Desde el 1 de agosto, los recibos de servicios públicos en Colombia comenzarán a emitirse de forma electrónica, confirmó la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). La medida afectará tanto a las empresas proveedoras de servicios como a sus usuarios, quienes deberán adaptarse a esta nueva modalidad de facturación.
El objetivo principal de esta iniciativa es reducir el uso de papel y optimizar la gestión de recursos. Aunque algunas empresas ya prepararon pilotos y pruebas para la transición, la Dian explicó que esto no supondrá un cambio inmediato en los precios o tarifas de los servicios. A largo plazo, se espera que todas las facturas impresas sean sustituidas por versiones electrónicas.
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Para los usuarios que puedan tener dificultades con la digitalización de los recibos, las empresas estarán obligadas a mantener la opción de factura impresa. Sin embargo, estas facturas físicas deberán incluir un Código Único de Factura Electrónica (Cufe) y un código QR, que permitirá a los usuarios acceder a todos los detalles de la facturación de manera digital.
Un ejemplo es el de Empresas Públicas de Medellín (EPM), que ya avanzó en la aplicación de esta medida y comenzarán a ofrecer recibos tanto impresos como digitales a partir del 1 de agosto, de acuerdo con la elección de cada usuario.
EPM anunció que deberá validar la información de facturación con la entidad correspondiente antes de enviar las facturas a los clientes y usuarios. El proceso se llevará a cabo con un documento equivalente electrónico, comúnmente conocido como factura, sin alterar los medios actuales de entrega.
Los usuarios seguirán recibiendo sus facturas por medios físicos, correo electrónico o WhatsApp, de acuerdo con su preferencia. Para aquellos que optan por el correo electrónico, la factura llegará en una carpeta comprimida (ZIP) que contiene un archivo XML con los datos de facturación y un PDF para visualización gráfica. Aquellos que no disponen de correo electrónico, seguirán recibiendo el documento en formato físico.
De igual manera, enfatizó que esta nueva medida se aplicará sin modificar el método de entrega actual, asegurando así la continuidad del servicio según las preferencias de los usuarios.
Cómo van otras empresas
- Vanti
La compañía de gas fue una de las primeras en aplicar la factura electrónica por medio de sus canales de pago. Esta opera, principalmente, en Bogotá, Cundinamarca y municipios que hacen parte del Altiplano Cundiboyacense.
- Enel Colombia
La empresa de energía que trabaja en Bogotá y Cundinamarca todavía no emitió ninguna información formal al respecto, pero se conoce que ya inició el proceso para hacerlo.
- Acueducto de Bogotá
La compañía de aguas y alcantarillado de la capital de la República informó que aplicará la medida a finales del julio.
Qué pasa con las empresas que no cumplan
Las empresas que no cumplan con la obligación de adoptar la facturación electrónica enfrentan sanciones establecidas por la Dian. Las multas pueden alcanzar hasta el 5% de las operaciones registradas, con un límite máximo de 950 unidades de valor tributario (UVT), equivalentes a $44.711,750. Además, puede imponerse un cierre temporal de tres días para los establecimientos que infrinjan la norma, según informó la entidad tributaria.
Ante estas posibles sanciones, las empresas deben adaptarse de manera urgente al sistema de facturación electrónica. La Dian destaca la necesidad de que las entidades busquen alternativas contables para hacer esta transición de manera eficiente y menos complicada. La aplicación de la facturación electrónica busca facilitar la gestión fiscal y mejorar la transparencia en las operaciones comerciales.
A pesar de las posibles sanciones, la adopción de la facturación electrónica tiene beneficios importantes para las empresas. Entre estos beneficios se incluyen deducciones fiscales y una mayor eficiencia en las transacciones comerciales. La facturación electrónica ayuda a reducir costos de envío y permite un seguimiento más eficaz del estado de cada transacción, lo que puede traducirse en mejoras operativas significativas para los negocios.