7 consejos para escribir un mail exitoso

El correo electrónico es uno de los principales medios de intercomunicación, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Aquí algunos consejos para redactar un correo claro, conciso y exitoso.

1. Ser conciso
Por lo general se reciben decenas de mails a diario de todo tipo, por eso es fundamental expresar en el asunto, con la mayor claridad posible, de qué se va a tratar el correo. "Lo ideal es resumir la temática en cuatro o cinco palabras clave. Se sugiere que sea corto por dos razones: la primera, el 90% de las personas con un teléfono inteligente tienen asociada su cuenta de correo electrónico al mismo, por lo que cuando reciben un mail, la notificación muestra, en primera instancia, el asunto del correo. Si es demasiado largo, aparece incompleto. La segunda razón es que no se refleja el verdadero contenido", destaca Fernando Aldana, co fundador y vicepresidente de Operaciones de Ventas de InQBiz, empresa dedicada al desarrollo de negocios.

2. Presentarse
En caso de que se trate del primer contacto que se hace con la persona, entonces hay que comenzar por presentarse dando el nombre, profesión y entidad a la que se pertenezca, en caso de que corresponda. Si bien parece algo evidente, mucha gente omite este paso o bien deja la presentación para el final. Y lo cierto es que si no se atrapa la atención del lector en un comienzo, se la pierde para siempre.

3. Dejar claro lo más importante

En caso de que uno ya se haya presentado, las próximas líneas deberán dedicarse a dar a conocer el motivo por el cual se escribió el mail. Como se mencionó anteriormente, la idea es ser conciso, claro e ir derecho al punto que se quiere tratar. En este sentido es vital usar oraciones cortas y sin tantas subordinadas o adjetivos.

Una prueba sencilla para saber si el texto fluye de manera fluida es dejarlo descansar un rato y luego volver a leerlo. Si se entiende el concepto de manera sencilla entonces está bien. Si en cambio, es necesario releer las oraciones dos o tres veces, hay algo que no funciona.

Escribir de forma rebuscada no implica sofisticación ni buena prosa. Además, suele expulsar al lector del texto y si lo que se busca es una comunicación efectiva, hay que evitar que esto suceda.

4. El registro

¿Formal o informal? Esto dependerá de la confianza que se tenga con la persona y del contexto en el cual se realice este tipo de comunicación. ¿Es la primera vez que se contacta a la persona o ya se intercambiaron varios mails?

Aldana sugiere mencionar el nombre de la persona que refiere el contacto con el remitente. "Por ejemplo: "Estimado Sr. González: Después de hablar con el Lic. Gómez me pongo en contacto con usted, para…" Es claro que nos leerán de forma positiva, y aumentamos las chances para conseguir nuestro propósito", detalla el especialista.

5. Cuidar la ortografía

Prestar atención a esta cuestión no es algo menor. Demuestra que uno se tomó el tiempo necesario para escribir el mail. Esto denota, entre otras cosas, que uno prestó atención y que considera que tanto el mensaje como el lector son asuntos importantes.

6. Despedirse

Así como es importante hacer un saludo inicial, también corresponde dar un cierre a la comunicación.

7. Hacer una revisión final

Después de haber concluido con el mensaje, hay que releer todo y prestar atención, por empezar, al escrito en sí: ¿el motivo del mail quedó claro? ¿El registro es adecuado? ¿No hay faltas de ortografía? Luego hay que verificar si se puso en copia a toda la gente que corresponda y si se adjuntaron los documentos correspondientes.

Un mail bien redactado no asegura el éxito pero sí aumenta las chances de que se logre el objetivo. "El correo simplemente será un medio que, si lo usamos con inteligencia y estrategia, tendremos altas oportunidades de conseguir una respuesta positiva y nuestros objetivos cada vez serán mejores. La actitud y la determinación son las principales aliadas que nos ayudarán a obtener lo que buscamos", concluye Aldana.