Sin digitalización, los edificios públicos colapsan por el papel

En la actualidad, existe otra crisis en el sector público que debe ser superada. A los problemas de roedores, murciélagos y cucarachas que están fuera de control, se suma la conservación adecuada y falta de espacio para los expedientes. La salida es la digitalización documental, que posee ventajas jurídicas y administrativas que garantizan, entre otras cuestiones, mayor perdurabilidad, la utilización de menor espacio y/o volumen físico, la recuperación permanente de los contenidos con pleno valor jurídico y probatorio, junto con la simplificación de su búsqueda y consulta vía web. La creación de valor en la era digital es clave para un Estado Presente.

Días antes de declararse el aislamiento social, preventivo y obligatorio por el COVID-19, se hizo público que frente a Comodoro Py se dispuso un espacio con 32 contenedores a la intemperie, con la finalidad de conservar la documentación de causas en proceso. También por la falta de espacio, otra parte de la información se trasladó al Edificio Libertad, sede de la Armada, donde tuvieron que colocar rejas a una habitación para garantizar que la documentación quede bajo resguardo.

Otro ejemplo conocido es el del Tribunal Oral Federal 4 (TOF 4) que posee una enorme cantidad de expedientes apilados uno al lado del otro, marcando el camino que debe seguirse para llegar a algunas oficinas. Quienes conocen los juzgados de instrucción explican que la situación es similar. Muchos cuentan aún con las antiguas celdas, que en la actualidad se convirtieron en archivos de causas viejas, para hacer lugar a nuevos expedientes.

A los roedores y cucarachas de siempre, el gremio judicial denunció la presencia de murciélagos en el edificio de calle Inmigrantes. Ahora con la ausencia del personal en esos espacios, las plagas se multiplican sin control contaminando la documentación que luego deberá ser manipulada para la consecución de los trámites.

Muchas instituciones son propietarias o alquilan edificios solo para archivar papeles porque en sus oficinas “no hay espacio que aguante”. Otro caso emblemático es el archivo de AYSA, que se formó a partir de la aprobación del Reglamento para la instalación del sistema domiciliario, propuesto por la Comisión de Obras de Salubridad en 1887. En ese momento, se determinó la obligatoriedad de presentar planos reglamentarios para solicitar la conexión a los servicios de agua y cloaca. Allí, se reúne la información de 322.000 inmuebles de la Capital Federal desde el año 1889 hasta el año 1993, totalizando unos 2.800.000 planos aproximadamente.

Además, el archivo en papel también configura potenciales situaciones de inseguridad. Aún recuerdo las terribles imágenes televisivas del incendio y consecuente derrumbe de un archivo de expedientes de Iron Mountain, en febrero del 2014, donde diez personas murieron, entre bomberos y rescatistas, mientras que otras siete resultaron gravemente heridas. Más atrás en el tiempo, en 2003 dos pisos donde había archivos (el segundo y el tercero) en la Secretaría de Industria, Comercio y de la Pequeña y Mediana Empresa de la Nación, ubicada en Chacabuco y diagonal Julio A. Roca, sufrieron un incendio donde seis dotaciones de bomberos trabajaron para apagar el fuego, perdiéndose la mayor parte de la documentación.

Estos ejemplos pueden trasladarse a cualquier organismo del Estado, en donde existen miles de metros cuadrados, ocupados por expedientes en papel.

En este contexto, las unidades de vinculación tecnológica (Ley 23.877) sabemos que los problemas técnicos tienen soluciones técnicas. El actual gobierno ha reorganizado en tiempo récord los recursos humanos y materiales disponibles. Entre ellos, valorizando y aprovechando las inversiones efectuadas en modernización tecnológica efectuadas en la última década y que ahora permite desarrollar eficazmente trabajos esenciales.

En medio de la cuarentena la demanda por soluciones digitales para la prestación de servicios públicos a distancia ha alcanzado niveles inéditos. Porque, mientras los edificios públicos permanecen cerrados, el mundo sigue girando. Nuevos nacimientos y defunciones tienen que ser registrados. El Estado necesita continuar recaudando impuestos por la AFIP. Algunas personas necesitan escriturar una vivienda o realizar la transferencia de un automotor. Otros ciudadanos requieren el seguro de desempleo, mientras que otros tantos se jubilan. También hay quienes, tramitan el nuevo bono extraordinario de $10.000 del Ingreso Familiar de Emergencia (IFE) otorgado por el Gobierno. Por su parte organismos como la Anses habilitan una atención virtual disponible durante el día, en donde llegan a registrarse unos 25.000 trámites diarios.

Otro de los objetivos de la digitalización es evitar que el ciudadano tenga que aportar información ya obrante en la Administración. Es decir, se debe seguir trabajando por una gestión digital inteligente, para no requerir presentación de “datos” constantemente.

En este contexto, los nuevos proyectos, siguen avanzando día a día. Nuestra Institución Tecnológica –CEDyAT– junto a los profesionales de Estratec, ha desarrollado una solución de participación ciudadana con arquitectura de nube, que permite que los bonaerenses puedan realizar denuncias online en violaciones de la cuarentena, casos de robo, venta de drogas o corrupción policial, desde su celular, tablet o desde una computadora a través de una página web, sin necesidad de ir a la comisaría. La App Gratuita “Seguridad Provincia” junto con el SID – Sistema de Información Delictual disponible en las Comisarías, también contribuyó a generar un “mapa del delito”.

La crisis está demostrando que diferencias culturales y educacionales antes vistas como obstáculos al uso de las tecnologías a distancia pueden ser superadas con aprovechamiento de las habilidades internas, buena comunicación y una oferta de calidad.

Recordemos que el Decreto N° 1131 del 28 de octubre de 2016 estableció el valor jurídico del original de los documentos electrónicos firmados digitalmente. Normativa hay. Capacidad tecnológica en el país también. Cabe entonces preguntarse, ¿la agilidad demostrada estos días y las medidas de simplificación de las últimas semanas podrán perdurar más allá de la pandemia? ¿se podrá reconfigurar aún más el aparato público para que el Estado esté presente? Para ello, va a ser necesario seguir invirtiendo fuertemente en la inclusión digital, la simplificación e integración de servicios, y el intercambio de información entre distintos niveles de gobierno, a través de acuerdos que faciliten los consensos y la colaboración. La reacción del gobierno de Alberto Fernández ante la pandemia puede impulsar un nuevo paradigma sobre cómo el Estado atiende a los ciudadanos. Lo importante es no demorar más.

El autor es director ejecutivo de la UVT CEDYAT