Cómo las empresas deben adecuar la emisión de notas de crédito y débito

La AFIP está avanzando en el control sobre el pago de impuestos de las empresas, aprovechando los datos que ya posee sobre los comprobantes (facturas, notas de Crédito, notas de débito, retenciones, etc.) emitidos y recibidos. Su objetivo final es la implementación del Libro IVA Digital (compras y ventas) para lo cual ya ha establecido un cronograma.

Como parte de este proceso, detectó que con frecuencia existe –mayormente en el sector del retail– una duplicidad de comprobantes registrados ante dicha agencia para la misma operación. Esto sucede porque muchas veces las cadenas de supermercados emiten comprobantes ajustando directamente las facturas recibidas de sus proveedores, sin esperar la emisión de Notas de Crédito. Dado que esta modalidad conspira contra la puesta en marcha del mencionado “Libro IVA Digital”, la AFIP emitió la resolución 4540/19 en pos de corregir esta práctica, evitando que una empresa pueda emitir notas de débito / crédito que modifiquen facturas que no emitió.

Esta normativa, que fue prorrogada y entrará en vigencia a partir del 1 de julio, establece que sólo los sujetos que emitieron los comprobantes por las operaciones originarias podrán emitir las notas de crédito y/o débito que los modifiquen, en concepto de descuentos, bonificaciones, quitas, devoluciones, rescisiones, intereses, etc., y establecer claramente que se encuentran relacionadas a una o más facturas o documentos equivalentes emitidos previamente y el motivo.

Es de destacar que el impacto de impedir que los clientes puedan emitir Notas de débitos a los proveedores es altísimo. En especial, cuando las empresas manejan un alto volumen de comprobantes recibidos (por ejemplo en el segmento retail un supermercado a su proveedor) como así también de comprobantes emitidos (por la liquidación de transportistas, por caso).

En este sentido, es muy importante que las empresas cuenten con sólidos mecanismos para poder solicitarle a sus proveedores la emisión de una nota de crédito o débito que ajusten las facturas recibidas. Las maneras de hacerlo son múltiples, pero en el caso de gestionar un gran número de comprobantes y proveedores, la forma “manual” puede ocasionar serios inconvenientes de gestión y altos costos ocultos, en particular si se manejan volúmenes significativos de comprobantes y proveedores.

Por eso, es clave no esperar a último momento y revisar nuestros procesos para lograr una implementación efectiva. En línea con esto, la utilización de una plataforma que permita automatizar el intercambio de documentos resulta una alternativa muy efectiva y segura. Por ejemplo, permite que todos los pedidos de Notas de Crédito o Débito queden referenciados directamente con las facturas que se desean modificar.

El autor es Gerente de Producto Planexware