Warum zu viele Benachrichtigungen die Produktivität bei der Arbeit beeinträchtigen

Wissensarbeiter (diejenigen, die ihren Verstand einsetzen, Ideen analysieren und vorschlagen) verbringen 58% ihres Tages mit sich wiederholenden und irrelevanten Aufgaben, etwa 23 der 40 Stunden einer regulären Arbeitswoche.

Zu diesen Aufgaben gehören das Reagieren auf Jobbenachrichtigungen, das Suchen nach Informationen, das Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen und das Verwalten von Änderungen Prioritäten oder aktualisieren Sie den Status eines Jobs.

Die Daten stammen aus dem „Anatomy of Work Index“, der von Asana erstellt wurde und sich auf Arbeitsmanagement- und Organisationstools spezialisiert hat.

Um diesen Bericht zu erstellen, wurden 10.624 Wissensarbeiter befragt, wie sie denjenigen bekannt sind, die Aufgaben im Zusammenhang mit ihrem Wissen ausführen: Dazu gehören eine breite Palette von Berufen, von Beratern über kreative oder wissenschaftliche Autoren bis hin zu Informatikern. Grundsätzlich deckt es jeden ab, der von der Generierung von Ideen lebt; das heißt, dessen Hauptwert die Fähigkeit ist, neue Lösungen auszudenken, Daten zu analysieren und Strategien zu definieren.

In dem Bericht wird hervorgehoben, dass ständige Benachrichtigungen eine der größten Ablenkungen für diese Arbeitnehmer darstellen, da sie ihre Aufgaben erschweren und Prozesse überschatten.

Mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer fühlt sich gezwungen, sofort auf Benachrichtigungen zu reagieren, und mehr als ein Drittel fühlt sich durch ständige Warnungen überfordert.

Benachrichtigungen sind besonders ärgerlich, da sie die Klarheit und den Fokus unterbrechen, die sie zur ordnungsgemäßen Ausführung ihrer Aufgaben benötigen.

Achtundvierzig Prozent der Befragten sind der Meinung, dass Benachrichtigungen begrenzt werden könnten, wenn effizientere und produktivere Besprechungen organisiert würden, während 45 Prozent der Ansicht waren, dass klar definierte Verantwortlichkeiten die gleiche Wirkung haben würden.

Wenn jede Aufgabe eine klar festgelegte Verantwortung, einen Kontext und eine Frist hat, wird die Arbeit schneller und mit weniger Hin und Her erledigt.

Sowohl die Generation Y (Millennials) als auch die Generation Z spüren die negativen Auswirkungen von Benachrichtigungen am wahrscheinlichsten, wie im Bericht hervorgehoben.

Um diese Situation zu beheben, wurde in der Erklärung betont, dass Mitarbeiter den Modus „Nicht stören“ verwenden dürfen, damit sie Benachrichtigungen für bestimmte Zeiten aussetzen können oder erlauben Sie ihnen, Zeitblöcke im Kalender einzuräumen, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

Zu viele Anwendungen

Den Mitarbeitern steht eine Vielzahl von Tools und Technologien zur Verfügung, die ihre Aufgaben erleichtern sollen, aber manchmal hat dies den gegenteiligen Effekt. Zu viele getrennte Anwendungen, die nicht miteinander verbunden sind, erzeugen den gegenteiligen Effekt, da sie die Arbeit erschweren und verlangsamen.

Um dies zu bewältigen, wird empfohlen, technologische Integrationen zu verwenden, damit keine Aufgaben dupliziert werden müssen. Und vorher wäre es ratsam, eine Analyse durchzuführen, um zu bewerten, welche Tools wirklich wichtig sind.

Manchmal kommt es vor, dass zum Beispiel mehrere Kommunikationskanäle verwendet werden, um dasselbe zu sagen, und dies ist eine unnötige Zeitverschwendung.

Übermäßige Besprechungen

Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter führt in Besprechungen andere Aufgaben aus und nur 43% nehmen aktiv an den virtuellen Gesprächen teil.

Darüber hinaus wird mehr als ein Viertel in diesem Jahr im Vergleich zum Vorjahr eher bestimmte Aufgaben und Aktualisierungen verpassen.

Zu viele Besprechungen wirken sich auch negativ auf die Einhaltung der Fristen aus. Das versichern 24% der Befragten. Wenn es weniger unnötige virtuelle Begegnungen gäbe, hätten sie mehr Zeit, um ihre Aufgaben pünktlich zu erledigen.

