Pese a que no pudo ser implantado en 2025 tal y como estaba inicialmenre previsto, la tramitación del nuevo registro horario sigue avanzando. Aun así, la mayoría de empresas no están todavía preparadas para su entrada en vigor, prevista para la primera mitad de este año. Actualmente, siete de cada diez empresas en España aún no han implantado el fichaje digital, a pesar de que el reglamento para modificar el registro horario ya se encuentra en fase de dictámenes ministeriales, según un informe publicado por TeamSystem.
El nuevo registro horario quiere ir más allá del actual control de horas: no basta con anotar entrada y salida, sino que exige un fichaje digital detallado que incluya pausas, tipo de jornada y compensación de horas extra, accesible para la Inspección de Trabajo y con trazabilidad imposible de manipular. La medida busca reforzar la transparencia laboral y facilitar inspecciones. En España, el registro ya era obligatorio desde 2019, pero el debate reciente gira en torno a endurecer el sistema, hacerlo más verificable y ligado a sanciones más claras.
El estudio subraya la incertidumbre existente en torno al calendario del nuevo registro horario. Las discrepancias entre el Ministerio de Economía y el Ministerio de Trabajo sobre la fecha de aplicación han provocado que la aprobación, inicialmente prevista para 2025, no cuente ahora con una fecha definida. Esta situación se refleja en la falta de preparación tecnológica de buena parte del tejido empresarial.
El informe, elaborado a partir de 1.200 entrevistas a pequeños empresarios y trabajadores por cuenta propia, revela que el 35% de los autónomos y pymes sigue registrando la jornada laboral en papel o mediante hojas de cálculo. Solo el 10% emplea aplicaciones móviles para el control horario. Esta realidad pone de manifiesto el retraso en la adopción de soluciones digitales en comparación con otros mercados europeos.
El estudio detecta también un déficit de información y conocimiento sobre la obligatoriedad del registro digital. El 34% de los encuestados desconoce que la digitalización del registro será obligatoria y únicamente el 23% afirma estar adecuadamente informado sobre la normativa.
Sanciones de hasta 10.000 euros
La futura regulación otorgará al nuevo control horario un valor jurídico esencial para defenderse ante eventuales inspecciones y evitar sanciones económicas. Según el análisis de TeamSystem, las multas por manipulación o falseamiento de los registros pueden alcanzar los 10.000 euros por trabajador. Las infracciones leves, como errores menores en los registros, supondrán multas de hasta 750 euros, mientras que las graves, como la ausencia de registro o su inadecuada cumplimentación, podrán acarrear sanciones de hasta 7.500 euros por cada empleado afectado.
El Ministerio de Trabajo ha optado por no endurecer las sanciones inicialmente contempladas, con el objetivo de que el reglamento no tenga que afrontar un trámite parlamentario adicional. De este modo, el proceso de aprobación podría acelerarse, aunque la falta de un calendario concreto sigue generando inquietud.
Modernización de la gestión empresarial
A pesar de la inseguridad jurídica que genera el retraso en la entrada en vigor del reglamento, TeamSystem considera que la llegada del nuevo registro horario supone una oportunidad para modernizar la gestión de los recursos humanos. La empresa tecnológica prevé un incremento de la inversión empresarial en herramientas digitales que permitan cumplir con el marco normativo y, al mismo tiempo, optimizar la gestión de las ausencias, la planificación de turnos y la productividad general.
La compañía señala también que el retraso en la implementación del sistema de facturación electrónica VeriFactu se suma a la incertidumbre en torno al registro horario, y genera frustración entre asesores, profesionales y empresas, aunque también abre un espacio para una adopción progresiva y planificada de las nuevas herramientas.