A partir del próximo 1 de julio, todas las empresas y autónomos en España estarán obligados a utilizar un software de facturación compatible con el sistema Verifactu para remitir sus facturas a la Agencia Tributaria. Se trata de una medida impulsada por la Ley Antifraude de noviembre de 2021, que busca aumentar la transparencia y combatir el fraude fiscal en las operaciones comerciales.
De esta manera, Verifactu establece la obligación para los empresarios de generar y registrar sus facturas en un formato electrónico determinado, enviándolas de forma automática a la Agencia Tributaria. Cada factura emitida recibirá un código único (CIF), lo que permitirá a Hacienda identificar y supervisar todas las transacciones.
El sistema también opera como un registro centralizado de facturas, proporcionando a la AEAT acceso directo a la información de todas las facturas emitidas y recibidas por una empresa. Esto facilita la detección y corrección rápida de posibles errores o irregularidades.
Sin embargo, según el Informe Emprende elaborado por el software de gestión de negocios Holded, junto con Visma y la consultoría Kantar, solo el 7% de las pymes españolas están listas para adaptarse a esta transición digital. Y es que este proceso presenta desafíos significativos, especialmente para aquellas pequeñas empresas que aún dependen de métodos tradicionales.
A nivel global, menos del 60% de las empresas utiliza actualmente software para facturación y solo el 22% utiliza software en la nube, lo que, según Holded, refleja una baja adopción de estas herramientas en comparación con otras regiones europeas.
Y es que, a pesar del avance de la tecnología, todavía un 19% de los empresarios confía en hojas de cálculo y un 13% utiliza métodos tradicionales como papel y lápiz, lo que anticipa posibles dificultades del groso del tejido empresarial de nuestro país en la transición hacia la facturación electrónica obligatoria.
El fin de las facturas tradicionales
En los próximos dos años todas las empresas y autónomos estarán obligados a emitir sus facturas en formato electrónico, por lo que ya no podrán hacerlo en formato PDF o elaboradas con aplicaciones como Excel o Word. Así se extrae de la Ley Crea y Crece (técnicamente conocida como Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas) del pasado año 2022, que amplía “la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales”.
Concretamente el artículo 12 de la Ley especifica que “Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales”. Se trata de una norma que comenzará a aplicarse de manera gradual. Por un lado, las compañías que facturan más de ocho millones de euros anuales, tendrán un plazo de un año para intentar cumplirlo, mientras que las empresas que facturen menos, así como los autónomos, tendrán dos años para implementarlo.
Además, la mayoría de las empresas deberán expedir y remitir facturas electrónicas también en sus relaciones con particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente (salvo las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos).
El mismo artículo especifica que “las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica”, es decir, que las facturas deben realizarse y enviarse mediante aplicaciones autorizadas, y siempre cumpliendo con la normativa, lo que excluye los recibos emitidos en formatos como Excel, Word, PDF o en papel (aunque las facturas a particulares estarán excluidas de esta restricción, por el momento), ya que no cumplen con los requisitos de la Ley Antifraude, mientras que sí se aceptarán otros formatos como: XML CII (CEFACT de la ONU), UBL (Universal Business Language), EDIFACT (norma ISO 9735) o Facturae, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT)