Estas son las herramientas gratuitas que permiten a los autónomos cumplir con la Ley de protección de datos

Una cantidad creciente de pymes, seguramente agobiadas por las vicisitudes del día a día y por las incesantes obligaciones normativas, está buscando alternativas baratas que les permitan cumplir las exigencias del RGPD europeo y la LOPDGDD española sin tener que gastar demasiado tiempo y dinero en ello.

Pero, ante este escenario, salta una pregunta ¿Se puede cumplir la ley de protección de datos gratis, sin gastar ni un solo euro, gracias al uso de recursos gratuitos?

La respuesta es sí, existe protección de datos gratuita para autónomos. Por ejemplo, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece herramientas para ayudar a los autónomos a cumplir con la normativa de protección de datos. Estas herramientas, como Facilita RGPD, ayudan a los autónomos a implementar medidas para proteger los datos personales de sus clientes y cumplir con sus obligaciones legales. Además, existen otros recursos gratuitos que pueden ser útiles para autónomos en esta materia.

A continuación te ofrecemos una guía en la que encontrarás los que son, a nuestro juicio, los mejores recursos y herramientas para cumplir la ley de protección de datos gratis.

Documentación básica: textos legales, contratos y confidencialidad

Uno de los primeros pasos para adaptarse al RGPD es contar con los textos legales adecuados. Esto incluye políticas de privacidad, avisos legales y cláusulas de protección de datos para empleados, proveedores y formularios de contacto.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece herramientas de protección de datos gratuitas como Facilita_RGPD, una herramienta online que genera estos documentos de forma automática para negocios con tratamientos de bajo riesgo. Además, en su web se pueden encontrar modelos de cláusulas legales adaptadas a distintos contextos, como contratos laborales, acuerdos con encargados del tratamiento y documentos de confidencialidad.

No obstante, estas herramientas gratuitas, en concreto Facilita_RGPD, no son válidas para tratamientos complejos o de alto riesgo, por ejemplo en sectores como salud o educación.

Para reforzar la seguridad, también se recomienda incorporar buenas prácticas de confidencialidad interna, como limitar el acceso a datos sensibles, establecer roles y mantener una cultura de privacidad. La AEPD e INCIBE ofrecen guías gratuitas y recursos de formación para mejorar estas políticas.

La legaltech Atico34 también ofrece una guía para autónomos sobre protección de datos, incluyendo información sobre el consentimiento, seguridad de los datos, derechos ARCO y plazos de conservación.

Cookies, formularios y consentimiento informado

Uno de los aspectos más visibles del cumplimiento en la web es la gestión de cookies y formularios. En este sentido, existen herramientas para cumplir la protección de datos gratis como Cookiebot (en su plan básico para sitios con menos de 100 páginas), Complianz (plugin para WordPress) o la solución open source Tarteaucitron.js. Estas plataformas permiten obtener, gestionar y registrar el consentimiento de los usuarios de forma automatizada.

En cuanto a los formularios de contacto, suscripción o registro, soluciones como Google Forms, Jotform o Typeform permiten añadir fácilmente una casilla de aceptación de la política de privacidad. Es importante que el consentimiento sea libre, informado y verificable. Todas estas plataformas ofrecen versiones gratuitas suficientes para la mayoría de pequeños negocios.

Protección en documentos, facturación y comunicaciones internas

Los datos personales no solo se tratan online: también se almacenan y gestionan en documentos como facturas, nóminas, contratos o correos electrónicos. Su protección también debe garantizarse.

Para el envío seguro de correos, existen soluciones como Gmail con extensiones gratuitas como FlowCrypt o servicios dedicados como ProtonMail, que en su versión básica ya ofrecen cifrado punto a punto.

En lo que respecta a la facturación electrónica, herramientas como FacturaScripts (software libre) o Holded (con un plan gratuito básico) permiten emitir y almacenar documentos de forma segura.

La redacción de contratos también debe tener en cuenta la protección de datos. Para ello, la AEPD y varias asociaciones empresariales ofrecen modelos adaptados para incluir cláusulas informativas y de tratamiento de datos sin necesidad de asesoría externa.

Derechos de los usuarios, videovigilancia y registro de actividades

Toda empresa que trate datos personales debe estar preparada para responder a solicitudes de acceso, rectificación, supresión o limitación por parte de los usuarios. La AEPD pone a disposición modelos gratuitos de respuesta para estos derechos (conocidos como ARSULIPO) y guías paso a paso para su tramitación.

En cuanto al tratamiento mediante cámaras de seguridad, la ley exige informar de su existencia y uso. La AEPD ofrece carteles oficiales de videovigilancia listos para imprimir, así como una completa Guía sobre videovigilancia, que explica en qué casos es legal instalar cámaras, cómo limitar su alcance y qué obligaciones tiene el responsable.

Por último, las empresas deben llevar un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT), donde se detallen los tratamientos que realizan, su finalidad, base legal, cesiones, etc. Este registro puede elaborarse fácilmente utilizando plantillas en Excel disponibles en la AEPD o a través de Facilita_RGPD, que genera una versión adaptada a pequeños negocios.

¿Protección de datos gratis o de pago? ¿Es recomendable la ayuda de expertos?

Las herramientas gratuitas son un excelente punto de partida. Facilitan el cumplimiento básico de la normativa y permiten a muchas pequeñas empresas avanzar sin coste. Pero no lo hacen todo.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que estas herramientas no asesoran. Generan documentos estandarizados y ofrecen guías generales, pero no analizan casos concretos, no evalúan los riesgos reales ni adaptan las medidas a los procesos internos de cada empresa particular.

Por ejemplo, una política de privacidad generada por una app puede servir, pero, ¿refleja exactamente cómo se tratan los datos? ¿Se adapta a las cookies reales que utiliza la web? ¿Incluye todas las finalidades y bases legales adecuadas? Sin la revisión de expertos en protección de datos, es fácil pasar por alto detalles importantes.

Además, muchas veces las herramientas requieren configuración o conocimientos previos. Algunos formularios necesitan saber cómo gestionar consentimientos, los banners de cookies deben integrarse correctamente en la web y los registros deben mantenerse actualizados. Sin alguien que te explique cómo hacerlo, es fácil equivocarse.

En resumen, si bien no es obligatorio contratar una empresa externa de protección de datos, sí es muy recomendable para garantizar el cumplimiento de la normativa y proteger los datos personales de forma eficaz. Si se busca una solución profesional para adaptarte al RGPD sin errores, entre las empresas de protección de datos mejor valoradas se encuentran Atico34, Datax o Áudea.