Google permitirá programar reuniones con Gemini en Google Calendar

La funcionalidad que permite que Gemini sugiera automáticamente nuevas franjas horarias para reprogramar reuniones, en caso de que algún invitado rechace la convocatoria inicial, comenzó a extenderse a las cuentas empresariales y educativas, según comunicó Google en el anuncio de sus recientes actualizaciones de Calendar. Este nuevo sistema, impulsado por inteligencia artificial, tiene como objetivo simplificar la coordinación de encuentros entre varios participantes, abordando una de las dificultades más frecuentes en la gestión de agendas grupales: la identificación de un momento en que todos los usuarios estén libres.

Según publicó la compañía en su blog, la herramienta utiliza Gemini para analizar tanto el calendario propio como el de otras personas con permisos compartidos, detectando compromisos previos y proponiendo los espacios disponibles más convenientes para todos los asistentes. Google detalló que el usuario puede solicitar el acceso a las agendas de posibles participantes y, a través de la opción ‘Sugerencia de horarios’, el asistente virtual identifica los momentos en los que cada integrante no registra otros eventos, optimizando la elección de fechas y horas susceptibles de reunir a todos.

El medio digital destacó que, una vez que los datos de disponibilidad han sido procesados, la inteligencia artificial de Gemini despliega una serie de propuestas de horario directamente en la interfaz de Calendar. Estas sugerencias permiten seleccionar o modificar la convocatoria con rapidez y, en caso de que uno o varios usuarios declinen la invitación inicial, la barra de reprogramaciones habilitada por Gemini facilita la elección de nuevos turnos en los que todas las partes puedan aceptar. Google comunicó que esta capacidad representa un avance en la automatización de tareas habituales en contextos laborales y académicos.

El alcance de estas funciones se encuentra limitado a ciertas versiones de pago específicas: Workspace Business (Standard y Plus), Enterprise (Standard y Plus) y Google AI Pro enfocado en el sector educativo, según consignó el anuncio de la tecnológica. Google señaló que el despliegue ya está en marcha para estos grupos y que busca responder a la necesidad de mayor eficiencia en la organización de reuniones, especialmente en instituciones donde la colaboración y la gestión simultánea de múltiples actividades resultan especialmente exigentes.

La disponibilidad compartida, uno de los principales desafíos que abordan tanto empresas como entidades educativas, sirve como base para que Gemini refine el proceso de concertar eventos, ya que el sistema prioriza los horarios donde el cruce de compromisos es mínimo. De acuerdo con la publicación de Google, la inteligencia artificial facilita que, en caso de cambios o rechazos, los organizadores no deban volver a consultar manualmente cada agenda, sino que reciban en pantalla las alternativas más óptimas en tiempo real.

Además, la compañía puntualizó que los datos utilizados por Gemini para estas sugerencias provienen exclusivamente de los calendarios a los que se haya otorgado acceso voluntario, cumpliendo con los protocolos de privacidad y uso de información propios de la plataforma Google Workspace. El desarrollo de estas herramientas forma parte de una estrategia más amplia de integración de IA en los productos de la firma, según reportó Google.

Con la introducción de estas funciones, Google Calendar expande sus capacidades más allá del simple registro y notificación de eventos, al incorporar mecanismos de análisis y propuesta que se orientan a reducir el tiempo y el esfuerzo requeridos por los usuarios para lograr consensos en temas de programación. Tal como detalló la empresa, la inclusión de Gemini responde a la creciente demanda de soluciones de automatización tanto en pequeñas organizaciones como en grandes corporativos y entornos universitarios.