizaciones de los últimos 25 años. El nuevo sistema dual incorpora otra fórmula que contempla los últimos 29 años, aunque descarta los dos peores. Por eso, guardar nóminas durante varias décadas puede ser necesario para revisar el historial y aportar documentos si aparece una diferencia en las bases.

Un fallo en estos registros puede reducir la cuantía de la prestación. Como medida práctica, se recomienda conservar las nóminas durante 10 años o más, aunque los períodos incluidos en el cálculo de la jubilación justifican mantenerlas durante más tiempo.

Cómo reclamar un error años después

Si el trabajador detecta tarde una diferencia entre la nómina y el informe de bases de cotización, dispone de tres vías. Puede reclamar ante la empresa con el recibo original y la certificación bancaria del ingreso; denunciar ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que puede levantar un acta de liquidación por cuotas no ingresadas; o acudir al juzgado de lo social para solicitar el reconocimiento de la base correcta si la compañía niega los hechos. Sin las nóminas, ninguna de esas alternativas cuenta con un respaldo documental suficiente. La Seguridad Social puede aportar la base declarada por la empresa, pero no el detalle que explique por qué fue inferior al salario pactado.

Para evitar la acumulación de papeles, una opción consiste en escanear cada recibo en PDF y guardarlo en carpetas ordenadas por año dentro de un servicio de almacenamiento en la nube. Quienes reciben las nóminas por vía digital pueden descargarlas cada mes desde el portal del empleado. También conviene conservar la copia firmada cuando exista, ya que algunos juzgados de lo social exigen esa firma como prueba de aceptación del recibo.

El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a entregar un recibo individual que justifique el pago, pero no regula su conservación por parte del empleado. La compañía debe guardar durante cuatro años los recibos y documentos de cotización, según el artículo 21.1 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), bajo riesgo de una infracción leve. Esa obligación protege al empleador ante una inspección; después de ese plazo puede destruir sus registros. Por eso, el archivo personal del trabajador constituye la única garantía documental a largo plazo.