Por que muitas notificações estão acabando com a produtividade no trabalho

Os trabalhadores do conhecimento (aqueles que usam a mente, analisam e propõem ideias) passam 58% do dia realizando tarefas repetitivas e irrelevantes, aproximadamente 23 dos 40 horas de uma semana normal de trabalho.

Essas tarefas incluem responder a notificações de trabalho, pesquisar informações, alternar entre diferentes aplicativos, gerenciar mudanças prioridades ou atualize o status de um trabalho.

Os dados vêm do “Anatomy of Work Index”, elaborado pela Asana, especializado em ferramentas de gestão e organização do trabalho.

Para produzir este relatório, 10.624 trabalhadores do conhecimento foram pesquisados, como é sabido por aqueles que realizam tarefas relacionadas ao seu conhecimento: isso inclui uma ampla gama de profissões, que vão desde consultores, escritores criativos ou científicos até cientistas da computação. Basicamente, abrange todos que vivem gerando ideias; ou seja, cujo principal valor é a capacidade de pensar em novas soluções, analisar dados e definir estratégias.

O relatório destaca que as notificações constantes são uma das maiores distrações enfrentadas por esses trabalhadores, pois tornam suas tarefas difíceis e ofuscam os processos.

Mais da metade dos trabalhadores se sente compelida a responder às notificações imediatamente e mais de um terço se sente sobrecarregado por alertas constantes.

As notificações são especialmente irritantes porque interrompem a clareza e o foco de que precisam para executar suas tarefas corretamente.

Quarenta e oito por cento dos entrevistados acham que as notificações poderiam ser limitadas se reuniões mais eficientes e produtivas fossem organizadas, enquanto 45 por cento pensaram que ter responsabilidades claramente definidas teria o mesmo efeito.

Quando cada tarefa tem uma responsabilidade, contexto e prazo claramente estabelecidos, o trabalho é feito mais rápido e com menos idas e vindas.

Tanto a geração Y (Millennials) quanto a geração Z são as mais propensas a sentir os efeitos negativos das notificações, conforme destacado no relatório.

Para resolver essa situação, o comunicado enfatizou que os funcionários devem ter permissão para usar o modo “Não perturbe” para que possam suspender as notificações por determinados horários. ou permita que eles reservem blocos de tempo no calendário para se concentrarem no trabalho.

Muitos aplicativos

Os funcionários têm um grande número de ferramentas e tecnologias à sua disposição, que buscam facilitar suas tarefas, mas às vezes isso tem o efeito oposto. Muitos aplicativos desconectados, ou seja, não vinculados entre si geram o efeito oposto, pois dificultam e diminuem o trabalho.

Para lidar com isso, sugere-se o uso de integrações tecnológicas para que não seja necessário duplicar tarefas. E antes disso, seria bom fazer uma análise para avaliar quais ferramentas são realmente importantes.

Às vezes acontece que, por exemplo, vários canais de comunicação são usados para dizer a mesma coisa e isso é uma perda de tempo desnecessária.

Reuniões em

Mais da metade dos trabalhadores realizam outros tipos de tarefas durante as reuniões e apenas 43% participam ativamente das palestras virtuais.

Além disso, é mais provável que mais de um quarto perca determinadas tarefas e atualizações este ano em comparação com o ano passado.

Muitas reuniões também têm um impacto negativo nos prazos de cumprimento. Isso é o que 24% dos entrevistados garantem. Se houvesse menos encontros virtuais desnecessários, eles teriam mais tempo para realizar suas tarefas a tempo.

Isso é resolvido marcando reuniões que são realmente necessárias e importantes. Nesse sentido, é necessário avaliar se a reunião é necessária e também verificar bem para quem ligar em cada caso, para que não haja pessoas que estejam em uma reunião onde informações que não sejam relevantes para suas tarefas sejam compartilhadas.

Falta de limites entre a vida pessoal e profissional

Trabalho remoto ou em formato híbrido que foi reforçada como resultado da pandemia, trouxe várias mudanças, incluindo o desafio de estabelecer uma linha clara entre a vida pessoal e profissional. A princípio, a ideia do home office levou muitos a trabalhar sem horários e com suposta flexibilidade que se apresentou como uma vantagem, mas acabou ficando disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que nada mais é do que uma maneira sutil de estender a jornada de trabalho sem limites. Com o tempo, o gerenciamento do trabalho melhorou, mas em muitos casos os limites ainda não estão claros.

Para resolver esse problema, o relatório sugere que as empresas forneçam aos funcionários os horários de início e término do dia útil. E também é notado que esse slogan também é cumprido pelos gerentes; ou seja, eles também aderem a esses limites para dar o exemplo.

A síndrome do impostor e a exaustão

42% dos entrevistados reconheceram sofrer de burnout e impostor síndrome. Este último se refere ao sentimento que algumas pessoas têm de que o sucesso no trabalho que têm não corresponde a elas, que não estão à altura da tarefa, que não a merecem.

“A falta de clareza, a notificação excessiva e as reuniões demoradas têm consequências reais que não são apenas irritantes, mas contribuem diretamente para esses riscos ocupacionais. Em particular, o burnout e a síndrome do impostor afetam desproporcionalmente os funcionários mais jovens, levando a baixa moral, falta de comunicação, falta de comprometimento no trabalho, mais erros e até muito desgaste. Quase um em cada quatro trabalhadores experimenta exaustão mental quatro ou mais vezes por ano, enquanto 40% acreditam que é uma parte inevitável do sucesso”, destaca o relatório.

É por isso que é recomendado que as empresas gerem mudanças estruturais para reduzir tarefas repetitivas, evitar distrações constantes e estabelecer fluxos de trabalho e cronogramas claros para os funcionários. Em particular, é enfatizado estabelecer quebras na estrutura de 3 M.

Qual é a estrutura 3M para definir pausas

A estrutura 3M envolve fazer três tipos de pausas: macro, meso e micro (longa, intermediária e curta), para se desconectar completamente do estresse no trabalho e recuperar sua energia. Algo que é vital para obter um melhor desempenho nas tarefas. O descanso, em vez de ser visto como perda de tempo, deve ser interpretado como um investimento que resultará em benefícios para os trabalhadores e, portanto, para as empresas.

“Desconectar significa comunicar ao cérebro que não importa o caos ao seu redor, você está fazendo certo. O trabalho não é a coisa mais importante e você pode optar por se concentrar em algo totalmente diferente”, enfatiza o Dr. Sahar Yousef, especialista em Neurociência Cognitiva, no relatório publicado. Também esclarece que essas pausas devem ser feitas por funcionários de todas as hierarquias, incluindo gerentes.

“Para construir um local de trabalho mais favorável e agradável, é necessário reconhecer a prevalência do burnout e da síndrome do impostor e confrontá-los. Para que todos os funcionários se sintam mais felizes e engajados no trabalho, as empresas devem ajudá-los a visualizar o quadro geral para entender como seu trabalho é uma parte valiosa do todo”, conclui o relatório.

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