Así se pueden compartir archivos de Drive con fecha de caducidad

La plataforma tiene una función para limitar el tiempo de acceso de otras personas a los documentos

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La plataforma permite poner fecha límite de acceso a los documentos y carpetas.
La plataforma permite poner fecha límite de acceso a los documentos y carpetas.

Drive es una herramienta de trabajo y estudio muy útil porque permite compartir archivos y documentos en la nube para que varios tengan acceso a ellos, dándoles opciones de descargarlos y editarlos.

Sin embargo, que otros puedan tener acceso ilimitado a ese documento puede ser un riesgo a futuro y para eso hay una función que permite limitar el tiempo en el que está permitido compartir.

La herramienta está pensada especialmente para compartir contenido con personas ajenas a la organización y que en un futuro no tengan cómo modificar o ver los archivos por cuestiones de seguridad o porque terminó el tiempo de trabajo con ellos.

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Cómo poner fecha de caducidad a los documentos de Drive

Es importante saber que para disfrutar de esta función la cuenta de Drive debe formar parte de Google Workspace, que es el espacio de la plataforma orientado a empresas o emprendimientos y les da un dominio para todo su trabajo.

Además, la fecha de caducidad limita el acceso para leer, editar y comentar el contenido y se puede aplicar para los archivos individuales y para carpetas. Así es el proceso para añadir la fecha de caducidad, aunque primero hay que compartir el documento:

- Abrir el archivo en Google Drive.

- Hacer clic en el botón Compartir.

- Buscar el contacto en el cuadro de búsqueda o introducir una dirección de email.

- Asignarle un rol: Lector, Comentador, Editor.

Posteriormente, será el momento de poner la fecha límite de acceso:

- Entrar de nuevo en el archivo.

- Hacer clic en el botón Compartir.

- Pulsar en la flecha, al lado del usuario, y elegir la opción Añadir caducidad.

- Por defecto, indica 30 días, pero se puede cambiar a por un día y mes.

- Al volver a Compartir, aparecerá al lado del usuario un icono de tiempo que indica que ya está activa la función.

La plataforma permite poner fecha límite de acceso a los documentos y carpetas.
La plataforma permite poner fecha límite de acceso a los documentos y carpetas.

Esta configuración se puede modificar las veces que sea necesario, ampliando o reduciendo el tiempo de caducidad, o eliminando esta limitación.

Además, es importante tener en cuenta que la fecha es individual, es decir, que el límite de tiempo se debe ajustar a cada persona a la que se le dé acceso al documento y no a un grupo.

En el caso de las carpetas el proceso es similar, solo que se debe iniciar dándole clic derecho a la carpeta, luego en Compartir y finalmente configurar la fecha de caducidad. Google asegura que se pueden “definir fechas de vencimiento para lectores y comentadores” y que si se establece “una fecha de vencimiento para un editor en una carpeta, su rol cambiará a Lector”, pero sí se puede “cambiar su rol en Comentador y conservar la fecha de vencimiento”.

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Workspace tiene más espacio

Hace un tiempo Google confirmó el aumento en la capacidad de almacenamiento para las personas y empresas que usen esta plataforma, lo que beneficia a aplicaciones como Drive que ahora pueden guardar mucha más información y compartirla.

El aumento de este aspecto será de 15 GB a 1 TB, por lo que será un crecimiento casi multiplicado por 100, que le vendrá muy bien a los emprendedores.

“Puede almacenar más de 100 tipos de archivos en Drive, incluidos PDF, archivos CAD e imágenes, y puede colaborar fácilmente y editar archivos de Microsoft Office sin convertirlos”, comunicaron.

Adicionalmente, la plataforma cuenta con protección contra malware, spam y ransomware, que son un enemigo fuerte para las empresas pequeñas y medianas.

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