Gaiarooms lleva la inteligencia artificial a la gestión de los pequeños hoteles urbanos

La cadena hotelera digital española Gaiarooms ha incorporado inteligencia artificial (IA) como parte estructural de su modelo de gestión de hoteles pequeños y medianos no profesionalizados con el objetivo de mejorar la eficiencia operativa, anticipar incidencias y reducir la carga de trabajo que no aporta valor directo a la experiencia del huésped.

La iniciativa se apoya en una integración profunda de tecnología, procesos y conocimiento operativo, y ya se encuentra plenamente implantada en sus más de 115 establecimientos repartidos en 14 ciudades de la península ibérica.

El modelo de Gaiarooms parte de una digitalización completa de la relación operativa con el huésped a través del teléfono móvil. Procesos como el 'check-in', el pago, la entrega de llaves digitales, la solicitud de asistencia o el 'check-out' se gestionan de forma centralizada, sin necesidad de recepción física.

Esta estructura permite reorganizar los flujos de trabajo y crear el contexto necesario para que la inteligencia artificial tenga un impacto real en la operación diaria de los hoteles, como explican en una nota de prensa.

Sobre esta base tecnológica, la IA actúa como un sistema interno de interpretación que cruza información procedente de distintos sistemas, como el PMS, cerraduras electrónicas, sensores, climatización o redes de comunicación, para priorizar incidencias, ordenar tareas y apoyar la toma de decisiones operativas.

"La IA no interviene sobre los elementos físicos ni ejecuta acciones directas, pero ayuda a decidir qué es urgente, qué puede esperar y qué no requiere intervención inmediata. De este modo, reduce la dependencia de la intuición individual y aporta consistencia en un entorno caracterizado por la diversidad de edificios, instalaciones y situaciones", explica el fundador y director ejecutivo de Gaiarooms, Enrique Domínguez.

Uno de los principales ámbitos de aplicación es la gestión del soporte al huésped, que se canaliza a través de múltiples vías como mensajería instantánea, correo electrónico o llamadas telefónicas. La IA analiza en tiempo real los mensajes entrantes, identifica la naturaleza de cada incidencia, la cruza con el contexto de la reserva y del establecimiento y determina su urgencia real. Además, agrupa conversaciones relacionadas y genera un resumen operativo antes de que intervenga un operador humano, lo que reduce duplicidades, tiempos de respuesta y errores en la atención.

En el caso de la atención telefónica, la IA asiste al operador en tiempo real mediante la transcripción de la llamada y la consulta automática de la base de conocimiento interna de la compañía, que incluye procedimientos, protocolos y excepciones documentadas. Asimismo, sugiere comprobaciones y pasos a seguir.

"La implementación de esta tecnología no es un proceso trivial. Requiere un desarrollo complejo, muchas pruebas, una inversión significativa y equipos altamente especializados que comprendan la operación hotelera real, más allá de la teoría". A la postre, se traduce en "una ventaja diferencial para Gaiarooms", indica Domínguez.

Además del soporte al huésped, la IA se aplica a tareas internas como la elaboración de informes, la síntesis de documentación operativa o la homogeneización de respuestas, permitiendo liberar tiempo de los equipos para funciones de mayor valor añadido.

Con este enfoque, Gaiarooms busca reforzar la viabilidad y profesionalización de hoteles pequeños y medianos integrados en entornos urbanos, contribuyendo a una gestión más eficiente y sostenible y a su conexión con la economía local.