Antes de hablar de su eficaz método para domar su casilla de correo electrónico, esta es una breve presentación de un hombre enormemente famoso en Estados Unidos, pero que quizá sea menos conocido en otros países. Mark Cuban, de 64 años, es un multimillonario, principalmente famoso por ser el dueño de los Dallas Mavericks de la NBA.
Pero además de eso este empresario es propietario de 2929 Entretainment, una compañía de cine y entretenimiento y de Cost Plus Drug Company. Esta última ha generado un gran impacto en el mercado estadounidense, ya que ofrece medicamentos a precios asequibles con un método que él mismo ha transparentado. Consiste en comprar grandes cantidades de fármacos que tienen mucha demanda y venderlos con un margen de ganancia de 15%, lo que ubica esos valores muy por debajo de los de su competencia. Su compromiso, además, es ir trasladando a los precios todas las rebajas de costos que la firma vaya consiguiendo. Además, es autor del libro Cómo ganar en el deporte de los negocios, en el que describe sus experiencias en los negocios y en los deportes.
Curban, aparentemente, no es un hombre famoso inalcanzable, sino bastante accesible y pone a disposición direcciones de correo electrónico que invita a sus colegas empresarios a utilizar para hacerle consultas, pedir consejos y formular propuestas. Esto significa que las casillas de entrada de sus e-mails reciben cientos de mensajes, que el calculó, en un total de entre 750 y 1.000 solamente de emprendedores. A estos se suman los de sus colaboradores y demás personas.
El empresario asegura que los analiza a todos, aunque ese análisis no le demande en ocasiones más de 2 segundos. Muchas personas se esmeran en elaborar mensajes que llamen su atención, mientras él, que se autoproclama experto en correo electrónico elaboró un método que le resulta altamente eficaz.
Paso a paso cómo procesar más de 1.000 correos por día
1- Eliminar
Cuban explicó su principal método para controlar tanta cantidad de e-mails es “eliminar, eliminar y eliminar”. En el podcast Raising the Bar, citado por Inc., afirmó que le demanda unos 2 segundos decidir si responde un correo o lo elimina.
Pero en ocasiones, no hay necesidad de decidir con tanta rapidez su eliminación, un proceso que no tiene posibilidad de revertirse, en cambio, pueden ser archivados para ser revisados posteriormente.
Cuban recomienda que, cuando un mensaje no es relevante o no merece una respuesta, debe ser archivado para no eliminarlo y arrepentirse luego, en caso de tener que ser recuperado. De esa manera, se puede mantener limpia la bandeja de entrada sin que se pierda nada. Este es un paso crucial para lograr Inbox Zero, que una técnica de administración de correo electrónico que el experto recomendó.
2- Delegar
Cuban dijo que cuando algo llama su atención envía una respuesta rápida con preguntas. Si la persona le devuelve un correo con respuestas que considere suficientes considerará que potencialmente allí hay algo bueno.
En ese momento, derivará el correo a su equipo, delegando así la conversación en otra persona. “Tengo diferentes personas con diferentes tipos de experiencia y les pediré que profundicen y cubran las bases en las que no estoy completamente versado”, que es algo que hace muy a menudo, afirmó.
“Como fundador de una empresa, pasé años creando un equipo de expertos. Entonces, si me encuentro en una conversación por correo electrónico que sería más adecuada para alguien más especializado que yo, solo enviaré un cc (copia de carbón) a la persona relevante de mi equipo y le pediré que se haga cargo de la conversación. Confío en que tomarán una mejor decisión que yo, ya que es su área de especialización y ahora es una cosa menos en la que tengo que pensar”, dijo.
3- Filtrar
Estos dos primeros pasos es el método de Cuban para clasificar los cerca de 1.000 correos electrónicos que recibe de empresarios cada día.
Pero a esto sumó una estrategia para reducir la cantidad de correos electrónicos que recibe. En este punto aclaró que quienes busquen llamar su atención “lo peor” que pueden hacer es enviarle repetidamente correos electrónicos, ya que ante esto tiene una solución categórica y a la vez simple: crea un filtro dentro de Gmail que elimina automáticamente cualquier correo electrónico de la dirección especificada.
Si bien esto último es algo que quizá no sea relevante para muchas personas, pero es un método que puede practicarse en la vida diaria. “La mejor manera de llegar a Inbox Zero es llegar a Email Zero“, lo que significa que la mejor manera de reducir el correo electrónico es, en primer lugar, limitar la cantidad de correos electrónicos que llegan a la bandeja de entrada.
La mayoría de los sistemas de correo electrónico tienen funciones de filtrado automático que clasifican los mensajes en diferentes categorías, como “social”, “promociones”, “actualizaciones”, etc. Estas son excelentes funciones que utilizan el aprendizaje automático para mejorar la forma en que clasifican los correos electrónicos. Esta es una forma de concentrarse en los correos más importantes de inmediato y prestar atención más tarde a lo menos importante.
Incluso se puede ir un paso más allá creando filtros personalizados para eliminar de la bandeja de entrada los correos electrónicos con ciertas palabras clave. Un ejemplo sería que, si no se desea ningún correo electrónico de marketing se puede crear un filtro para mover cualquier correo electrónico que contenga la palabra “cancelar suscripción” a una carpeta diferente. Luego, se puede revisar rápidamente la carpeta una vez por semana más o menos para asegurarse de que no se le escape nada. También, en este caso puede configurarse la opción de archivar este tipo de correos, pero no sería lo más recomendable.
Si se logra controlar los cientos de correos electrónicos de la bandeja de entrada es posible que también se mejore el día a día del trabajo.
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