¿Cómo superar el tedio y la horrible sensación de estar perdiendo el tiempo cuando una reunión mal dirigida se empantana en intercambios estériles, planteos poco conducentes -pero interminables- o peleas por detalles nimios que irritan al sentido común?
Una revista elaboró 10 estrategias para evitar el aburrimiento. Si su empresa está afectada por el reunionismo, un mal demasiado frecuente, estos consejos le serán de utilidad.
1. Observar los comportamientos
Mirar en vez de escuchar. Elaborar una tipología de caracteres. Intentar descifrar la expresión de cada uno de los presentes en la reunión. Además de pasatiempo, es un aprendizaje. Los gestos y actitudes de los colegas enseñan mucho. ¿Quién domina la reunión? ¿Quién logra imponer sus puntos de vista? ¿Con qué estrategia? Son todas informaciones de gran utilidad para la vida laboral.
2. Dinamizar la reunión
Preparar previamente lo que se va a decir y aprovechar todos los tiempos muertos de la discusión o los empantanamientos en planteos estériles para tomar la delantera. Intervenciones brillantes y ágiles que contrasten con la irrelevancia de lo dicho por los demás y dejen una impresión envidiable.
3. Acortar la reunión
Por ejemplo, evitar la réplica es esencial para que una discusión languidezca por falta de adversario. Cuando el debate se eterniza, nada mejor que el silencio. Nunca una pregunta o un contraargumento que relance una polémica. Mejor dejar que las cosas vayan muriendo solas. Se puede buscar solidaridad en los colegas mediante algún gesto discreto para que también ellos abandonen la polémica. Y, según el giro de la situación, se puede incluso sugerir un cuarto intermedio hasta otro día. Siempre y cuando el responsable del callejón sin salida no sea nuestro superior inmediato. En ese caso, habrá que ser más sutil.
4. Contestar e-mails atrasados
Aprovechar el tiempo para aligerar la bandeja de entrada, cargada con mensajes que no hubo tiempo de responder antes. Afortunadamente hoy es normal llevar la netbook u otros dispositivos a las reuniones. Los demás pensarán que estamos tomando nota. Eso sí, con una oreja hay que seguir la discusión, por si acaso.
5. Hacer tareas domésticas
El ritmo de la oficina nos impide organizar bien las actividades extra-laborales. ¿Por qué no aprovechar la reunión para hacer la lista del supermercado, reservar mesa en un restaurante o comprar pasajes para las próximas vacaciones? Son actividades que pueden muy bien pasar inadvertidas.
6. Conectarse con el mundo exterior
Evadirse mentalmente. Más allá de la imaginación, una forma puede ser enviar mensajes de texto o chatear con amigos que estén en ese momento en actividades muy diferentes de las nuestras. Sus respuestas pueden ser una bocanada de oxígeno para el aire enrarecido que estamos respirando...
7. Escaparse
Es lo más drástico y efectivo pero hay que encontrar una buena excusa. Hacerse llamar por un cómplice (al que se le avisa vía sms) para poder decir que tenemos una cita urgente en media hora, puede funcionar. En el peor de los casos, la necesidad de hacer una llamada puede permitirnos un recreo de 10 minutos.
8. Vencer el sueño
La lucha contra la modorra puede llevarnos un largo rato. Aunque sea natural adormecerse en una reunión de éstas, sobre todo si tiene lugar por la tarde, luego del almuerzo, no es algo bien visto. Estratagemas: levantarse para abrir las ventanas, regular la temperatura, encender la luz; mantenerse erguido en el sillón (al apoltronamiento es fatal); consumir varias tazas de café…
9. Inventar jueguitos
Si se tiene una PC, un solitario o un sudoku ayudarán a matar el tiempo. También se puede elaborar una grilla con las palabras cliché de este tipo de reuniones: plan de negocios, estrategia, posicionamiento… Cada vez que sean pronunciadas por alguno de los asistentes, se tilda la casilla correspondiente, lo que permite estar concentrado en lo que se dice.
10. Otros pasatiempos
Informarse, navegar, dibujar…