La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) aclaró que la retención en la fuente, herramienta de control para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, que permite el recaudo de los impuestos, en lo posible, dentro del mismo ejercicio gravable en que se causen, es obligatoria para empresas y personas naturales, por lo que advirtió que el incumplimiento en los plazos de pago expone a los contribuyentes a sanciones tributarias y costos adicionales.
Según el concepto 017321 int 2028, cada declaración mensual de retención constituye una obligación autónoma e independiente del pago anual del impuesto de renta.
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La retención en la fuente funciona como un mecanismo clave de recaudo anticipado. Tiene como objetivo, según la Dian, de conseguir de manera gradual que “el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause”. El sistema no representa un tributo adicional, sino que adelanta parte del pago de obligaciones como el impuesto de renta, el impuesto sobre las ventas (IVA), el impuesto de industria y comercio (ICA), el impuesto de timbre y el gravamen a los movimientos financieros.
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Así, el Estado asegura que los recursos ingresen durante el periodo en que se generan.
Cuándo se aplica el procedimiento
El procedimiento aplica cuando un contribuyente paga bienes o servicios. En ese caso, el agente de retención —que puede ser persona natural, jurídica, entidad pública, fondo, consorcio, comunidad organizada, unión temporal u otras figuras que señala la ley— debe retener el porcentaje correspondiente y consignarlo a la entidad tributaria. Además, está obligado a emitir un certificado al sujeto pasivo, que servirá como soporte para la declaración de sus impuestos.
La condición de agente de retención para personas naturales depende de desarrollar actividades comerciales y de que los ingresos brutos o patrimonio bruto en el año anterior hayan sobrepasado 30.000 UVT ($1.493.970.000). Tanto estas personas como las jurídicas deben cumplir con la retención en la fuente en los términos establecidos por la normativa vigente.
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Existen también los autorretenedores, definidos por la Dian como los propios contribuyentes que descuentan el porcentaje debido sobre sus ingresos y lo consignan mensualmente ante la administración tributaria. Según el concepto oficial, “el autorretenedor es, en efecto, contribuyente de la suma que se retiene. Por ende, responsable directo del pago del tributo”. Dicha doble condición significa una responsabilidad fiscal directa e intransferible.
La obligatoriedad incluye también presentar y pagar la declaración mensual según el calendario tributario. La Dian resalta que “cada declaración de retención en la fuente comprende una obligación tributaria independiente, que no se extingue por el cumplimiento de la obligación sustancial”. Es decir, el pago del impuesto anual de renta no elimina los saldos pendientes derivados de las retenciones mensuales declaradas y no pagadas.
Si el contribuyente declara y omite el pago total de los valores retenidos, el monto se considera en mora y genera intereses moratorios desde el primer día de retraso, de acuerdo con el artículo 634 del Estatuto Tributario. Estos intereses se calculan por cada día calendario de retraso y deben pagarse aunque el impuesto anual se haya cubierto posteriormente.
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Declaraciones son “ineficaces”
Advierte la entidad tributaria que las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total “son ineficaces, no producen efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo”. Sin embargo, mientras no se presente la declaración en debida forma, el documento “se entiende como una obligación clara, expresa y exigible” y puede utilizarse como soporte en procesos de cobro coactivo, así como para la liquidación de intereses y sanciones.
Así, una declaración sin pago, aunque es ineficaz formalmente, es la base legal para que se inicien procedimientos de cobro y se calculen sanciones, lo que sirve de respaldo para exigir el cumplimiento de la obligación retenida, incluso, si el impuesto anual está liquidado.
Dichas precisiones tienen un impacto sobre la gestión financiera y tributaria de las empresas y personas naturales. Cada declaración mensual implica una responsabilidad jurídica específica: la omisión en el pago puede derivar en intereses moratorios, sanciones y procesos de cobro que generan mayores costos y afectan el flujo de caja del contribuyente.
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Control interno robusto
Ante el panorama, el concepto recalca la importancia de mantener controles internos robustos y una supervisión efectiva del cumplimiento fiscal. De esta manera, omitir el pago asociado a la declaración mensual puede dar lugar a obligaciones financieras adicionales y procedimientos coactivos en el régimen tributario colombiano.
Declarar sin pagar no exime de consecuencias, este acto puede generar costos financieros superiores y desencadenar mecanismos de cobro administrativo por parte de la autoridad fiscal.