Claves para deducirte los gastos de un viaje

En España, tanto las empresas como los autónomos pueden deducir ciertos gastos de viaje, siempre y cuando sean justificables y estén relaciones con la actividad económica. Por lo general, estos gastos deben estar documentados adecuadamente mediante facturas o tickets, y la Agencia Tributaria exige pruebas de que están ligados a la actividad profesional para evitar que se incluyan gastos personales.

Según Mapfre, uno de los principales puntos de interés es que los autónomos pueden deducir los gastos de viaje en el IRPF, mientras que las empresas los deducen en el Impuesto de Sociedades o el IVA. Las deducciones de IVA son más restrictivas y requieren una justificación y documentación exhaustivas.

Requisitos básicos para la deducción de gastos de viaje

Para que los gastos de viaje sean deducibles, deben cumplir con ciertos requisitos clave:

• Documentación con facturas: Es fundamental contar con facturas que detallen los gastos, las cuales deben reflejarse en la contabilidad y estar correctas para el trimestre en que se produjeron.
• Relación con la actividad económica: Los viajes deben estar directamente ligados a la actividad profesional, como asistir a reuniones de negocios, conferencias, o visitar clientes.
• Justificación con comunicaciones: Es útil tener correos electrónicos u otras comunicaciones que respalden el motivo del viaje.

Tipos de gastos de viaje deducibles

Los principales gastos deducibles incluyen:

• Kilometrajes: La deducción de los gastos de kilometraje varía según la actividad:
  • 100% en el IRPF: Autónomos cuya actividad depende completamente del uso del vehículo (transporte de mercancías, mensajería, enseñanza, etc.) pueden deducir el 100% de los gastos de kilometraje.
  • 50% en el IVA: Si el vehículo se utiliza tanto para fines profesionales como personales, solo se puede deducir el 50% del IVA de los gastos de kilometraje.
• Mantenimiento del vehículo: Incluye seguro e impuestos relacionados, siempre y cuando estén vinculados al uso profesional del coche.
• Manutención: Gastos de comidas y bebidas consumidas fuera de casa debido a la actividad profesional. Las dietas aceptadas son:
  • Hasta 26,67€ por día en España.
  • Hasta 48,08€ en el extranjero. Es necesario conservar las facturas y efectuar pagos mediante métodos electrónicos.
• Pernoctación: Gastos de alojamiento pueden ser deducidos si se justifica pernoctar fuera de casa por motivo de trabajo.
  • Hasta 53,34€ por noche en España.
  • Hasta 91,35€ en el extranjero. Es necesaria una justificación con facturas de hoteles u otros alojamientos profesionales.
• Transporte: Bolsas de viaje incluyen billetes de avión, tren, autobús, alquiler de coches y otros medios de transporte público.
• Alojamiento: Gasto esencial durante los viajes profesionales, incluye hoteles, hostales y otros tipos de alojamiento temporal.
• Gastos de representación: Comprenden comidas y cenas con clientes, entradas a eventos profesionales y otros gastos de promoción y representación.
• Material y suministros: Compras necesarias para la actividad profesional durante el viaje, justificados con facturas.
• Formación: Gastos de inscripción y asistencia a cursos, seminarios o conferencias relacionados con la actividad profesional.

Plazo para deducir los gastos de un viaje

Los gastos de viaje pueden deducirse durante los cuatro años siguientes al momento en que se produjeron. Es crucial mantener las facturas y tickets bien organizados. El uso de aplicaciones de contabilidad para digitalizar y almacenar estos documentos facilita la organización y evita pérdidas.

Para empresas y autónomos es fundamental cumplir con estos requisitos para aprovechar la deducción de gastos de viaje, optimizando así sus finanzas y garantizando la legalidad de sus deducciones fiscales.