Toda empresa desea reducir gastos, en especial si estos afectan la estabilidad económica y el rendimiento financiero. Sin embargo, y aunque parezca una tarea necesaria, no siempre resulta fácil prescindir de compras, egresos y consumos.
La mayoría de gastos y egresos indeseados más comunes provienen de errores manuales y una mala organización contable. Saber identificarlos debe convertirse en una prioridad para alcanzar la estabilidad financiera.
En ese sentido, evaluar estratégicamente cuáles de ellos se deben suprimir debe ser un trabajo que optimice de manera tangible la economía de una empresa y brinde una guía para saber eliminar —o al menos reducir— gastos innecesarios permanentemente, generando una cultura financiera más moderada al interior de cualquier compañía.
“Aunque parezcan inofensivos, estos gastos terminan afectando seriamente el buen comportamiento financiero de una empresa. Por pequeños que sean, los efectos de estos egresos terminarán haciéndose notar hasta tocar el volumen de utilidades y ganancias, opacando cualquier esfuerzo por alcanzar una consolidación financiera”, indicó Ariel Puga, VP of Corporate Sales de Rindegastos para Latinoamérica.
Y pese a que muchos egresos están contemplados en el presupuesto de cada empresa, se diferencian de los gastos en su importancia para el funcionamiento de actividades como compras, nómina, soporte tecnológico, entre otros movimientos que están vinculados a la productividad y en general al capital de una compañía.
Según el especialista, los gastos innecesarios se pueden identificar porque se ven como una opción para satisfacer necesidades vacías, a través de una mala regulación y calendarización en los balances de consumo, extendiéndose gradualmente por todas las áreas de una empresa hasta que se hace difícil erradicarlos.
Asimismo, Puga explicó que hay cinco tipos de gastos cada vez más comunes al interior de las empresas que se deben evitar con el fin de canalizar mejor el presupuesto interno y, finalmente, generar un mejor rendimiento financiero.
1. Gastos duplicados: además de ser altamente susceptibles de generar un fraude, proyectan una mala regulación de los recursos y se presentan por una falta de orden administrativo. Suelen comprometer cantidades importantes de dinero por descuidos u omisiones, y sus riesgos incluyen pérdidas parciales o totales. Digitalizar los procesos contables a través de herramientas como Rindegastos, elimina de tajo los gastos duplicados y otros errores manuales que surgen de manera recurrente con el manejo de plantillas, soportes y facturas.
2. Recursos provenientes de un uso indiscriminado de la caja chica: las sumas que se toman de la caja chica suelen estar destinadas para emergencias como pagos inmediatos o cumplimiento de abonos, por lo que recurrir a este dinero para compromisos con una implicación contable pueden dar lugar a imprecisiones en los resultados financieros mensuales y provocar confusiones en el manejo del capital.
3. Multas económicas: además de dedicar una parte del presupuesto que no estaba contemplada, las sanciones afectan la reputación de una compañía y suelen conducir a imposiciones de carácter legal, generalmente provenientes de instituciones bancarias, gubernamentales y de seguridad pública, que resultan en más aportes imprevistos a corto y mediano plazo.
4. Comisiones innecesarias: Los intereses corrientes o por mora son el mejor ejemplo de este tipo de gastos y se les atribuye a amortizaciones generadas por servicios crediticios. Lo ideal en este caso no es prescindir del endeudamiento, el cual es necesario para el crecimiento de muchas empresas, sino saber identificar los montos extra que surgirán producto de una amortización poco conveniente para evitarlos e incluso recuperar o compensar los fondos invertidos.
5. Pagos excesivos a proveedores o servicios: es importante reconocer cuando el pago a proveedores, intermediarios o servicios dejan de ser egresos indispensables para convertirse en gastos sobrantes o redundantes. Por ello, es clave recurrir a los balances generales para evaluar si dichos gastos se pueden recortar, o bien, hacer una selección justa entre distintos precios del mercado, tipos de servicio y proveedores que sean más rentables a largo plazo.
Una de las herramientas infalibles para mantener los gastos innecesarios bajo control es la digitalización. “Prevenir las salidas de dinero indeseables es hoy más fácil para cualquier empresa gracias al despliegue de plataformas y aplicaciones que reducen ese trabajo a través de tecnología contable que pueden reconocer errores, limitar compras, automatizar pagos, pero sobre todo ayudar a diseñar y llevar presupuestos de acuerdo a las necesidades exclusivas y el contexto financiero de cada empresa”, comentó Puga.
Por esta razón, la planificación y una gestión acertada de gastos no tienen por qué recaer exclusivamente en el personal de un equipo financiero o contable cuando se puede optimizar recursos de manera anticipada con el uso de estas herramientas tecnológicas. A medida que más empresas accedan a configurar sus finanzas a través de estas plataformas cada gasto estará categorizado, detectando pérdidas de dinero y oportunidades de ahorro, impulsando así el rendimiento económico deseado.