Dies wird durch die Einrichtung von Besprechungen gelöst, die wirklich notwendig und wichtig sind. In diesem Sinne muss bewertet werden, ob das Meeting erforderlich ist, und es muss überprüft werden, wen jeweils angerufen werden muss, damit sich keine Personen in einer Besprechung befinden, in der Informationen ausgetauscht werden, die für ihre Aufgaben nicht relevant sind.

Fehlende Grenzen zwischen Privat- und Arbeitsleben

Remote-Arbeit oder im Hybridformat Dies wurde infolge der Pandemie verstärkt und führte zu mehreren Veränderungen, einschließlich der Herausforderung, eine klare Grenze zwischen Privat- und Berufsleben herzustellen. Die Idee des Home Office führte zunächst dazu, dass viele ohne Zeitpläne und mit vermeintlicher Flexibilität arbeiteten, die als Vorteil dargestellt wurde, aber letztendlich rund um die Uhr verfügbar war. Dies ist nichts weiter als eine subtile Möglichkeit, den Arbeitstag ohne Grenzen zu verlängern. Im Laufe der Zeit verbesserte sich das Arbeitsmanagement, aber in vielen Fällen sind die Grenzen noch unklar.

Um dieses Problem zu beheben, schlägt der Bericht vor, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern die Start- und Endzeiten ihres Arbeitstages mitteilen. Und es wird auch darauf hingewiesen, dass dieser Slogan auch von Managern erfüllt wird; das heißt, sie halten sich auch an diese Grenzen, um mit gutem Beispiel voranzugehen.

Das Syndrom des Betrügers und Erschöpfung

42% der Befragten gaben an, an Burnout und Betrüger zu leiden Syndrom. Letzteres bezieht sich auf das Gefühl, dass manche Menschen haben, dass der berufliche Erfolg, den sie haben, ihnen nicht entspricht, dass sie der Aufgabe nicht gewachsen sind, dass sie es nicht verdienen.

„Mangelnde Klarheit, Überbenachrichtigung und langwierige Treffen haben echte Folgen, die nicht nur ärgerlich sind, sondern direkt zu diesen beruflichen Risiken beitragen. Insbesondere Burnout und Imposter-Syndrom betreffen überproportional jüngere Mitarbeiter, was zu einer niedrigen Arbeitsmoral, mangelnder Kommunikation, mangelndem Engagement bei der Arbeit, mehr Fehlern und sogar zu viel Abnutzung führt. Fast jeder vierte Arbeitnehmer leidet vier oder öfter im Jahr an geistiger Erschöpfung, während 40% glauben, dass dies ein unvermeidlicher Teil des Erfolgs ist „, hebt der Bericht hervor.

Aus diesem Grund wird Unternehmen empfohlen, strukturelle Änderungen vorzunehmen, um sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren, ständige Ablenkungen zu vermeiden und klare Arbeitsabläufe und Zeitpläne für die Mitarbeiter festzulegen. Insbesondere wird betont, Brüche im 3-M-Rahmen festzulegen

Was ist der 3M-Rahmen für das Setzen von Pausen

Das 3M-Framework umfasst drei Arten von Pausen: Makro, Meso und Mikro (lang, mittel und kurz), um vollständig vom Arbeitsstress zu trennen und Ihre Energie zurückzugewinnen. Etwas, das wichtig ist, um eine bessere Leistung bei Aufgaben zu erzielen. Ruhe sollte nicht als Zeitverschwendung angesehen werden, sondern als Investition interpretiert werden, die zu Vorteilen für die Arbeitnehmer und damit für Unternehmen führt.

„Trennen bedeutet, dem Gehirn mitzuteilen, dass Sie es unabhängig vom Chaos um Sie herum richtig machen. Arbeit ist nicht das Wichtigste und Sie können sich ganz auf etwas anderes konzentrieren „, betont Dr. Sahar Yousef, Spezialist für Kognitive Neurowissenschaften, in dem veröffentlichten Bericht. Es wird auch klargestellt, dass diese Pausen von Mitarbeitern aller Hierarchien, einschließlich Managern, durchgeführt werden sollten.

„Um einen unterstützenderen und angenehmeren Arbeitsplatz zu schaffen, ist es notwendig, die Prävalenz von Burnout und Betrüger-Syndrom zu erkennen und sich ihnen zu stellen. Damit sich alle Mitarbeiter bei der Arbeit glücklicher und engagierter fühlen, müssen Unternehmen ihnen helfen, das Gesamtbild zu visualisieren, um zu verstehen, dass ihre Arbeit ein wertvoller Teil des Ganzen ist „, heißt es in dem Bericht abschließend.

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