Reacción o estrategia: comunicación abierta

En un mundo donde las cadenas de suministro se vuelven cada vez más complejas y los mercados cambian a velocidad vertiginosa, donde el entorno global es cada vez más competitivo y cambiante, la dificultad de planificación puede parecer una sentencia de caos para cualquier organización. Y cuando hablamos de comercio exterior, la cosa se complica todavía más. Sube el dólar, cambian las reglas en aduana, se retrasa un barco y, de repente, todos corren como si fuera la primera vez.

La transparencia y la comunicación no son solo buenas prácticas, sino, también, condiciones indispensables para que el departamento de comercio exterior de cualquier organización funcione con eficiencia. Por esto es por lo que una buena comunicación desde esta área estratégica puede marcar la diferencia entre una operación internacional exitosa y una llena de errores, sobrecostos y oportunidades perdidas.

Planificar en comercio exterior supone una serie de desafíos únicos. Por ejemplo, una empresa puede estructurar una operación internacional con semanas o meses de anticipación, pero una modificación arancelaria repentina o un cambio en las regulaciones aduaneras puede afectar el costo, los tiempos y hasta la viabilidad del envío. Las huelgas portuarias, los cambios climáticos extremos que afectan rutas marítimas o terrestres, e incluso las decisiones políticas en países socios pueden desbaratar un cronograma perfectamente armado.

Sumado a esto, los cambios tecnológicos acelerados y los nuevos requisitos en sostenibilidad también añaden capas de complejidad a la planificación. Ante este panorama, los modelos rígidos de trabajo pierden efectividad y se hace evidente la necesidad de adaptación constante, algo que solo puede lograrse cuando la comunicación fluye adecuadamente entre todas las áreas involucradas.

El comercio exterior implica la interacción constante con clientes, proveedores, autoridades aduaneras, socios logísticos y entidades regulatorias. En este contexto, la información debe fluir de manera clara, precisa y oportuna. Sin embargo, esto no se logra sin una cultura organizacional que promueva la comunicación abierta y multidireccional entre todos los niveles de la empresa.

La comunicación abierta desde el departamento de comercio exterior es clave para superar las dificultades de planificación dentro de una organización, especialmente en empresas que operan en mercados internacionales.

Muchas empresas aún conciben el comercio exterior como una función operativa y reactiva, relegada a resolver trámites, calcular aranceles o gestionar embarques. Pero esta visión corta ignora su verdadero potencial estratégico. Cuando el departamento de comercio exterior tiene una voz activa y transparente dentro de la organización, se convierte en una fuente invaluable de inteligencia para la toma de decisiones.

¿Por qué? Porque es ese departamento el que primero detecta cambios regulatorios, restricciones logísticas, riesgos geopolíticos y oportunidades emergentes. Sin embargo, cuando esa información queda encapsulada –o, peor aún, se ignora–, el resto de la organización navega a ciegas, tomando decisiones con base en escenarios que ya no existen. Desde el departamento de comercio exterior, adoptar una cultura de comunicación abierta significa mantener informadas a todas las áreas clave sobre los riesgos, escenarios alternativos y oportunidades emergentes. La coordinación con finanzas para prever cambios en los costos, con producción para ajustar cronogramas o con logística para anticipar interrupciones, es vital. Cuando la información fluye, la organización responde. Cuando se silencia, simplemente reacciona, y muchas veces tarde.

Además, una comunicación honesta sobre las dificultades actuales –como demoras en aduanas, problemas con proveedores internacionales o cambios regulatorios– genera confianza y compromiso. En lugar de ocultar los problemas, compartirlos permite buscar soluciones colaborativas. Y en tiempos de incertidumbre, la colaboración es más valiosa que nunca.

Cuando el equipo de comercio exterior tiene espacio para hablar y se lo escucha, puede alertar sobre riesgos, compartir advertencias a tiempo, anticiparse a cambios, coordinar con áreas como finanzas, logística o ventas, y ajustar planes incluso cuando no existe una planificación formal robusta y, entonces, ya cambia todo el juego. En otras palabras, reemplaza el silencio por colaboración y la reacción por anticipación; en lugar de improvisar sobre la marcha, se empieza a actuar con algo de cabeza.

Más allá de resolver problemas inmediatos, este enfoque promueve una cultura organizacional más madura: una donde el aprendizaje continuo, la confianza y la adaptabilidad reemplazan al clásico “apagar incendios”. Así, incluso en contextos de incertidumbre o desorganización, la empresa puede mantenerse competitiva y resiliente.

La planificación es ideal, sí. Pero cuando falta o es dificultosa, la comunicación abierta puede ser el puente entre el caos y la coherencia estratégica. La respuesta no está en dejar de planificar, sino en acompañar esa planificación con una comunicación que sea dinámica, honesta y constante. Porque si todos los equipos –producción, finanzas, logística, ventas, compras– están informados y alineados, es mucho más fácil adaptarse a los cambios y evitar el caos.

Un ejemplo claro: si el área de comercio exterior detecta que una mercadería puede llegar con retraso por un nuevo requisito aduanero, y lo comunica de inmediato, el equipo de ventas puede gestionar las expectativas con el cliente. Tal vez se puede reprogramar una entrega, ofrecer una alternativa o incluso renegociar los términos. Pero si nadie dice nada hasta que el camión no llega… el problema se vuelve mucho más grande.

Porque cuando todos están informados, la empresa se vuelve más ágil, más inteligente y menos propensa a incendiarse con cada contratiempo. Es hora de dejar de ver al comercio exterior como un departamento aislado que “se encarga de los contenedores” y empezar a escucharlo como lo que realmente es: un área clave que puede anticiparse al caos… si le damos el micrófono a tiempo.