¿El mail es historia? Empresas buscan vías alternativas de comunicación corporativa

A casi 50 años del primer correo electrónico, su existencia en las empresas nunca se había cuestionado. Hasta ahora, que la aparición de canales de comunicación más poderosos y plataformas sobre redes sociales se presentan como más atractivos y eficientes para la comunicación entre las personas dentro de las empresas.

Es que la multiconectividad avanza a gran velocidad y muchas veces no es capaz de canalizar las demandas de las distintas áreas que componen una empresa. Hoy no es suficiente con el correo electrónico para distribuir tareas, para comunicar avances o informar noticias relevantes. El email se muestra lento y poco dinámico para responder a la velocidad con la que suceden las cosas.

Snoop Consulting es una consultora tecnológica multipremiada en áreas clave como innovación y estrategia, que actualmente finalizó la implementación de Workplace, la red social empresarial de uso interno creada por Facebook que permite conectar diferentes niveles de la organización con una interfaz conocida por todos. Y con la innovación se convirtió en la primera empresa de transformación digital en implementar esa red social en la Argentina.

"En seis meses esperamos no utilizar más el correo y el chat interno. Estoy seguro de que en el futuro esto será común en todas las empresas", señaló Gustavo Guaragna, CEO de Snoop Consulting. En tanto Germán Torres, ejecutivo a cargo de las Prácticas de Change Management de la consultora, destacó: "Ya estamos realizando las transmisiones en vivo de capacitaciones y reuniones, encuestas y las comunicaciones de recursos humanos y ciertas transacciones de negocio. Nunca vimos algo así antes, en las primeras dos semanas conseguimos una adopción del 95%".

Así, por ejemplo, en un futuro no muy lejano, en lugar de tomar nota en una reunión, se transmitirá en vivo y el video queda disponible para todos los interesados. Es el paradigma de la abundancia digital, donde guardar y compartir un video cuesta lo mismo que enviar una pizza por delivery: nada.

Uno de los principales problemas del email es el spam corporativo, todo el correo basura que se genera internamente (y sin intención) al poner en copia a otros colaboradores "por si acaso…" o los famosos mails "FYI" (para su información). Esto genera una falsa sensación de "notificado" o "yo avisé". También está el problema opuesto: no informar a alguien involucrado en un tema, por desconocimiento de ese interés u obligación.

Las organizaciones montaron procesos críticos sobre una plataforma pensada 50 años atrás, con otras limitaciones, paradigmas y valores. Como en muchas otras organizaciones, cuando el mail no fue suficiente, se implementaron redes sociales corporativas (antes de Workplace se implementaron dos plataformas corporativas) para satisfacer la demanda de usuarios cada vez más sofisticados respecto de la comunicación. A su vez los grupos de interés internos creaban y usaban otras herramientas para chat y redes sociales en las cuales colaboraban.

Otro aspecto a resolver fue rediseñar la comunicación interna en una herramienta 100% social. Hay información que se comunica de forma obligatoria, otra que es en función del interés, de cuán relevante es un tópico según el contenido y a quién esté dirigida esa información. Estas herramientas son muy poderosas y aprenden de los hábitos de los usuarios, permitiendo comunicar selectivamente además de verificar automáticamente quién recibió y visitó las publicaciones.

Sería algo así como una conversación permanente y ordenada de todos los actores en cada área de interés (ya sea un proyecto, un proceso o una práctica de negocios). El volumen y calidad de información que circula está creciendo exponencialmente y la integración entre personas está generando nuevas redes internas que aceleran nuestra capacidad de innovar. Será cuestión de ver cómo las compañías se adaptan a los tiempos que corren.

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