Once consejos para enviar un e-mail

1. No envíe un correo electrónico a menos que sea necesario. Muchas veces existen fórmulas alternativas y más efectivas que el e-mail para realizar una comunicación. Tenga en cuenta que no sólo "perderá" el tiempo en escribirlo, sino que habitualmente, también recibirá una respuesta. Por lo tanto, el primer consejo antes de enviar un correo es valorar si de verdad es necesario y si va a aportarle algo.

2. Vaya directo al grano. Los peores enemigos del correo electrónico son la extensión y la ambigüedad. En la medida en que sepa resumir en pocas frases las ideas que quiere transmitir, conseguirá un tiempo muy valioso para emplear en otros menesteres que se hará extensible, de paso, al receptor de su mensaje.

3. Si lo bueno es breve, es dos veces bueno. En relación con el punto anterior, trate de ser lo más sencillo y directo posible en cada uno de sus mensajes. Probablemente, este sea uno de los puntos clave en el éxito de sus correos electrónicos.

4. Nada de formalismos en los correos habituales. Si existe cercanía con su interlocutor, puede ahorrarse esos párrafos de saludo o despedida formal que lo único que hacen es dar un toque más rococó a sus mensajes.

5. No más de dos o tres frases. Si en otros canales, como los mensajes de texto en los teléfonos móviles, o Twitter, somos capaces de comunicar en 140 caracteres, ¿por qué no hacerlo también en un correo electrónico?

6. Facilite la lectura de los e-mails largos. Si no le queda más remedio que redactar un correo electrónico, dótelo de estructura con puntos, enumeraciones, negritas o asteriscos. En el caso de enviar un informe, mejor hacerlo en archivo adjunto y acompañarlo de un par de líneas en el correo.

7. Aproveche las respuestas prediseñadas. Puede ocurrir que habitualmente tenga que enviar la misma información a diferentes personas. Para estos casos, lo mejor es utilizar la funcionalidad que ofrecen algunos servicios como GMail bajo la opción "Respuestas Prediseñadas". Le ahorrará muchísimo tiempo.

8. Lea antes de enviar. Este punto, aunque parezca obvio, no hay que descuidarlo. A veces pulsamos el botón enviar sin haber dado un repaso rápido al contenido del mensaje. Una lectura rápida antes de enviar puede ahorrarnos muchos problemas.

9. El "asunto" es el titular de su "noticia". Por eso trate de ser directo y preciso en su redacción. El asunto del mensaje debe sintetizar el contenido y ayudar a la persona que lo recibe a clasificarlo inmediatamente, para abrirlo en ese momento o después. Debe ser lo penúltimo que haga antes de enviar el correo.

10. Lo último de todo: escriba el destinatario. Efectivamente esta es la última cosa que debe hacer antes de enviar un correo electrónico, no antes. De esta forma evitará situaciones comprometidas y dirigirá la información a la persona o personas adecuadas.

11. Cuidado con el Cc y el Cco. Recuerde que el primero significa a quien copia el e-mail y el segundo es copia oculta. Es decir, los otros destinatarios no saben que llega a este último. Un error en esta distinción puede ser garrafal.