Declaración de renta 2026: estos son los documentos que debe verificar antes de liquidar este impuesto, según la Dian

Para hacer la declaración de renta en Colombia, la Dian exige verificar si la persona está obligada a declarar y luego reunir los soportes del año gravable correspondiente, porque el contenido del formulario, las deducciones permitidas y los pasos previos cambian según el tipo de obligación tributaria y si el contribuyente lleva contabilidad.

Antes de entrar al portal oficial, la entidad exige tener disponible una copia actualizada del Registro Único Tributario, RUT, y conservar todos los documentos de respaldo. Esa documentación debe permitir establecer el patrimonio, los ingresos, las deudas, las deducciones, los gastos procedentes y los descuentos aplicables con corte al 31 de diciembre de 2025.

En los casos de personas obligadas a llevar contabilidad, o que hayan optado por hacerlo, hay un paso adicional antes de presentar la declaración: diligenciar y presentar la conciliación fiscal en el formato 2517.

De acuerdo con la Resolución 000071 del 28 de octubre de 2019, modificada por la Resolución 000027 del 24 de marzo de 2021, ese reporte se presenta por los servicios digitales de la Dian cuando el contribuyente declara en el formulario 210 y obtuvo ingresos brutos fiscales iguales o superiores a 45.000 UVT en el período gravable objeto de conciliación.

Para determinar el patrimonio, la entidad pide documentos que acrediten la titularidad de bienes, derechos, inversiones y obligaciones. Entre ellos figuran certificados o extractos de cuentas de ahorro y corrientes, certificados de inversiones como CDT, bonos, derechos fiduciarios e inversiones obligatorias, además de declaraciones o estados de cuenta del impuesto predial de los inmuebles.

También se requieren escrituras de adquisición de bienes inmuebles o certificados de instrumentos públicos, facturas de compra o documentos que acrediten el valor de adquisición de vehículos y la relación de muebles, enseres, maquinaria y equipo por su valor de compra más adiciones y mejoras.

En el caso de bienes incorporales, la entidad incluye avalúos técnicos de activos como el good will, los derechos de autor y la propiedad industrial, literaria, artística o científica.

Las deudas y cuentas por cobrar deben estar respaldadas con letras, pagarés, hipotecas y demás documentos que cumplan los requisitos legales. La Dian precisa que esos valores deben estar certificados con corte al 31 de diciembre de 2025.

Para establecer los ingresos del año gravable, el contribuyente debe contar con certificados de ingresos y retenciones por pagos laborales y demás rentas de trabajo. También debe tener soportes de honorarios, comisiones, servicios, rendimientos financieros, dividendos y participaciones, utilidades repartidas por sociedades liquidadas y pagos por seguros de vida.

La lista incluye documentos más específicos para ciertos casos: certificaciones sobre cesantías e intereses, salario básico de oficiales o suboficiales de las Fuerzas Militares o de la Policía Nacional, bonificación por retiro voluntario en situaciones definidas por la Ley 44 de 1990, indemnizaciones por accidentes de trabajo o enfermedad, compensaciones por muerte de integrantes de la fuerza pública y certificados de indemnizaciones sustitutivas de pensión o devoluciones de saldos de ahorro pensional.

La entidad también pide soportes sobre prima especial y prima de costo de vida para servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores, así como la documentación correspondiente a funcionarios de plantas en el exterior que sigan siendo residentes fiscales en el país.

A eso se suman certificados de pagos de recompensas, ingresos por Incentivo a la Capitalización Rural, ICR o AIS, pagos por alimentación hechos por el empleador y constancias expedidas por autoridades competentes para exenciones aplicables a extranjeros en tratados o convenios internacionales.

<b>El portal transaccional permite revisar una declaración sugerida y corregir inconsistencias</b>

Si la persona está obligada a declarar, debe ingresar al sitio oficial de la Dian y entrar al Portal Transaccional como usuario registrado. Allí debe seleccionar la opción a nombre propio, digitar su documento y contraseña, y luego escoger la alternativa para presentar la declaración de renta o diligenciar el formulario 210.

Después de seleccionar el año gravable y crear la declaración, el sistema formula preguntas sobre residencia fiscal. Con esa información, presenta una declaración sugerida construida con los datos reportados por terceros, que el contribuyente puede aceptar o modificar si detecta inconsistencias o información faltante.

La revisión previa es obligatoria en la práctica: patrimonio, ingresos, deducciones y retenciones en la fuente deben coincidir con los soportes. Cuando el borrador esté correcto, el usuario debe firmarlo electrónicamente con un código de seguridad enviado al correo y luego presentarlo.

Si la declaración arroja saldo a pagar, el sistema permite generar el recibo y pagar en línea por PSE o imprimirlo en impresora láser para cancelar en entidades bancarias autorizadas. El trámite debe hacerse dentro de las fechas del calendario tributario fijadas según los dos últimos dígitos de la cédula, sin contar el dígito de verificación.

<b>Las deducciones y los costos solo proceden si tienen soporte y relación con la renta</b>

Para determinar deducciones, gastos procedentes y descuentos, la entidad exige documentos que prueben pagos hechos en 2025 y que tengan relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con la actividad generadora de renta. Entre los soportes se cuentan certificados de intereses por préstamos de vivienda, pagos de salud, inversiones, donaciones y facturas de gastos con el valor total correspondiente.

También se incluyen relaciones de pagos a empleados por sueldos, bonificaciones, vacaciones y cesantías, junto con certificados de aportes a cajas de compensación, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, empresas promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales y fondos de pensiones. La lista incorpora pagos por impuesto de Industria y Comercio, Avisos y Tableros y Predial, además de certificaciones para acreditar la deducción por dependientes económicos cuando aplique.

En el caso de trabajadores independientes, el numeral cuatro del artículo 336 del Estatuto Tributario establece que en la depuración de las rentas no laborales y de capital se pueden restar los costos y gastos que cumplan los requisitos generales de procedencia y que sean imputables a esas rentas específicas.

La misma regla se extiende a rentas de trabajo provenientes de honorarios o compensaciones por servicios personales dentro de una actividad profesional independiente.

La norma añade que los contribuyentes a quienes se aplique el parágrafo cinco del artículo 206 del Estatuto Tributario deben escoger entre restar costos y gastos procedentes o aplicar la renta exenta prevista en el numeral 10 del mismo artículo. Esa elección define qué beneficios fiscales se reflejan en la declaración.

El formulario 210 es el documento que utilizan las personas naturales y las sucesiones ilíquidas con residencia fiscal en Colombia para declarar el impuesto sobre la renta y complementarios. Allí se reportan la cédula general, con ingresos por trabajo, honorarios, arriendos, rendimientos financieros y otras fuentes; la cédula de pensiones; la cédula de dividendos y participaciones; el patrimonio al 31 de diciembre; y las deducciones y rentas exentas como salud, pensión, intereses de vivienda o dependientes económicos.