Presupuesto base cero: una herramienta crucial para reinventar el Estado y a empresas estancadas

A veces las decisiones más difíciles en una organización no son despedir a un empleado, sino aceptar que todo un área, una actividad o un proceso ya no tiene sentido. Me pasó en el 2002, después de la crisis. Teníamos un desfasaje gigante entre lo que facturábamos y lo que gastábamos, y la única manera de seguir adelante era cuestionar todo desde cero. Sí, literalmente desde cero.

El Presupuesto Base Cero es una de esas herramientas que suenan radicales, pero que se vuelven necesarias en momentos de crisis o cuando la tecnología cambia el panorama más rápido de lo que uno puede adaptarse. En teoría, es simple: luego de definir el objetivo principal de la organización, cada gasto tiene que justificarse como si fuera nuevo. ¿Es imprescindible para lograr ese objetivo?

Nada de asumir que lo que se gastó el año pasado se va a gastar este. No hay lugar para el “siempre lo hicimos así”. ¿Suena fácil? No lo es. Pero te aseguro que es transformador.

Nació en la empresa Texas Instruments, en Estados Unidos, de la mano de un gerente, Peter Pyhrr. En 1973, Jimmy Carter lo implementó en el Estado de Georgia, del que era gobernador, y tres años después a nivel federal en los Estados Unidos.

Con este proceso de “presupuesto base cero”, en lugar de asumir que vamos a cambiar un poco lo que venimos haciendo, nos preguntamos, “¿Qué haríamos si empezáramos de cero?”.

En mi experiencia, lo más difícil no fue encontrar los gastos innecesarios. Lo más difícil fue enfrentarme a mis propios sesgos y a los de mi equipo. Nos anclamos en lo que conocemos. Es lo que los psicólogos llaman el sesgo de anclaje: tendemos a basar nuestras decisiones en lo que ya hemos hecho. Si un área siempre tuvo cierto presupuesto, nuestra primera reacción es darle algo similar. Pero, ¿y si esa área ya no agrega valor? ¿Y si el área dejó de ser relevante?

Otro sesgo que nos juega en contra es el del statu quo. Esa resistencia natural al cambio, ese “siempre lo hicimos así”. En una empresa, cada gasto trata de cuidarse, trata de mantenerse, trata de que nadie lo toque. Sectores, equipos y hasta posiciones trabajan bajo el supuesto de que son imprescindibles, o, al menos, necesarios. Tan convencidos están, que suele ser tema tabú. Como líderes, es nuestra responsabilidad cuestionarlo, no sólo porque las circunstancias cambian, sino porque la inercia puede llevarnos a un camino sin salida.

Implementar el Presupuesto Base Cero en mi empresa después de la crisis del 2001 fue una de las decisiones más duras que tuve que tomar. No se trataba solo de ajustar un poco acá o allá; se trataba de repensar todo desde cero. Y lo que me quedó claro es que, en un mundo donde la tecnología cambia las reglas del juego cada día, los cambios pequeños no son suficientes.

Este enfoque me enseñó que es mejor cortar de más una vez, que de menos y tener que repetir. Fue doloroso, sí. Tuve que enfrentarme a la realidad de que ciertas áreas ya no tenían sentido, y que algunas personas que apreciaba mucho iban a tener que reinventarse o encontrar un nuevo lugar. Pero al final del proceso, la organización quedó más eficiente, más ágil, y con una perspectiva mucho más clara del futuro.

El Presupuesto Base Cero es una herramienta que nació en una empresa pero rápidamente tuvo éxito en organizaciones públicas que requerían cambios enormes. Nos ayuda a tomar decisiones financieras más racionales y efectivas, desafiando el anclaje y el statu quo, para enfocarnos en lo que realmente agrega valor. Porque, al final del día, lo más importante es asegurarnos de que cada recurso, cada peso, esté alineado con nuestros objetivos actuales, no con lo que alguna vez fue relevante.

Es duro, es incómodo, y a veces es doloroso. Pero, si de verdad queremos reinventar el Estado, no hay una opción mejor.