La facturación electrónica se ha transformado en un elemento esencial para las empresas en Colombia. Su implementación no solo responde a una obligación tributaria, sino que además ofrece numerosos beneficios que optimizan la operatividad y gestión empresarial. En otras palabras, la emisión electrónica cumple con las obligaciones fiscales y tributarias de forma más eficiente.
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La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha establecido que diversas personas y entidades deben expedir la factura electrónica. Estas incluyen a todas las empresas legalmente constituidas, personas naturales que tengan ingresos brutos de 3.500 Unidades de Valor Tributario, UVT.
Teniendo en cuenta la UVT de este año ($47.065), serían aquellos que vendan más de $167.7 millones al año, es decir, alrededor de $13,7 millones al mes, y los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y del Impuesto Nacional al Consumo (INC). La Dian también puede reembolsar los impuestos correspondientes a los contribuyentes mediante esta herramienta digital.
Por lo anterior, según la normativa, los que están obligados a expedir estas facturas son los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación, los comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos y los comerciantes agrícolas o ganaderos, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dian.
La factura electrónica es un equivalente funcional a una factura en papel que valida la compra-venta de bienes o la prestación de servicios. A través de ella, los contribuyentes pueden verificar sus ingresos y egresos, además de ser un documento esencial para la declaración de impuestos.
La factura digital garantiza la integridad y autenticidad de los documentos, reduciendo así el riesgo de fraudes y promoviendo la transparencia en las operaciones.
Uno de los principales beneficios de la facturación electrónica es la simplificación de los trámites administrativos. Las empresas pueden enviar y recibir facturas de manera más rápida y eficiente, evitando demoras y errores. Este sistema permite agilizar las gestiones con la Dian y proporciona información en tiempo real sobre las transacciones comerciales, facilitando la toma de decisiones y una mejor gestión financiera.
La efectividad del control fiscal es otra ventaja significativa. “La factura electrónica garantiza la integridad y autenticidad de los documentos”, se subrayó en un informe de la Dian. Además de fomentar la transparencia, ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales de manera más eficiente y evita sanciones como la clausura temporal de establecimientos. Un ejemplo notable es el caso del reconocido piqueteadero Doña Segunda, que experimentó tales medidas correctivas por incumplimientos tributarios.
Avances y desafíos en la implementación de la facturación electrónica
Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia, le dijo a Portafolio que “una comunicación más directa y concreta, junto con un soporte adaptado a las necesidades particulares de cada empresa, es crucial para superar estos desafíos”.
Silva afirma que “cada empresa es única, y en el caso de las MyPymes, se requiere una atención personalizada y un diálogo más directo y concreto.” Este enfoque es esencial debido a la diversidad de las empresas y sus respectivas realidades. A su vez, destacó el compromiso de su empresa en proporcionar el apoyo necesario para la adaptación al nuevo sistema de facturación.
Carlos Rodríguez, experto en asuntos tributarios, resalta las dificultades en sectores y regiones apartadas del país, donde la infraestructura tecnológica y la información disponible no siempre son suficientes para una adopción completa del sistema.
“Los plazos para la implementación total del sistema de facturación se han modificado, pero aun así no todos los contribuyentes de las regiones tienen la forma de hacer una implementación completa del sistema de facturación electrónica,” afirma.
Además, los constantes cambios normativos han generado confusión entre los contribuyentes. Juan Camilo Riviera, Tax Senior Counsel en Holland & Knight, comentó en el mismo medio de comunicación que “parece ser que el sistema es demasiado complicado y hay personas que no lo han logrado entender o implementar”. Riviera sugiere también la necesidad de un seguimiento más preciso por parte de la Dian para evaluar si las sanciones son proporcionales y justas. “No ha habido errores en los procesos de entrada en vigencia de la norma, lo que ha habido es demasiada normatividad cambiante,” añade.
La implementación de la facturación electrónica también enfrenta retos educativos. Según Riviera, el sistema puede ser intimidante para algunos contribuyentes, lo que sugiere una necesidad de mejorar la pedagogía y la capacitación ofrecida.
“Entendemos que de pronto las sanciones que se están imponiendo a los contribuyentes deberían tener en cuenta que no es un sistema fácil de implementar y que cambiar de una facturación no electrónica a electrónica corresponde tener toda una infraestructura para esto,” explica.